FAQ zum Thema Peppol

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten rund um das Thema Peppol. Peppol („Pan-European Public Procurement OnLine“) ist ein internationales Projekt der Non-Profit Organisation OpenPeppol zur Standardisierung und Vereinfachung öffentlicher Beschaffungsprozesse. Mit Hilfe der Infrastruktur des Peppol-Netzwerks können E-Rechnungen an alle Rechnungsempfänger übermittelt werden, die an die ZRE und OZG-RE angeschlossen sind. Peppol ermöglicht dabei eine medienbruchfreie und einfache Abwicklung ohne Systemwechsel (machine-to-machine) und damit auch den Versand einer großen Menge an E-Rechnungen, sogenannte Massenexporte.

Allgemeines zum Netzwerk Peppol

Was ist Peppol?

Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) ist aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel der Standardisierung öffentlicher Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der europäischen Union und weltweit entstanden. Hinter Peppol steht die Organisation OpenPeppol AISBL, eine Non-Profit-Organisation nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel.

Kerninhalt der Vision von Peppol ist die Schaffung einer gesamtheitlichen Interoperabilität unterschiedlicher Systeme. Das heißt, dass jedes Unternehmen in einem Land, mit einer Verwaltung im gleichen, oder einem anderen Land sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren elektronisch abwickeln kann. Dazu stellt Peppol ein Netzwerk zur Übermittlung von Daten (das Peppol eDelivery Network) sowie Spezifikationen für die zu übermittelnden Dokumente zur Verfügung (Peppol Business Interoperability Specifications ‚BIS’). Größter Vorteil dieser Organisation ist der vollständige, elektronische, medienbruchfreie und automatisierte Austausch von Dokumenten. Auch ein automatisierter Massenimport von Dokumenten kann über Peppol erfolgen.

Das Peppol-Netzwerk wird von den Rechnungseingangsplattformen ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung sowie kooperierenden Länder genutzt, um es Lieferanten als Rechnungssendern zu ermöglichen, E-Rechnungen automatisiert zu versenden.

Technisch basiert Peppol auf dem sogenannten “4-Corner-Modell”.

Weitere Informationen zu Peppol finden Sie unter der Internetseite von Peppol.

Was ist OpenPeppol?

OpenPeppol ist eine Non-Profit Organisation nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel und verfolgt das Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. OpenPeppol ist für den Betrieb des Peppol-Netzwerkes verantwortlich. Peppol Nutzer, die einen eigenen Access Pont aufbauen möchten, müssen Mitglied von OpenPeppol werden, was aber auch eine Mitgestaltung bei der Weiterentwicklung von Peppol ermöglicht. Die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung von Themen erfolgt in domänenspezifischen Arbeitsgruppen, die allen Mitgliedern von OpenPeppol offenstehen. Die Ziele, die OpenPeppol verfolgt, beziehen sich auf

  • Die Förderung der Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen durch öffentliche Verwaltungen in Europa und ihre Lieferanten unter Einsatz der Peppol-Spezifikationen
  • Die Bekanntmachung und Nutzung von Produkten der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT-Produkte) und Diensten zur Unterstützung von öffentlichen Einkaufsprozessen
  • Die Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen in klein- und mittelständigen Unternehmen (KMU) zu vereinfachen
  • Die Sicherstellung des kontinuierlichen Wachstums des Peppol-Netzwerks
  • Die Gewährleistung von Interoperabilität für europäische öffentliche Verwaltungen

Grundsätzlich kann jede Organisation Mitglied bei Peppol werden, wobei sich die Höhe der Mitgliedsbeiträge am Status und der Organisationsgröße bemisst.

Was ist die Peppol Coordinating Authority?

Die Peppol Coordinating Authority ist ein Gremium innerhalb der Peppol-Organisation, welches insbesondere die Aufgaben der technischen Spezifikation im Netzwerk, die Serververwaltung und das gesamtheitliche Vertragsmanagement wahrnimmt. Die Peppol Coordinating Authority gibt ihrerseits spezifische Aufgaben an sogenannte Peppol-Authorities weiter. Diese sind in ganz Europa verteilt. In Deutschland nimmt die Peppol-Authority im Auftrag des IT-Planungsrates die Aufgaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) wahr. Sie verfolgt insbesondere die Aufgaben der Information und Beratung der Unternehmen und Verwaltung sowie das Vertragsmanagement in Deutschland. Außerdem leistet sie fachlichen und technischen Support und vertritt deutsche Interessen innerhalb der Gesamtorganisation in Brüssel.

