FAQ zum Thema OZG-RE

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten zur Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Die OZG-RE „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ des Bundes ist eine Plattform, mit der Lieferanten und Dienstleister E-Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer übermitteln können.

Allgemeines zur OZG-RE

Welche Aufgaben übernimmt die OZG-RE bei der Übermittlung von E-Rechnungen?

Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern folgende drei Aufgaben:

  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
  • Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.

Welche Rechnungseingangsplattform muss zur Rechnungsstellung verwendet werden?

Zur Einreichung von elektronischen Rechnungen sind die nachfolgenden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu nutzen:

  • Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane können Sie über die ZRE einreichen.
  • Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger und kooperierende Bundesländer können Sie über die OZG-RE einreichen.

Informationen darüber, welche Rechnungseingangsplattform Sie zu nutzen haben, erhalten Sie über den zugrundliegenden Auftrag oder natürlich direkt beim Rechnungsempfänger.

Welche Unterschiede gibt es zwischen der OZG-RE und der ZRE?

Die ZRE und die OZG-RE sind für Rechnungssender und für Rechnungsempfänger funktionsähnlich. Jedoch ist der Kreis der angeschlossenen Rechnungsempfänger abweichend.

Die ZRE ist für die Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung die verpflichtend zu nutzende zentrale Rechnungseingangsplattform. Die OZG-RE hingegen ist ein optionales Angebot des Bundes und leitet Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger sowie kooperierende Bundesländer weiter.

Gibt es eine Übersicht über alle Rechnungsempfänger der OZG-RE?

An die OZG-RE sind Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (und kooperierende Länder) angebunden. Eine Übersicht der an die OZG-RE angebundenen öffentlichen Auftraggeber können Sie folgendem Dokument entnehmen:

Dokument herunterladen Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden herunterladen

Registrierung an der OZG-RE

Wie erfolgt die Registrierung für die Nutzung der OZG-RE?

Auf der Startseite der OZG-RE haben Sie die Möglichkeit, ein Unternehmenskonto anzulegen. Über die Funktion „Registrieren“ gelangen Sie zum entsprechenden Formular. Geben Sie dort die notwendigen Pflichteingaben ein und bestätigen Sie die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Sie erhalten einen Aktivierungslink per E-Mail, welcher zu bestätigen ist. Die Registrierung ist damit abgeschlossen.

Sollte Ihr Unternehmen bereits für die OZG-RE registriert sein, wenden Sie sich bitte an den verantwortlichen Administrator. Der verantwortliche Administrator kann dem Unternehmenskonto weitere Nutzer hinzufügen.

Ist eine Registrierung zur Nutzung der OZG-RE für Rechnungssender erforderlich?

Ja, um Rechnungen über die OZG-RE übermitteln zu können, ist die Einrichtung eines Unternehmenskontos notwendig.

Dokument herunterladen Nutzungsbedingungen der OZG-RE herunterladen

Ist eine Registrierung zur Nutzung der OZG-RE für Rechnungssender kostenpflichtig?

Sowohl die Registrierung als auch die Nutzung der OZG-RE ist für Rechnungssender kostenlos.

Bitte beachten Sie, dass im Zuge der Nutzung der OZG-RE ggf. Kosten des Nutzers, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft-und Hardware sowie für die Internetnutzung entstehen können, welche nicht von den Verantwortlichen (Herausgeber und technischer Dienstleister) der OZG-RE erstattet werden.

Dokument herunterladen Nutzungsbedingungen der OZG-RE herunterladen

Welche Daten werden für die Registrierung an der OZG-RE benötigt?

Bei erstmaliger Registrierung eines Unternehmenskontos müssen mindestens folgende Angaben hinterlegt werden:

Unternehmensdaten:

  • Firmenname
  • Sprache
  • Umsatzsteuer-ID
  • Steuernummer

Benutzerdaten:

  • Vorname
  • Nachname
  • Sprache
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort

Gleichzeitig sind die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen der OZG-RE zu akzeptieren.

Ist Ihr Unternehmen bereits für die OZG-RE registriert und es soll lediglich durch den Administrator ein neuer Nutzer angelegt werden, sind die nachfolgenden Angaben zu machen:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse

Was mache ich, wenn bei der Registrierung an der OZG-RE kein Aktivierungslink übersandt worden ist?

