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Meistgeklickte FAQs

Hier finden Sie die beliebtesten FAQs auf einer Seite. Weitere FAQs zur E-Rechnung in der Bundesverwaltung finden Sie im unteren Bereich dieser Seite.

E-Rechnung

Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

  • elektronisch übermittelt
  • elektronisch empfangen
  • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung der Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben: 

  • Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
  • Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Dokument herunterladen E-Rechnungsverordnung (ERechV) herunterladen

E-RechV

Für die Bundesverwaltung gilt Folgendes: Die E-RechV sieht vor, dass grundsätzlich an alle Rechnungsempfänger, welche Stellen im Sinne von § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWB sind, seit 27. November 2020 elektronische Rechnungen zu senden sind. Dies betrifft folglich die obersten Bundesbehörden, die Verfassungsorgane des Bundes sowie Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung (sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber). Im Regelfall erhalten Sie die für den elektronischen Rechnungsaustausch relevanten Informationen von Ihrem Auftraggeber.

Die untenstehenden Listen geben Ihnen darüber hinaus einen Überblick über Behörden und Unternehmen der Bundesverwaltung, die elektronische Rechnungen über die Plattformen des Bundes empfangen.  Für all diese Rechnungsempfänger gelten dieselben Anforderungen an die Übermittlung von Rechnungen. Die nachfolgende Übersicht unterscheidet zwischen den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sowie den empfangenden Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung. Die Listen werden fortlaufend erweitert.

Dokument herunterladen Liste der Anbindung an ZRE herunterladen

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Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie Ihre Auftraggeber aktiv an und bitten um weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.

Leitweg-ID

Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung.

Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Ein Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung hat mindestens eine Leitweg-ID.

Die Ausgestaltung der Leitweg-ID in einer Behörde basiert auf der Organisation der internen Rechnungsbearbeitung. Behörden mit mehreren Leitweg-IDs stellen über die Angabe der entsprechenden Leitweg-IDs sicher, dass die Rechnung direkt an den zuständigen Bereich für die Bewirtschaftung adressiert wird. Es ist daher essentiell, dass stets die im Auftrag angegebene Leitweg-ID für die Rechnungsstellung verwendet wird. 

Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt:

  • Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über unser Kontaktformular angefragt werden.
  • Die ausgebenden Stellen für Landesbehörden können der jeweils aktuellen Ländersynopse der KoSIT entnommen werden (Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder)

Die Leitweg-ID setzt sich grundsätzlich aus drei Bestandteilen zusammen:

  • Grobadressierung,
  • Feinadressierung und
  • Prüfziffer.

Anhand der so genannten Grobadressierung wird unterschieden, ob der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung oder zu einem Bundesland gehört:

  • 991: Der Rechnungsempfänger ist Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan und empfängt elektronische Rechnungen über die ZRE.
  • 992:
    • a) Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt elektronische Rechnungen über die OZG-RE.
    • b) Der Rechnungsempfänger ist ein Bundesland, welches elektronische Rechnungen über die OZG-RE empfängt.
  • 993: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt über eine eigene Lösung (weder ZRE noch OZG-RE) elektronische Rechnungen.
Aufbau einer Leitweg-ID
Aufbau einer Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung anzugeben. Diese stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressiert werden kann. Sie wird an öffentliche Auftraggeber vor deren Anschluss an die Rechnungseingangsplattformen vergeben. Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID.

Bei der Bestellung teilt der Rechnungsempfänger (Auftraggeber) dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) die Leitweg-ID mit. Die Plattformen ZRE und OZG-RE haben zudem im Rahmen der Weberfassung ein Verzeichnis der angebunden Leitweg-IDs. Bitte verwenden Sie jedoch ausschließlich die bei Auftragserteilung benannte Identifikationsnummer für eine zugehöre elektronische Rechnung.

Was müssen Sie als Rechnungssteller beachten?

An den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE werden dem Rechnungssender verschiedene Übertragungskanäle zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ sind an beiden Rechnungseingangsplattformen einige Punkte zu beachten:

Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung:

ZRE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung (z. B. Ministerien und Bundesbehörden).

OZG-RE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (z. B. selbstständige Einrichtungen, die Aufgaben des Bundes übernommen haben).

Die Rechnungsempfänger teilen Ihnen mit, über welche Rechnungseingangsplattform sie erreichbar sind.

Um eine Rechnungseingangsplattform nutzen zu können, müssen Sie sich dort registrieren (ein Benutzerkonto anlegen) und die gewünschten Übertragungskanäle freischalten lassen.

Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens die folgenden Informationen enthalten:

✓ Leitweg-ID
✓ Bankverbindung
✓ Zahlungsbedingungen
✓ Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
✓ Lieferantennummer*
✓ Bestellnummer*

*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an.

Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen.

Sollten Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Die Rechnungseingangsplattform erzeugt die elektronische Rechnung dann für Sie und stellt Ihnen Ihre elektronische Ausgangsrechnung zur Verfügung, damit Sie diese sicher aufbewahren können.

Sie wissen nicht welcher Übertragungskanal der Richtige für Sie ist? Unsere Entscheidungsvorlage hilft Ihnen dabei:

Dokument herunterladen Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:

XRechnung

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

  • Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung Rechnungsdaten ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
  • Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das in erster Linie nur der maschinellen Lesbarkeit dient.
  • Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (sog. Visualisierungsprogramme) kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Es gibt verschiedene Standards bzw. Spezifikationen, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, bspw. der Standard XRechnung.

  • Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
  • Damit jedes Mitgliedsland den europäischen Standard EN 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische CIUS.
  • In Deutschland nennt sich die nationale Ausgestaltung des Standards XRechnung und wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund, sowie einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Ferner koordiniert KoSIT die Weiterentwicklung von XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. 

Weiterführende Informationen können auf der Internetseite der KoSIT abgerufen werden.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab 2.2 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Abhängig davon wie der Rechnungsausgang bisher umgesetzt ist, bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung:

Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.

Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm 16931 sowie zur deutschen Rechtslage zu erstellen. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.

Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut.

ZRE

Um sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung von der ZRE an den adressierten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss der Rechnungssender eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers zwingend angeben.

Der Prozess der Rechnungsstellung an unmittelbare Bundesbehörden wird durch die Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform ZRE für den Rechnungssteller grundsätzlich vereinfacht. Nach einmaliger Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung übermittelt werden und es sind keine bilateralen Vereinbarungen, wie bspw. bei EDI-Verfahren, notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche vollgeschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig.

Die Übertragungskanäle De-Mail und E-Mail setzen jeweils voraus, dass der Rechnungssteller mit seiner Software eine valide elektronische Rechnung generieren kann.

Wenn Sie den Übertragungskanal „E-Mail“ verwenden möchten, schalten Sie bitte in Ihrem ZRE-Konto unter „Account verwalten“ „Weberfassung“ und „E-Mail“ frei und hinterlegen Ihre absendende Mail-Adresse. Anderenfalls wird Ihre Rechnung zurückgewiesen.

Folgendes ist zu beachten:

  • Es muss kein Betreff angegeben werden
  • Es darf maximal eine Rechnung als XML-Datei im Anhang pro E-Mail/De-Mail-Sendung übermittelt werden
  • Weitere Anhänge und Textinformationen der E-Mail/De-Mail werden verworfen
  • Maximale Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen: 200
  • Maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen: 15 MB
  • Im Eingabefeld Empfänger muss die E-Mail Adresse: xrechnung@portal.bund.de angegeben werden

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