Dokumentenaustausch über das Netzwerk Peppol

Wie funktioniert der Versand und Empfang von Dokumenten via Peppol?

Ziel von Peppol ist, den Sender und den Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander zu verbinden. Sender, sowie Empfänger benötigen dazu einen sogenannten Access Point, um Zugriff auf das Peppol-Netzwerk zu erhalten.

Der Rechnungssender sendet seine Rechnung an einen Access Point. Dieser erreicht mittels der Peppol-Receiver-ID den Access Point des Empfängers. Mit Bereitstellung der E-Rechnung an den Access Point des Empfängers stellt dieser die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung. Die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sind hierbei an dem Access Point des Empfängers (der Behörden) angeschlossen. Die Leitweg-ID wird nun innerhalb der Rechnungseingangsplattformen als Adressierung der Behörden verwendet. Sobald der Lieferant in der entsprechenden Plattform die Peppol-Receiver-ID seines Auftraggebers hinterlegt hat und der Übertragungskanal Peppol freigeschaltet ist, kann er E-Rechnungen via Peppol an die Rechnungseingangsportale versenden. Die angeschlossenen Behörden können somit wie gewohnt auch über Peppol eingereichte E-Rechnungen in der jeweiligen Plattform abholen und in Ihren Systemen weiterverarbeiten.

Prozess Versand und Empfang von Dokumenten via Peppol

Durch die Nutzung von Peppol ergibt sich für den Rechnungssender ein einheitlicher und zentraler Kanal für den Versand von E-Rechnungen. Dabei muss die genutzte Rechnungseingangsplattform des Empfängers auch an Peppol angeschlossen sein. Bitte erfragen Sie dies, sowie die anzugebende Peppol-Receiver-ID bei Ihren Auftraggebern.

Hinweis: Bei Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung, sowie an die OZG-RE angeschlossenen Organisationen der mittelbaren Bundesverwaltung und angeschlossener (kooperierender) Bundesländer ergibt sich die Peppol-Participant-ID aus der Kombination von Präfix und Leitweg-ID „0204:LeitwegID“. Bei anderen Bundesländern können sich die Peppol-Participant-ID und die Leitweg-ID voneinander unterscheiden.

Was ist ein Peppol Access Point?

Für die Annahme von elektronischen Rechnungen wird ein Peppol Access Point (nach dem Profil AS4) benötigt. Hierfür gibt es bereits fertige Produkte (z. T. Open Source), welche nur noch installiert und konfiguriert werden müssen. Weitere Spezifikationen des AS4-Profils können Sie auf der Seite PEPPOL AS4-Profil nachlesen.

Eine Liste mit konformen Produkten kann unter der Seite Connecting Europe Facility (CEF) Digital abgerufen werden.

Was ist die Peppol-Participant-ID?

Damit ein Sender den richtigen Empfänger eindeutig adressieren kann, müssen sich alle Access Points und die dazugehörigen Empfänger kennen.

Der Peppol-Participant-Identifier (Peppol ID) dient im Peppol-Netzwerk dazu, einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Dabei wird zwischen der Sender-ID und der Receiver-ID unterschieden. Möchte man via Peppol eine Rechnung versenden, kann man bei der Einrichtung von Peppol als individuelle Sender-ID die Global Location Number (GLN) mit dem Präfix 0088 oder die Umsatzsteuer-ID (VAT-ID) mit dem Präfix 9930 verwenden.

Rechnungsempfänger benötigen eine Receiver-ID. Bei allen öffentlichen Einrichtungen, die an die ZRE oder OZG-RE angeschlossen sind, entspricht die Peppol-Receiver-ID der Leitweg-ID mit dem entsprechenden Präfix „0204“ (z. B. 0204:991-33333TEST-33).

Empfänger müssen zudem in einem SMP-Server (Service Metadata Publisher) registriert werden, damit sie technisch gefunden werden können. Im SMP werden zu einem Participant noch weitere Metadaten gespeichert, beispielsweise welche Dokumententypen der Teilnehmer annehmen/verarbeiten kann und an welchem Access Point dieser angeschlossen ist. Der Participant-Identifier eines Rechnungssenders muss, solange dieser nur senden will, nicht in einem SMP registriert werden.

Beispiele für Peppol-Sender-IDs (Rechnungssender):

  • 9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • 0088:GlobalLocationNumber

Beispiel für Peppol-IDS (Rechnungsempfänger):

  • 0204:LeitwegID

Wie hängen die Peppol-Participant-ID und die Leitweg-ID zusammen?

