E-Rechnung für ERP-Hersteller

Sind Sie Softwarehersteller oder -entwickler und rüsten Ihre Software für den elektronischen Rechnungsaustausch bei Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung aus? Dann finden Sie hier die wichtigsten Informationen für die erfolgreiche und normkonforme Umsetzung der elektronischen Rechnung im Überblick.

Was Sie als ERP-Hersteller über die E-Rechnung wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze

  • Nicht nur öffentliche Auftraggeber sind zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, sondern auch Lieferanten des Bundes.
  • Für diese gilt seit dem 27. November 2020 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge sowie Konzessionen entsprechend § 1 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV).
  • Gerade für Kunden aus dem öffentlichen Sektor ist es daher wichtig, dass Sie als Softwarehersteller und –entwickler gesetzeskonforme Rechnungen stellen.

Wobei kann eine E‑Rechnungs-Software unterstützen?

Durch geeignete Software können Sie Ihre Kunden bei nachfolgenden Prozessschritten maßgeblich unterstützen.

 Erzeugung einer (normkonformen) E-Rechnung

 Sichere und medienbruchfreie Übermittlung der E-Rechnung

 Abholung, Empfang und Weiterleitung von E-Rechnungen

 Verarbeitung der Rechnungsdaten

 Archivierung der E-Rechnung

Durch die Bereitstellung dieser Funktionalitäten und die Unterstützung standardkonformer E-Rechnungen leisten Sie als Softwarehersteller und -entwickler einen wesentlichen Beitrag zur Ausschöpfung des Automatisierungs- und Digitalisierungspotenzials von der Beschaffung bis hin zur Bezahlung.

Die Umsetzung der E‑Rechnung erfolgt in 3 Phasen

1.

Konzeptions­phase

2.

Test­phase

3.

Produktivphase

1. Konzeptionsphase

In der Konzeptionsphase definieren Sie die Anforderungen an Ihre Softwarelösung. Welche Gesichtspunkte Sie hierbei beachten und einfließen lassen sollten, werden wir Ihnen nachfolgend erläutern.

Anforderungen an den Standard XRechnung zur Erzeugung von E‑Rechnungen

In Deutschland wurde mit dem Beschluss des IT-Planungsrates am 22. Juni 2017 der Standard XRechnung als maßgeblich für die Umsetzung der EU-Vorgaben und zur Übermittlung von Rechnungsinhalten beschlossen. Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS.

Eine E-Rechnung ist damit im Vergleich zu einer Papier- oder PDF-Rechnung ein strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz, der elektronisch übermittelt und empfangen werden kann sowie eine medienbruchfreie, automatisierbare und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Neben dem Standard XRechnung können aber auch andere Standards, wie z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG seit dem 1. Juli 2020 im rein strukturierten Format, zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen verwendet werden, sofern diese die Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E Rechnungsverordnung des Bundes und der Nutzungsbedingungen der adressierten Rechnungseingangsplattformen des Bundes erfüllen.

Anforderungen an die Spezifikation XRechnung

Wie vorangehend beschrieben, werden im elektronischen Rechnungsaustausch unterschiedliche Anforderungen an den zu verwendenden E-Rechnungsstandard gestellt. Die Spezifikation XRechnung erfüllt zum einen diese Anforderungen und stellt zum anderen die deutsche Implementierung des Datenmodells der europäischen Norm dar. XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Dieses Datenmodell gilt in Deutschland als de facto Standard für elektronische Rechnungen. XRechnung regelt damit insbesondere den Umgang mit elektronischen Rechnungen im Austausch mit Verwaltungen, unabhängig von der Perspektive des Rechnungsempfängers oder Rechnungsstellers.