Sollten Sie keinen Aktivierungslink erhalten haben, prüfen Sie bitte zunächst den Spam-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs. Sollten Sie auch hier keinen Aktivierungslink erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den Support der Bundesdruckerei unter folgender E-Mail-Adresse sendersupport-xrechnung@bdr.de und beantragen dort bitte einen neuen Aktivierungslink.

Was mache ich, wenn mein Aktivierungslink abgelaufen ist?

Sollte Ihr Aktivierungslink abgelaufen sein, klicken Sie bitte in der E-Mail auf Ihren abgelaufenen Aktivierungslink. Sie gelangen automatisch auf eine weiterführende Website, auf der Sie einen neuen Aktivierungslink beantragen können.

Was mache ich, wenn ich keinen neuen Aktivierungslink beantragen kann?

Sollten Sie keinen neuen Aktivierungslink beantragen können, wenden Sie sich bitte an die Bundesdruckerei über sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Übermittlung und Abholen von E-Rechnungen an der OZG-RE

Welche Kanäle können Rechnungssender nutzen, um Ihre E-Rechnungen bei der OZG-RE einzureichen?

Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung der Plattformen fünf Übertragungskanäle für Rechnungen zur Verfügung:

  • Weberfassung (verfügbar)
  • Upload (verfügbar)
  • E-Mail (verfügbar)
  • De-Mail (zukünftig verfügbar)
  • Webservice via Peppol (verfügbar)

Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen können Sie den technischen Nutzungsbedingungen der OZG-RE entnehmen.

Wie funktioniert der Übertragungsweg per Webservice via Peppol über die OZG-RE?

Die OZG-RE bietet als weiteren Übertragungskanal die Möglichkeit zum Rechnungsversand aus der erstellenden Software mittels Webservice und Übertragung über das Peppol-Netzwerk an. Die Einreichung von E-Rechnungen über Peppol ist grundsätzlich in drei verschiedenen Varianten möglich:

  1. Die Nutzung des Webservice via Peppol des Bundes (kostenlos)
  2. Die Nutzung eines bestehenden Peppol-Service-Providers (kostenpflichtig)
  3. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPeppol und der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points

Prinzipiell ist zur Übertragung von elektronischen Rechnungen via Webservice Peppol keine Registrierung an der OZG-RE notwendig. Der Bearbeitungsstatus via Webservice Peppol eingereichter Rechnungen kann aktuell nicht eingesehen werden.

Wie können rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen in einer E-Rechnung an die OZG-RE mitgegeben werden?

Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: PDF-Dokumente (pdf), Bilder (PNG, JPEG, JPG), Excel-Tabellen (XLSX), Support- und OpenDocument-Tabellen (ODS) und Textdateien (CSV) sowie XML bei Verwendung der Extension.

Die Möglichkeiten zur Einbettung der Unterlagen unterscheiden sich für Sie als Rechnungssteller in Abhängigkeit davon, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen bzw. über welchen Kanal Sie diese an die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) übermitteln. Bitte beachten Sie, dass sich das Anhängen von rechnungsbegründenden Unterlagen dahingehend unterscheidet, ob Sie Anlagen über oder unter 15 MB Größe hinzufügen.

Rechnung Erfassen/Weberfassung

Bei der manuellen Erfassung einer elektronischen Rechnung (Weberfassung) haben Sie die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen manuell in den zugelassenen Dateitypen der Rechnung hinzuzufügen. Im Reiter „Anhänge“ der Weberfassung können Sie Anhänge bis 15 MB Größe mittels Drag&Drop oder durch manuelles Auswählen hochladen. Mit Einreichen der Rechnung wird die Unterlage direkt in die Rechnung eingebettet.

Um Anhänge mit einer Größe von über 15 MB an die Rechnung hinzuzufügen, wechseln Sie bitte in den Reiter „Verweise/Große Anlagen“. Dort können Sie Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe als Verweis anhängen.

Extern erstellte Rechnung einreichen

Bei der Verwendung der Funktion „Extern erstellte Rechnung einreichen“ können Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung im XML-Format hochladen. Um rechnungsbegründende Anlagen bis 15 MB mitgeben zu können, sind diese vor dem Hochladen der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.

Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden. Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung der Funktion „Extern erstellte Rechnung einreichen“ die Summe aller großer Anlagen 200 MB nicht überschreiten darf.

Übertragungskanal E-Mail

Bei der Verwendung des Übertragungskanals E-Mail übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen bis 15 MB mitgeben zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.

Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden.

Übertragungskanal Peppol

Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen bis 15 MB mitgeben zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.