Für die deutschen öffentlichen Auftraggeber wurde im Rahmen der Entwicklung des Standards XRechnung ein Schema für eine Adressierungscodierung definiert, die sogenannte Leitweg-ID. Diese Adressierungscodierung wurde bei Peppol für die Adressierung im Transportnetzwerk als zulässiges Schema für den Participant-Identifier registriert. Für Unternehmen in Deutschland ist darüber hinaus bereits das Schema der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID) und der Global Location Number bei Peppol registriert.  Privatwirtschaftliche Auftraggeber können damit ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Peppol-Participant-Identifier für eine eindeutige Identifizierung als Sender oder Empfänger nutzen. Für öffentliche Auftraggeber steht nun auch die Leitweg-ID als gültiges Schema zur Verfügung.

Der Zusammenhang zwischen einer Peppol-Participant-ID und der Leitweg-ID oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer wird über unterschiedliche Präfixe hergestellt. Aus einem vierstelligen Zahlencode, der vor die Leitweg ID oder Umsatzsteueridentifikationsnummer gesetzt wird, ergibt sich die Peppol-Participant-ID.

Präfix Schema Peppol-Participant-ID
0204 Leitweg-ID 0204:Leitweg-ID
9930 Umsatzsteueridentifikationsnummer 9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer
0088 Global Location Number 0088:Global Location Number

Zusammenhang zwischen einer Peppol-Participant-ID und der Leitweg-ID

Damit der Austausch von Dokumenten im Peppol-Netzwerk standardisiert verläuft, wird die Kommunikation anhand der sogenannten BIS (Business Interoperability Specification) umgesetzt. Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Soll zum Beispiel eine XRechnung an einen Empfänger via Peppol gesendet werden, bildet ein Standard Business Document (SBD) den technischen Umschlag, in den die XRechnung (zusammen mit dem sog. SBD-Header) eingebettet ist. In diesem SBD muss die Receiver-ID enthalten sein, in der eingebetteten E-Rechnung selbst darf allerdings in dem Feld BT-10 Buyer Reference nur die Leitweg-ID des Empfängers enthalten sein.

Was ist ein Peppol-Service-Provider?

Ein öffentlicher oder privatwirtschaftlicher Auftraggeber kann sich auch einem bestehenden Peppol-Service-Provider anschließen und muss damit keinen eigenen Peppol Access Point (und keinen eigenen SMP-Server) aufbauen und betreiben, um elektronische Rechnungen, konkret XRechnungen, aus dem Peppol-Netzwerk annehmen zu können. Peppol-Service-Provider bieten ihren Vertragspartnern dabei unterschiedliche Schnittstellen an, wie die empfangenden Rechnungen abgerufen werden können.

Eine aktuelle Liste mit bestehenden Peppol Service Providern (Access Point und SMP) kann unter der Seite Zertifizierte Peppol Access Points (APs) abgerufen werden.

Die Technische Lösung von Peppol – Das 4-Corner-Modell

Das 4-Corner-Modell beschreibt die technische Umsetzung der Dateiübertragung im Peppol-Netzwerk. Corner 1 stellt den Rechnungssender und Corner 4 den Rechnungsempfänger dar. Rechnungsempfänger müssen im SMP-Server (Service Metadata Publisher) registriert werden. Bei der Registrierung von Peppol-Participants kontaktiert dieser den SML-Server (hier Service Metadata-Locator). Diesen Server gibt es nur einmal im gesamten Peppol-Netzwerk und er wird zentral von der Peppol-Organisation betrieben. Dort wird nun aus bestimmten Daten ein DNS-Eintrag für diesen Participant angelegt. Die Adresse des DNS-Eintrages des registrierten Participants zeigt auf den SMP-Server, bei welchem dieser registriert wurde.

Um eine Rechnung über Peppol zu versenden, muss der Sender 1 (Corner 1) einen Zugriff auf einen Access Point 2 (Corner 2) haben. Der Rechnungssender gibt nun beim Versand der Rechnung die Participant-ID des Empfängers mit. Anhand dieser ID erstellt Access Point 2 den korrekten DNS-Namen des Rechnungsempfängers und erreicht dadurch den dazugehörigen SMP-Server. Es gibt in Europa eine Vielzahl an SMP-Servern, die von Access Point 3 genutzt oder betrieben werden. Dort sind alle, am Access Point 3 angeschlossenen Empfänger registriert. Das umfasst die eindeutige Participant-ID des Empfängers, sowie spezifische Einstellungen zu den Dokumenten, die über Peppol empfangen werden sollen. Somit prüft mit Anfrage von Access Point 2 der SMP-Server, welcher Access Point 3 erreicht werden soll und ob dieser das mitgegebene Dokument akzeptiert (Kompatibilitätsprüfung). Mit Freigabe und Rückmeldung weiterer spezifischer Daten, kann nun Access Point 2 den genauen Access Point 3 des Empfängers erreichen. Dieser stellt die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung.