Der Standard XRechnung, bestehend aus unterschiedlichen Komponenten, wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und betrieben. Hierunter fällt die Spezifikation XRechnung selbst, welche sich aus dem semantischen Datenmodell und der technischen Umsetzung der Geschäftsregeln zusammensetzt. Die Geschäftsregeln bestimmen die logischen Abhängigkeiten der Rechnungsinhalte und sind essenzieller Bestandteil bei der Umsetzung der Spezifikation. Aus diesem Grund ist eine Auseinandersetzung mit den genauen gesetzlichen Regeln zu empfehlen.

Neben der Spezifikation XRechnung werden auch weitere Komponenten bereitgestellt, die die technische Umsetzung des Standards unterstützen bzw. für die Übermittlung von Rechnungen genutzt werden können:

  • Die Validator-Konfiguration als Open Source-Referenzimplementierung zur Prüfung eines XML-Dokuments auf Konformität zu XRechnung
  • Die Testsuite mit Testfällen (Beispielrechnungen und Referenznachrichten)
  • Die Entwicklungsressource zur Unterstützung der Visualisierung von XRechnung

Diese Komponenten werden im Rahmen des Betriebs des Standard XRechnung bereitgestellt, gepflegt sowie fortgeschrieben. Darüber hinaus stellen sie wichtige Hilfsmittel u.a. bei der prozessualen Umsetzung dar, die Sie in Ihre Software integrieren können. Denn so spielt beispielsweise die Validierung von Rechnungen eine wesentliche Rolle im Rahmen des elektronischen Rechnungsempfangs.

Ein weiterer wichtiger Hinweis zum Umgang mit elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung ist der Umgang mit den mandatorischen Syntaxen (Universal business language version 2.1 (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII)). Diese werden durch die europäische Norm vorgegeben und müssen entsprechend umgesetzt/eingehalten werden. Bei der Verwendung der Syntaxen sollten Sie auf Folgendes achten:

Sollten Sie eine Softwarelösung im Rechnungsausgang betreiben, so haben Sie die Möglichkeit, sich zwischen einer der beiden zugelassenen Syntaxen zu entscheiden.

Sollten Sie jedoch eine Softwarelösung im Rechnungseingang betreiben, so muss diese in der Lage sein, beide zugelassenen Syntaxen verarbeiten zu können. Eine Transformation der Syntaxen im Rahmen eines Syntaxmappings ist zwar zulässig, es sollte jedoch beachtet werden, dass im Rahmen der Transformation sogenannte Mismatches auftreten können.

In der Tabelle finden Sie weitere relevante Informationen inklusive Links, welche Ihnen bei der Konzeptionierung behilflich sein können:

Informationen der KoSIT zum Standard XRechnung 

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard XRechnung.

Zur Spezifikation XRechnung und weiteren Komponenten der XRechnung

DIN-Norm Elektronische Rechnungsstellung (europäische Norm) 

Die bezeichnete DIN-Norm DIN EN 16931-1:2020-12 stellt die europäische Norm für elektronische Rechnungen dar und regelt das semantische Datenmodell der E-Rechnung. 

Zur DIN-Norm DIN EN 16931-1:2020-12 ›

Zur DIN CEN/TS 16931-3-2:2021-04

Github der KoSIT 

Der Github ist eine Ablage zur Sammlung von Komponenten zur Umsetzung des Standard XRechnung. Hierzu zählen neben den zu nutzenden Codelisten auch unterstützende Tools wie eine Validierungs- und eine Visualisierungskomponente (Entwicklungsressourcen).  

Zum Github der KoSIT

Betriebskonzept Standard XRechnung der KoSIT 

Das Betriebskonzept zum Standard XRechnung dient als vom Planungsrat verabschiedete Dokumentation und als die Basis für den Betrieb des Standards. „Betrieb“ bedeutet in diesem Sinne alle Aktivitäten zur Wartung und Pflege sowie Bereitstellung des Standards, zur Unterstützung seiner Anwendung, zur Kommunikation mit Interessierten und zur Interessenvertretung der öffentlichen Verwaltung der Bundesrepublik in entsprechenden Standardisierungsgremien auf europäischer Ebene sowie alle in diesem Kontext erforderlichen verwaltenden Tätigkeiten. 

