FAQ zum Thema E-RechV

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten, die rechtliche Aspekte rund um die E-Rechnungsverordnung beantworten. Die E-Rechnungsverordnung (kurz: E-RechV) regelt die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Sie konkretisiert die Vorgaben aus dem E-Rechnungsgesetz des Bundes und ist damit Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung. Die Umsetzung der Richtlinie in den einzelnen Bundesländern erfolgt in deren eigener Kompetenz.

Allgemeines zur E-Rechnungsverordnung (E-RechV)

An wen sind elektronische Rechnungen zu senden?

Für die Bundesverwaltung gilt Folgendes: Die E-RechV sieht vor, dass grundsätzlich an alle Rechnungsempfänger, welche Stellen im Sinne von § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWB sind, seit 27. November 2020 elektronische Rechnungen zu senden sind. Dies betrifft folglich die obersten Bundesbehörden, die Verfassungsorgane des Bundes sowie Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung (sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber). Im Regelfall erhalten Sie die für den elektronischen Rechnungsaustausch relevanten Informationen von Ihrem Auftraggeber.

Die untenstehenden Listen geben Ihnen darüber hinaus einen Überblick über Behörden und Unternehmen der Bundesverwaltung, die elektronische Rechnungen über die Plattformen des Bundes empfangen.  Für all diese Rechnungsempfänger gelten dieselben Anforderungen an die Übermittlung von Rechnungen. Die nachfolgende Übersicht unterscheidet zwischen den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sowie den empfangenden Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung. Die Listen werden fortlaufend erweitert.

Dokument herunterladen Liste der Anbindung an ZRE herunterladen

Dokument herunterladen Liste der Anbindung an OZG-RE herunterladen

Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie Ihre Auftraggeber aktiv an und bitten um weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.

Wer muss elektronische Rechnungen an die Bundesverwaltung senden?

Rechnungssteller, die unter § 14 BGB fallen und im Rahmen öffentlicher Aufträge mit der Bundesverwaltung in Deutschland interagieren, sind grundsätzlich zur Stellung elektronischer Rechnung konform zur E-RechV verpflichtet. Ausnahmen zu dieser Regelung können Sie im FAQ Bereich zum Thema E-Rechnung nachlesen.

Ab wann müssen Rechnungssteller des Bundes ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch einreichen?

Seit dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller des Bundes nach § 3 E-RechV des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Ausnahmen zu dieser Regelung können Sie im FAQ Bereich zum Thema E-Rechnung nachlesen.

In den Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt: Wann eine Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungsakten  definiert. Anfragen diesbezüglich sind an die zuständigen Landesbehörden zu richten.

Die KoSIT fasst den Umsetzungsstand der Länder zusammen und stellt diesen zur Verfügung.

Was ist die gesetzliche Grundlage für die Pflicht zur Rechnungsstellung mittels der E-Rechnung?

Mittels E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 („Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen„) wurde das E-Government-Gesetz („Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung„) um Regelungen zur E-Rechnung ergänzt (vgl. insb. § 4a EGovG). Mit der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) vom 6. September 2017 wurden weitere Vorschriften zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs durch den Bund erlassen.

Hintergrundinformationen zur Gesetzgebung finden Sie hier:

Dokument herunterladen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen herunterladen

Dokument herunterladen E-Rechnungsverordnung (E-RechV) herunterladen

Dokument herunterladen Zeitstrahl der E-Rechnungsgesetze herunterladen

In den Bundesländern ist der elektronische Rechnungsaustausch eigenständig geregelt: Wann eine Annahmepflicht für Behörden und ob eine Rechnungsstellungspflicht für Lieferanten/Dienstleister besteht, ist in den entsprechenden Umsetzungsakten definiert.

Die KoSIT fasst den Umsetzungsstand der Länder zusammen und stellt diesen zur Verfügung.

Welche Vorteile ergeben sich für Lieferanten von der E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung wird Teil eines durchgehend digitalen Geschäftsablaufs. Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist aufgrund der digitalen Übermittlung der Daten weniger fehleranfällig und schneller möglich. Darüber hinaus werden Kosten für Papier und Porto gespart. Ortsunabhängiges Arbeiten wird somit möglich – egal ob von zu Hause, unterwegs oder im Büro: Es herrscht volle Flexibilität bei der Rechnungsbearbeitung.