Damit der Austausch im Peppol-Netzwerk standardisiert verläuft, wird die Kommunikation anhand der sogenannten BIS (Business Interoperability Specification) umgesetzt. Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Soll zum Beispiel eine XRechnung an einen Empfänger via Peppol gesendet werden, bildet ein Standard Business Document (SBD) den technischen Umschlag, in den die XRechnung eingebettet ist. An der Rechnung muss nichts geändert werden, es wird aber dennoch der Standard des Peppol-Netzwerkes genutzt. Dies ist mit einer XRechnung mit BIS 3.0 möglich.

4-Corner-Modell

Weitere Informationen:
Eine Liste mit konformen SMP Implementierungen kann unter der Seite Links zu Software für Peppol-Implementierungen abgerufen werden.

Nutzung von Peppol als Rechnungssender

Wie kann ich als Rechnungssender das Peppol-Netzwerk nutzen?

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein Rechnungssender (Corner 1) Zugriff auf das Peppol-Netzwerk über einen Access Point (Corner 2) erlangen kann

1. Nutzung des vorhanden Access Points der Bundesverwaltung

Als Rechnungslieferant von öffentlichen Auftraggebern können Sie den kostenlosen Access Point des Bundes nutzen, um Rechnungen in das Peppol-Netzwerk einzuleiten. Hierüber werden die Auftraggeber (Rechnungsempfänger) der Bundesverwaltung und der angeschlossenen (kooperierenden) Länder erreicht. Bitte beachten Sie, dass hierunter zzt. nur die Leitweg-IDs des Bundes und der Länder Berlin (Anfangsziffer 11), Brandenburg (Anfangsziffer 12), Mecklenburg-Vorpommern (Anfangsziffer 13), Sachsen (Anfangsziffer 14) und Thüringen (Anfangsziffer 16) erreichbar sind. Im Rahmen der Umsetzung und Integration der Schnittstelle können Kosten für externe Unterstützung anfallen.

Bei Interesse am Access Point des Bundes schreiben Sie bitte eine E-Mail an Peppol.Support@nortal.com.

2. Anschluss an einen Peppol-Service-Provider

Sollten Sie keinen eigenen Access Point aufbauen wollen und können Sie sich nicht an den Webservice der Bundesverwaltung anschließen, können Sie einen Peppol-Service-Provider auswählen, welcher Ihnen einen Access Point zu Peppol zur Verfügung stellt. Eine Liste mit europaweiten zertifizierten Anbietern finden Sie unter der Seite Zertifizierte Peppol Access Points (APs).

Für den Fall, dass der Versand über einen Service-Provider erfolgt, fallen abhängig von diesem Kosten an. Hierfür sind die jeweiligen Nutzungsbedingungen der Service-Provider maßgeblich.

3. Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points

Ebenso ist es möglich, dass Sie selbst einen sogenannten Access Point implementieren (von Grund auf oder mit bestehender Access Point Software) und somit eigene Rechnungen einliefern oder auch am Markt für Kunden tätig werden.
Wird ein eigener Access Point aufgebaut, fallen neben den Entwicklungskosten auch Kosten für die Mitgliedschaft bei OpenPeppol an. Wenn Sie diese Möglichkeit umsetzen möchten, sollte zudem geklärt werden, inwieweit die unternehmenseigene IT-Systemlandschaft dafür schon vorbereitet ist und wie groß der Aufwand ist, dies zu implementieren.