Zum Betriebskonzept der KoSIT

Betrieb und Support zum Standard XRechnung (FAQ)

Die KoSIT beantwortet häufig aufkommende Fragestellungen zur Umsetzung von XRechnung auf ihrer Webseite.

Zum FAQ-Bereich der KoSIT

Anforderungen an den Übertragungsweg

Für die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen für die Übermittlung von E-Rechnungen zur Verfügung: Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE). Darüber hinaus können durch Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung auch individuelle Lösungen genutzt werden.

ZRE An die ZRE sind alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung angebunden und empfangen über diese Plattform E-Rechnungen.

Download-Icon Übersicht der an die ZRE angebundenen Behörden herunterladen (DE)

OZG-RE Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung haben die Möglichkeit, die OZG-RE zum Empfang von E-Rechnungen mitnutzen. Die Nutzung der OZG-RE durch mittelbare Bundesverwaltungen ist freiwillig.

Download-Icon Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden herunterladen (DE)

Drittlösungen / Individuelle Lösungen auf Bundesebene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, die die OZG-RE nicht mitnutzen können oder wollen, müssen Ihren Lieferanten individuelle Rechnungseingangslösungen anbieten.

 

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung gibt es an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes vier Übertragungskanäle zur Auswahl:

  1. Weberfassung
  2. Upload
  3. Peppol (Webservice)
  4. E-Mail/De-Mail

Während sich die Übertragungskanäle Weberfassung und Upload aufgrund manueller Eingriffe eher für kleinere Rechnungsvolumina anbieten, eignen sich E-Mail und besonders Peppol für Rechnungssender mit hohem Rechnungsvolumen. So ermöglicht Peppol (Pan-European Public Procurement Online) beispielsweise über eine definierte Schnittstelle eine Maschine-zu-Maschine-Kommunikation und damit einen automatisierten Informationsaustausch zwischen Sender und Empfänger.

Grundsätzlich gilt beim Austausch mittels E-Mail und Peppol, dass die E-Rechnung extern zu erzeugen und anschließend über die Übertragungskanäle auszutauschen ist. Auf Rechnungsausgangsseite sollte Ihre Lösung daher mindestens die Erstellung einer standardkonformen Rechnung ermöglichen und im Bestfall darüber hinaus auch den automatisierten Versand.

Für die erfolgreiche Umsetzung der XRechnung sollten Sie sich bereits zu Beginn entscheiden, über welche Übertragungskanäle Sie die E-Rechnungen austauschen möchten. Als Softwarehersteller oder -entwickler werden Sie voraussichtlich größere Volumina an Rechnungen transferieren, wodurch sich die letzten beiden genannten Übertragungskanäle besonders eignen. Nachstehend stellen wir Ihnen die Übertragungskanäle E-Mail und Peppol nochmals gegenüber.

Gründe für E-Mail Gründe für Peppol
Etablierter Übertragungsweg

Hohe Verbreitung auch bei kleineren Sendern und Empfängern

Serverstrukturen sind i.d.R. bereits eingerichtet (geringere Wartungsaufwände, keine zusätzlichen Kosten)

Sofortige Nutzung möglich

Hoher Sicherheitsstandard

Bestätigung der Zustellung der Dokumente

Zukunftssicherheit durch gesetzeskonformen Dokumentenaustausch (auch in Bezug auf vorgelagerte Prozesse, bspw. Beschaffung)

Interoperabilität durch einheitliche Standards

Massenimport möglich

Direkte Zustellung

 Bitte beachten Sie zusätzlich auch Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der ZRE und OZG-RE.

Für die Massenübertragung kann insbesondere der Webservice des Bundes via Peppol nachgenutzt werden. Dieser kann über eine SOAP- oder REST-Schnittstelle abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Schnittstellenbeschreibung. Tiefgehende Informationen zum Thema Peppol finden Sie auf unserer Unterseite zu Peppol.