Bildet der Direktauftrag eine Ausnahme von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung?

Grundsätzlich gilt seit dem 27.11.2020 entsprechend der E-RechV die Verpflichtung der Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund. Jedoch gibt es einige wenige Ausnahmen von dieser Verpflichtung. Diese Ausnahmen werden auch in einzelnen Paragraphen der E-RechV erläutert. Entsprechend dem § 3 Abs. 3 Satz 1 E-RechV gilt die in Absatz 1 der E-RechV definierte allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nicht für Direktaufträge. Der Direktauftrag wird in § 14 UVgO konkret definiert:

Leistungen, die bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1000 € (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden können.

Gelten für ausländische Rechnungssteller die gleichen Verpflichtungen durch die E-RechV?

Die Rechnungsstellung richtet sich grundsätzlich nach dem Zielland. Rechnungssteller, die unter § 14 BGB fallen und im Rahmen öffentlicher Aufträge mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland interagieren, sind zur Stellung elektronischer Rechnung konform zur E-RechV verpflichtet. Trifft dies auf ein ausländisches Unternehmen zu, so ist auch dieses zur Stellung elektronischer Rechnungen an die Bundesverwaltung verpflichtet.

Sollten Sie softwaretechnisch nicht in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß EU-Norm zu erzeugen, bietet Ihnen die Weberfassung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes die Möglichkeit, Ihre Rechnungsdaten manuell zu erfassen und anschließend an den Empfänger zu übertragen. Die Weboberflächen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes stehen Ihnen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung. Dokumente in deutscher Sprachen finden Sie hier. Dokumente in englischer Sprache finden Sie hier.

Bitte berücksichtigen Sie, dass neben der E-RechV auch individuelle, vertragliche Regelungen bestehen können.

Info § 14 BGB

(1) Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.
(2) Eine rechtsfähige Personengesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mit der Fähigkeit ausgestattet ist, Rechte zu erwerben und Verbindlichkeiten einzugehen.

Was ist der Unterschied zwischen dem Verwaltungsportal des Bundes und den Rechnungseingangsplattformen des Bundes OZG-RE (Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform) und ZRE (Zentralen Rechnungseingangsplattform)?

Gemäß E-Rechnungsverordnung § 4 Absatz 3 muss jede Rechnungseingangsplattform in der Bundesverwaltung über das zentrale Verwaltungsportal des Bundes im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes zugänglich gemacht werden.

Die Internetseite www.verwaltung.bund.de stellt ein solches Verwaltungsportal des Bundes gemäß § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes dar. Es umfasst somit nicht nur die Verlinkung zur OZG-RE und ZRE, sondern z.B. auch zu alternativen Rechnungseingangsplattformen für Einrichtungen, die sich weder an die ZRE noch an die OZG-RE anbinden dürfen, jedoch unter die Verpflichtung der E-Rechnungsverordnung fallen. Das Verwaltungsportal ermöglicht eine zentrale Erreichbarkeit von Rechnungseingangsplattformen für Rechnungssteller des Bundes.

Während für die Nutzung des Verwaltungsportal keine Registrierung erforderlich ist, wird für die Verwendung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes gemäß den Nutzungsbedingungen die Registrierung eines Nutzerkontos erforderlich.

Um die jeweiligen Rechnungseingangsplattformen zu finden, geben Sie im Suchfeld der Webseite www.verwaltung.bund.de das Schlagwort „E-Rechnung“ ein. Anschließend wird Ihnen die Unterseite „E-Rechnungen elektronisch über E-Rechnungseingangsplattformen übermitteln“ vorgeschlagen. Folgenden Sie dem Link und klicken Sie in dem neuen Fenster auf den Bereich „Formulare/ Online Services“. Dort erscheinen Ihnen anschließend alle über das Verwaltungsportal erreichbaren Rechnungseingangsplattformen.