Weitere Informationen zur Einrichtung des eigenen Access Point finden Sie hier:

Dokument herunterladen Anleitung zur Einrichtung des eigenen Access Point herunterladen

Grafik Sender zu Peppolnetzwerk

Bei der Entscheidung für eine der beiden Möglichkeiten sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Wie hoch ist mein jährliches Rechnungsvolumen?
    Ist das jährliche Rechnungsvolumen so hoch, dass sich der Aufbau eines eigenen Access Points rentiert, wird dies empfohlen. Sollte ihr jährliches Rechnungsvolumen nicht ausreichend hoch sein, empfiehlt sich der Anschluss über einen Peppol-Service-Provider.
  • Wie hoch sind die Kosten für den Anschluss an einen Service-Provider im Gegensatz zum eigenen Aufbau eines Peppol Access Points?
    Peppol-Service-Provider nutzen dabei gängige Abrechnungsmethoden nach Anzahl oder Rechnungsvolumen der eingereichten Rechnungen

Peppol-Service-Provider nutzen dabei gängige Abrechnungsmethoden nach Anzahl oder Rechnungsvolumen der eingereichten Rechnungen.

Wie kann ich Testrechnungen via Peppol an die ZRE senden?

Um nachvollziehen zu können, ob Ihre Rechnungen bei der ZRE angekommen sind und fehlerfrei verarbeitet werden konnten, ist es empfehlenswert, sich auf der Referenzumgebung der ZRE zu registrieren. Bitte senden Sie niemals Testrechnungen an die Produktivumgebung der ZRE oder Echtrechnungen an die Testumgebung!

In der Referenzumgebung können Sie sich eigenständig ein Konto anlegen. Damit die per Peppol übermittelten Nachrichten im Rechnungsprotokoll auf der ZRE Referenzumgebung angezeigt werden, müssen Sie Ihre Peppol-Sender-ID hinterlegen. Dies funktioniert über das Menü „ZRE-Konto verwalten“ in der ZRE Referenzumgebung.

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der ZRE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol receiver ID: 0204:991-33333TEST-33
  • Leitweg-ID: 991-33333TEST-33

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der ZRE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie auch in Ihrem Konto auf der Produktivumgebung der ZRE Ihre Peppol-Sender-ID in der Benutzerverwaltung eintragen. Für den Versand von Rechnungen über die ZRE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

  • Peppol-Receiver-ID = 0204: Leitweg-ID Ihres Kunden
  • Leitweg-ID: teilt Ihnen Ihr Kunde mit.

Wie kann ich Testrechnungen via Peppol an die OZG-RE senden?

Um zu überprüfen, ob die Rechnungsübertragung an die OZG-RE funktioniert, ist es empfehlenswert, sich auf der Referenzumgebung der OZG-RE zu registrieren und die Rechnungsstellung zu testen. Bitte senden Sie niemals Testrechnungen an die Produktivumgebung der OZG-RE oder Echtrechnungen an die Testumgebung!

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der OZG-RE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol-Receiver-ID: 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28
  • Leitweg-ID: 99661-WEBSERVICEOZG-28

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der OZG-RE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Für den Versand von Rechnungen über die OZG-RE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

  • Peppol-Receiver-ID = 0204:Leitweg-ID Ihres Auftraggebers
  • Leitweg-ID: teilt Ihnen Ihr Auftraggeber mit.

Gibt es eine Größenbegrenzung bei der Übermittelung von E-Rechnungen via Peppol?

Zur Sicherstellung der Übermittlung ist aktuell eine Größenbegrenzung von 15 MB einzuhalten.

Was sollten ausländische Rechnungssteller bei der Übermittlung von E-Rechnungen via Webservice Peppol beachten?

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes aus dem In- und Ausland kann der Eingangskanal Webservice via Peppol genutzt werden.

Dabei gilt es jedoch folgendes zu beachten:

  • Für den Versand von E-Rechnungen via Peppol benötigen Rechnungssteller eine Peppol-Sender-ID. Die Peppol-Sender-ID kann zwar frei gewählt werden, muss allerdings nach einem von Peppol vorgegebenen Schema aufgebaut sein und leitet sich innerdeutsch in der Regel von der Umsatzsteuer-ID (sog. VAT-ID) ab.
  • Um aus dem Ausland eine elektronische Rechnung via Peppol an eine Einrichtung der deutschen Bundesverwaltung zu senden, muss das Schema der entsprechenden Sender-ID in einer von Peppol vorgegebenen Code-Liste freigegeben sein.
  • Oftmals eignen sich die Schemata ausländischer Umsatzsteuer-IDs jedoch nicht für die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol und sind entsprechend nicht freigegeben. Diese können Sie hier einsehen: https://docs.Peppol.eu/edelivery/codelists/
  • Die Schemata in dieser Liste können von Rechnungsstellern aus dem Ausland frei für den Aufbau der eigenen Peppol-Sender-ID gewählt werden.

Mehr zu Peppol finden Sie hier und in diesen FAQs.