Anforderungen an Stammdaten und Rechnungsinhalte

Zur Erzeugung einer normkonformen Rechnung müssen wie bereits vorab beschrieben bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Diese ergeben weitere Anforderungen an die Rechnungsinhalte einer E-Rechnung und damit auch an die Stammdaten, welche durch Ihr System verarbeitet werden sollten bzw. müssen.

Welche Anforderungen sich für die Rechnungsinhalte ergeben, entnehmen Sie bitte dem Stufenmodell. Nachfolgend finden Sie Beispiele, was Sie hierbei beachten sollten.

Stufenmodell beginnend mit Anforderung Auftragnehmer und -geber, gesetzliche Bestimmungen und XRechnung und EN 16931

Auf den untersten Ebenen stehen die Anforderungen aus der EN 16931 sowie XRechnung, sodass die Informationselemente der Datenmodelle umgesetzt sind. Dies stellt eine Voraussetzung dar, damit eine Rechnung konform zum Standard XRechnung ist. Bitte beachten Sie, dass mit der Einführung der XRechnung auch neue oder vom Format geänderte Informationselemente bzw. Rechnungsinhalte verfügbar gemacht werden müssen. Hierbei seien vor allem die Verwendung der Codelisten oder die verpflichtend anzugebende Information der Käuferreferenz (BT-10) als Beispiele genannt.

Insbesondere in diesem Zusammenhang wird die Relevanz der gesetzlichen Bestimmungen deutlich. Denn durch die E-RechV wird beispielsweise bei Rechnungsstellung an öffentliche Rechnungsempfänger der Inhalt der Käuferreferenz (BT-10) durch den Inhalt der Leitweg-ID spezifiziert. Die Leitweg-ID stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung in ihrer Funktion als Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressiert werden kann. Auf welche Inhalte Sie ebenfalls achten sollten, finden Sie hier.

Neben der outside-in-Perspektive, d.h. den Vorgaben aus Normen und Regulatorien, welche externe Faktoren darstellen, sollten Sie jedoch auch die internen Einflussfaktoren nicht außer Acht lassen und die Anforderungen der Rechnungssteller und -empfänger mitberücksichtigen. Hieraus können sich konkrete Umsetzungswünsche hinsichtlich Angaben von Referenzdaten, wie beispielsweise Kunden-, Bestell- oder Auftragsnummern ergeben. Damit die E-Rechnung über den richtigen Eingangskanal auch dem richtigen Rechnungsempfänger zugestellt werden kann, sollte im Rechnungsausgang die Möglichkeit geboten werden, neben der Leitweg-ID auch die Rechnungseingangsplattform des Rechnungsempfängers, den Übertragungskanal (E-Mail, Peppol) und/oder die dazugehörige Empfängeradresse (E-Mail, Peppol) hinterlegen zu können.

2. Testphase

Mittels Testphasen führen Sie definierte Tests mit definierten Aufgaben durch, um das Verhalten Ihres Systems mit dem Sollzustand zu vergleichen. Im Rahmen des Rechnungsaustausches mit der Bundesverwaltung ist neben den Standardanforderungen vor allem zu prüfen, ob die Rechnungen, welche Ihr System empfängt oder versendet, valide bzw. normkonform sind. Im Rechnungsausgang sollte ebenfalls getestet werden, ob die von Ihrem System versendeten E-Rechnungen auch erfolgreich beim Empfänger angekommen sind. Wir haben Ihnen hierzu die wichtigsten Informationen zusammengestellt.

Validität der E-Rechnung

Nachdem Ihr System erfolgreich E-Rechnungen konform zur XRechnung erstellt bzw. empfangen hat, ist es von hoher Wichtigkeit zu prüfen, ob diese auch valide sind. Die Validität von E-Rechnungen stellt eine wichtige Voraussetzung für die fehlerfreie Verarbeitung dar. Darüber hinaus dürfen beispielsweise nur valide Rechnungen über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden.