Im Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ der OZG-RE haben Sie außerdem die Möglichkeit, Anlagen bis zu einer Gesamtsumme von 200 MB Größe hochzuladen und einen entsprechenden Link zu generieren. Diese können dann in die Regel als Verweis eingefügt werden.

Nutzungsbedingungen der OZG-RE

Kann eine bereits übermittelte E-Rechnung zurückgerufen werden?

Nein. Rechnungen, die über die OZG-RE eingereicht wurden, können nicht zurückgerufen werden.

In der Protokollansicht können Nutzer den aktuellen Status Ihrer Rechnung verfolgen. Sollten Sie versehentlich eine falsche Rechnung versendet haben, nehmen Sie bitte mit dem Rechnungsempfänger Kontakt auf.

Ist die Rechnungsstellung über die OZG-RE rund um die Uhr möglich?

Es gibt keine zeitlichen Einschränkung, um eine Rechnung über die OZG-RE zu erstellen oder zu versenden. Aufgrund von Wartungsarbeiten kann es im Einzelfall jedoch zu einer kurzfristigen Nicht-Erreichbarkeit kommen. Anstehende Wartungsarbeiten werden Ihnen vorab mittels Pop-up-Fenster mitgeteilt.

Dokument herunterladenNutzungsbedingungen der OZG-RE herunterladen

Mit welcher Software können Nutzer E-Rechnungen im XML-Format öffnen, nachdem sie in der OZG-RE erstellt und lokal gespeichert wurden?

Falls eine Software zur Visualisierung lokal gespeicherter Rechnungen im XML-Format im Unternehmen nicht vorhanden ist, kann eine Lösung am Markt erworben werden bzw. selbst entwickelt werden. Lösungsempfehlungen können an dieser Stelle nicht ausgesprochen werden.

Ist die Abholung von E-Rechnungen über die OZG-RE für Rechnungsempfänger kostenpflichtig?

Für jede über die OZG-RE bereitgestellte Rechnung hat der Rechnungsempfänger eine kostendeckende Ausgleichszahlung zu leisten. Die Höhe dieser Zahlung ist in der zu zeichnenden Verwaltungsvereinbarung festgelegt.

Status von eingereichten E-Rechnungen

Wie kann der Status von über die OZG-RE eingereichten E-Rechnungen eingesehen werden?

Sie haben die Möglichkeit, den Status der übermittelten Rechnung nachzuverfolgen. Wählen Sie hierzu im Startbereich „Status eingereichter Rechnungen einsehen“ aus. Eine Rechnung kann je nach Bearbeitungsstand folgende Status annehmen: neu, bereitgestellt, abgeholt und zurückgewiesen.

Darüber hinaus haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit, eine nicht abgeschlossene manuelle Rechnungserfassung über die Weberfassung fortzusetzen.

Was ist zu beachten, wenn eine Forderung aus einer an der OZG-RE eingereichten E-Rechnung noch offen ist?

Wenn eine Forderung aus einer eingereichten E-Rechnung nach Fälligkeit noch offen ist, sollten Sie zunächst den Bearbeitungsstatus Ihrer eingereichten E-Rechnungen in der OZG-RE überprüfen. Diesen finden Sie im Startbereich der OZG-RE unter dem Menüpunkt “Status eingereichter Rechnungen einsehen”.

Es wird empfohlen, eine Mahnung gegenüber dem Rechnungsempfänger nur dann zu stellen, wenn der Status Ihrer eingereichten E-Rechnungen auf „abgeholt“ steht.

Steht der Status Ihrer E-Rechnung auf „zurückgewiesen“, überprüfen Sie bitte die möglichen Gründe. Zwei Gründe kommen für die Zurückweisung einer eingereichten E-Rechnung in Frage:

  • Eine Zurückweisung durch die OZG-RE:  Die eingereichte E-Rechnung wird von der Plattform geprüft. Entspricht sie nicht den formal-rechnerischen Anforderungen, wird sie durch die OZG-RE zurückgewiesen.
  • Eine Zurückweisung durch den Rechnungsempfänger: Die eingereichte E-Rechnung wurde aufgrund von inhaltlichen Fehlern vom Rechnungsempfänger zurückgewiesen. Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Begründung zu hinterlassen. Sollte keine Begründung hinterlegt sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung und kontaktieren Sie bei anhaltenden Zweifeln den Rechnungsempfänger.

In beiden Fällen muss die Rechnung korrigiert und erneut eingereicht werden. Bitte überprüfen Sie jedoch stets den Status der von Ihnen eingereichten E-Rechnungen, bevor Sie weitere Schritte einleiten.

An der OZG-RE erhalten Sie aktuell keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über den Wechsel des Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen.

Sollten Sie Ihre Rechnungen via Peppol versenden, ist die Registrierung an der OZG-RE erforderlich, um ebenfalls den Status eingereichter E-Rechnungen einsehen zu können. Die Registrierung sowie die Nutzung ist für Rechnungssteller kostenlos.

Woher weiß ich, ob meine E-Rechnung an der OZG-RE beim Empfänger angekommen ist?

An der OZG-RE finden Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.

An der OZG-RE erhalten Sie aktuell keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über den Wechsel des Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen. Die Möglichkeit der automatischen E-Mail-Benachrichtigung befindet sich derzeit noch in Planung.

Weitere Informationen zu den einzelnen Bearbeitungsstatusanzeigen finden Sie im folgenden FAQ.

Welche Bearbeitungsstatusanzeigen gibt es für E-Rechnungen an der OZG-RE und was bedeuten sie?

An der OZG-RE gibt es fünf verschiedene Statusanzeigen:

  • Initial: Die Rechnung wurde in der Weberfassung angelegt, jedoch noch nicht versendet. Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung fortzusetzen.
  • Bereitgestellt: Die Rechnung wurde dem Empfänger erfolgreich zur Abholung bereitgestellt.
  • Abgeholt: Der Empfänger hat die Rechnung abgeholt und den Empfang bestätigt.
  • Zurückgewiesen: Die Rechnung wurde aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler durch das System oder den Rechnungsempfänger zurückgewiesen.
  • Gelöscht: Der letzte Statuswechsel der Rechnung liegt mehr als 28 Tage zurück. Die Rechnung wurde daher systemseitig gelöscht.

Support/Hilfestellung bei der Nutzung der OZG-RE

Wie kann das Passwort zu einem Benutzerkonto der OZG-RE geändert oder zurückgesetzt werden?

Passwort ändern
Navigieren Sie nach dem Einloggen über das Personen-Icon auf „Persönliche Einstellungen“. In diesem Bereich können Sie Ihr Passwort ändern.

Passwort zurücksetzen
Auf der Startseite der OZG-RE können Sie über die Funktion „Passwort vergessen?“ Ihr Passwort durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse zurücksetzen. Sie bekommen einen Link per E-Mail zugesendet, über welchen Sie ein neues Passwort festlegen können.

Wie kann ich die E-Mail-Kontaktadresse meines Benutzerkontos für die OZG-RE ändern?

Die Änderung der E-Mail-Adresse kann nur durch den zuständigen Administrator (im Bereich Benutzerverwaltung) vorgenommen werden. Halten Sie Rücksprache mit dem zuständigen Administrator.

Wie erfolgt die Löschung eines Benutzerkontos für die OZG-RE?

Die Löschung eines Nutzerkontos kann nur durch den Administrator in Ihrem Unternehmen stattfinden. Halten Sie hierfür Rücksprache mit dem zuständigen Administrator.

Der Administrator ist darüber hinaus befähigt, das Unternehmenskonto zu löschen.

An wen kann ich mich bei Fragen zur Nutzung der OZG-RE oder bei Problemen wenden?

Zur Beantwortung Ihrer Fragen zur Nutzung der OZG-RE oder bei Problemen steht Ihnen ein Support zur Verfügung.
Dieser ist sowohl per E-Mail als auch telefonisch zu erreichen:

Support und Service für Rechnungsempfänger (Abrufberechtigte):

Kontaktanfrage stellen Kontaktanfrage stellen

030 2598 4436 anrufen  030 2598 4430

(Mo.-Fr. 08:00 – 16:00 Uhr – ausgenommen Feiertage)

Support und Service für Rechnungssender:

Kontaktanfrage stellen Kontaktanfrage stellen

030 2598 4436 anrufen  030 2598 4436

(Mo.-Fr. 08:00 – 16:00 Uhr – ausgenommen Feiertage)

Sie haben weitere Fragen zur Nutzung der OZG-RE?

Bei einem spezifisches Anliegen, stellen Sie uns gerne eine Anfrage über unser Kontaktformular. Kennen Sie bereits unsere Tutorials zur OZG-RE? Dort finden Sie viele nützliche Hinweis zur Nutzung der OZG-RE.