Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Die Einführung der E-Rechnung
Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ziehen zunehmend in den unternehmerischen Alltag ein. Ein zentrales Thema bildet hierbei die E-Rechnung. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Doch es lohnt sich auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung, die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung für das eigene Unternehmen zu betrachten.
Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu der E-Rechnung im Allgemeinen, zu Formen und Fristen, den Rechnungseingangsplattformen des Bundes, sowie umfassende Inhalte, die Sie bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung unterstützen können. Weiterhin dient diese Webseite als Orientierungshilfe und Anlaufstelle rund um alle Themen zur E-Rechnung. Verschiedene Informationsmaterialien für Rechnungssteller, Softwareentwickler und Behörden stehen hier zur Verfügung. Die Seite wird kontinuierlich um neue Inhalte und Formate erweitert. Schauen Sie also regelmäßig vorbei.
Fünf Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung
Die folgenden Hinweise richten sich an Rechnungssteller, die zur elektronischen Rechnungsstellung aufgefordert sind oder sich grundsätzlich mit dieser Thematik auseinandersetzen. Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, müssen seit November 2020 in elektronischer Form (kurz: E-Rechnung) erzeugt, übermittelt und sicher gespeichert werden. Weiterführende Informationen zu einzelnen Themen finden Sie unter den jeweiligen Verlinkungen. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nur um Hinweise zum Thema E-Rechnung mit Bezug zur Bundesverwaltung handelt; die Bundesländer setzen die E-Rechnung in eigener Verantwortung um.
1. Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E- Rechnungsverordnung des Bundes geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu berücksichtigen.
2. Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes einreichen?
Mit der ZRE und OZG-RE stehen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare sowie Teile der mittelbaren Bundesverwaltung und einige Länder übermittelt werden können. Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen. Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen.
3. Muss ich mich bei der Rechnungseingangsplattform registrieren?
Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden.
4. Über welche Kanäle kann ich eine elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden?
Sofern eine Software zur elektronischen Rechnungsstellung genutzt wird, stehen folgende Übertragungskanäle zur Verfügung: Peppol, E-Mail, De-Mail sowie der manuelle Upload. Hinweis: De-Mail steht derzeit nur auf der ZRE zur Verfügung. Alternativ besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnung über eine Weberfassung manuell zu erfassen und auf der Plattform einzureichen. Der präferierte Übertragungsweg ist vor dem Rechnungsversand auszuwählen.
5. Was geschieht nach Versand meiner Rechnung?
Nach der Übermittlung einer Rechnung kann der Verarbeitungsstatus bis zur Abholung durch Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Die Plattform prüft jede eingereichte Rechnung auf Konformität zur Spezifikation XRechnung oder anderer in der EU zugelassener Standards in Syntax und Semantik wie z.B. ZUGFeRD 2.2. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund. Bis 2025 sollen in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden.
Aktuelle Informationen
Ein Jahr Lieferantenverpflichtung
Seit Beginn des Jahres 2017 verantworten das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die...
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