Die KoSIT stellt deshalb als Hilfestellung eine Validator-Konfiguration samt Prüfregeln sowie Referenzimplementierungen bereit, welche sich empfiehlt, bereits im Rahmen der Konzeptions- und Umsetzungsphase berücksichtigt zu haben. Das Prüfmodul stellt eine Open Source-Lösung dar und unterstützt bei der Validierung der Rechnungen auf Konformität zum Standard XRechnung.

Test der Übertragung

Damit die E-Rechnung auch erfolgreich übertragen und dem richtigen Empfänger zugestellt wird, sollten entsprechende Übertragungstests durchgeführt werden. Nachfolgend werden ebenfalls wichtige Hilfsmittel bereitgestellt, welche zum Testen eingesetzt werden können.

Auf Bundesebene werden für die beiden Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE speziell zu Testzwecken sogenannte Referenz- bzw. Testumgebungen bereitgestellt. Diese entsprechen vom Funktionsumfang nahezu den jeweiligen Produktivumgebungen, eingereichte E‑Rechnungen werden jedoch nicht durch die Rechnungsempfänger verarbeitet und daher auch nicht bezahlt. Mittels der Referenz- bzw. Testumgebungen kann die erfolgreiche Annahme der vom jeweiligen System übertragenen Rechnungen geprüft werden. Nachfolgend finden Sie die jeweiligen Links zur Test- und Referenzumgebung sowohl der ZRE als auch der OZG-RE.

ZRE

Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).

Zur Testumgebung ›

Zur Produktivumgebung

OZG‑RE

Eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).

Zur Testumgebung

Zur Produktivumgebung

Neben den ggf. von Ihrem System erzeugten Rechnungen werden von der KoSIT ebenfalls jeweils zur aktuell geltenden Spezifikation Referenznachrichten bzw. Testrechnungen bereitgestellt, welche für entsprechende Übertragungstests auch für den Rechnungseingang genutzt werden können.

KoSIT

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard XRechnung. Dem Link können sowohl die Spezifikation XRechnung als auch die weiteren Komponenten der XRechnung entnommen werden.

Zur Seite der KoSIT

GitHub

Der Github ist eine Ablage zur Sammlung von Komponenten zur Umsetzung des Standard XRechnung. Hierzu zählen neben den zu nutzenden Codelisten auch unterstützende Tools wie eine Validierungs- und eine Visualisierungskomponente (Entwicklungsressourcen).  

Zum Github der KoSIT

Testrechnungen

Im GitHub finden Sie Testrechnungen, mit denen Sie die elektronische Rechnungsstellung üben können.

Zu den Standardfällen

Zu den Testrechnungen mit Extension

3. Produktivphase

Mittels Testphasen führen Sie definierte Tests mit definierten Aufgaben durch, um das Verhalten Ihres Systems mit dem Sollzustand zu vergleichen. Im Rahmen des Rechnungsaustausches mit der Bundesverwaltung ist neben den Standardanforderungen vor allem zu prüfen, ob die Rechnungen, welche Ihr System empfängt oder versendet, valide bzw. normkonform sind. Im Rechnungsausgang sollte ebenfalls getestet werden, ob die von Ihrem System versendeten E-Rechnungen auch erfolgreich beim Empfänger angekommen sind. Wir haben Ihnen hierzu die wichtigsten Informationen zusammengestellt.

Releases

Die KoSIT veröffentlicht zwei Mal im Jahr zum 31. Juli (Sommerrelease) und zum 31. Januar (Winterrelease) eine neue Version der Spezifikation XRechnung. Das Release wird jeweils ein halbes Jahr später, zum 01. Februar und zum 01. August gültig. Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE werden stetig weiterentwickelt und ermöglichen rechtzeitig die Annahme des jeweils neuen Releases.

Bitte informieren Sie sich regelmäßig über neue Releases und Weiterentwicklungen der Spezifikation XRechnung über die Webseite der KosIT.