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Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Hinweis: Dieses Video wird im Zuge des Projektes "Einführung der elektronischen Rechnung in der Bundesverwaltung" für Sie als Informationsangebot bereitgestellt. Eine Textalternative zu den Inhalten finden Sie unterhalb des Videos auf dieser Seite.
Vorteile für Rechnungssteller
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten - Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
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Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E‑Rechnungsverordnung des Bundes geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu berücksichtigen.
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Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes einreichen?
Mit der ZRE und OZG-RE stehen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare sowie Teile der mittelbaren Bundesverwaltung und einige Länder übermittelt werden können.
Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen. Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen.
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Muss ich mich bei der Rechnungseingangsplattform registrieren?
Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden.
Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungs-webseite des Bundes.
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Welche Optionen stehen zum Übermitteln einer E‑Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes zur Verfügung?
Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform via manuellen Upload hochladen. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail & De-Mail an.
Hinweis: Auf Grund von technischen Anpassungen ist auf der ZRE voraussichtlich bis Ende 2023 das Einsenden von E-Rechnungen über den Übertragungskanal De-Mail nicht möglich. Alle weiteren Rechnungseingangskanäle stehen weiterhin uneingeschränkt zur Verfügung.
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Was geschieht nach der Übermittlung meiner E‑Rechnung?
Nach der Übermittlung Ihrer E-Rechnung kann der Verarbeitungsstatus bis zur Abholung durch Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Die Plattform prüft jede eingereichte Rechnung auf Konformität zur Spezifikation XRechnung oder anderer in der EU zugelassener Standards in Syntax und Semantik wie z.B. ZUGFeRD 2.2.0. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
Abbildung: Prozess zur Übermittlung von E-Rechnungen
Aktuelle Informationen zur E-Rechnung
Rechnungsinhalte und Pflichtfelder der E‑Rechnung
Die Pflichtfelder helfen im Prozess der E‑Rechnung eine gute Datenqualität bei der Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Warum dennoch an einigen Stellen Freifelder von Vorteil sind.
Aktualisierung der Rechnungseingangsplattformen
Auf den beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes – der ZRE und der OZG-RE – wurden Ende Juli 2023 neue Versionen veröffentlicht.
Kick-off Behördenforum E‑Rechnung
Das neue Austauschformat Behördenforum E-Rechnung findet große Resonanz bei den Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung.