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Verbände
Weiterführende Informationen für Verbände und ihre Mitglieder.
Was ist eine E‑Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Text zum Video: 5 Schritte zur Übermittlung einer E-Rechnung
Herzlich Willkommen. Dieses Video wird Ihnen vom Verfahren E-Rechnung in der Bundesverwaltung als Informationsangebot bereitgestellt.
In dem folgenden Video zeigen wir Ihnen in fünf Schritten, was Sie bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes beachten sollten.
Das Video richtet sich primär an Rechnungssteller oder Nutzer, die sich grundsätzlich mit der E-Rechnung auseinandersetzen möchten.
Weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de.
Doch erstmal vorab: Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm ist im Unterschied zu einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird sowie eine automatische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die E-Rechnung basiert dabei auf einem XML-Datenformat, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht ohne Weiteres für eine manuelle Sichtprüfung eignet.
Die elektronische Rechnungsstellung kann über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel im Standard XRechnung.
Seit dem 27.11.2020 sind alle Lieferanten des Bundes laut der E-Rechnungsverordnung verpflichtet, bei Direktaufträgen ab einem Beitrag von 1.000 Euro netto Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Weitere Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der Verordnung geregelt.
Mit der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) stehen zwei Plattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare und Teile der mittelbaren Bundesverwaltung sowie einige Länder übermittelt werden können.
Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen.
Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen, die Sie unter folgendem Link finden: https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/.
Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Nach erfolgreicher Registrierung kann mit dem Einreichen der Rechnungen begonnen werden.
Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungswebseite des Bundes.
Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungsweg wählen.
Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen.
Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen.
Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail an.
Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen finden Sie in unseren FAQs und den Tutorials zur ZRE und OZG-RE.
Nach Einreichung Ihrer E-Rechnung auf den Rechnungseingangsplattformen findet eine sogenannte Validierung statt. Hierbei wird Ihre E-Rechnung auf die Erfüllung der formalen Anforderungen geprüft.
Sofern die Prüfung erfolgreich durchgeführt wurde, wird Ihre Rechnung dem Empfänger bereitgestellt.
Nach Bereitstellung der E-Rechnung kann der Status bis zur Abholung durch den Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an den Sendersupport der Bundesdruckerei.
Vorteile für Rechnungssteller
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Verkürzte Durchlaufzeiten
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
Vorteile für Rechnungsempfänger
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes
Einlesen der Rechnungsdaten - Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
- Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung
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Bin ich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet?
Zunächst ist zu prüfen, ob eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorliegt. Ausnahmen von der Verpflichtung sind in der E‑Rechnungsverordnung des Bundes geregelt. Zudem sind vertragliche Vereinbarungen mit dem Auftraggeber zu berücksichtigen.
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Auf welcher Plattform kann ich meine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes einreichen?
Mit der ZRE und OZG-RE stehen zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung, über die Rechnungen an die unmittelbare sowie Teile der mittelbaren Bundesverwaltung und einige Länder übermittelt werden können.
Vor der Übermittlung einer Rechnung ist sicherzustellen, dass die richtige Plattform verwendet wird. Dies wird grundsätzlich im Zuge der Beauftragung mitgeteilt oder ist beim Auftraggeber zu erfragen. Als Orientierung können die Übersichten mit den an der ZRE und OZG-RE angebundenen Einrichtungen dienen.
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Muss ich mich bei der Rechnungseingangsplattform registrieren?
Zur Verwendung der jeweiligen Plattform ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden.
Tiefergehende Informationen zur Registrierung und Verwaltung des Benutzerkontos finden Sie in den Tutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE auf der E-Rechnungs-webseite des Bundes.
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Welche Optionen stehen zum Übermitteln einer E‑Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes zur Verfügung?
Sofern Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können Sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform via manuellen Upload hochladen. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol und E-Mail an.
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Was geschieht nach der Übermittlung meiner E‑Rechnung?
Nach der Übermittlung Ihrer E-Rechnung kann der Verarbeitungsstatus bis zur Abholung durch Rechnungsempfänger über die Plattformen eingesehen werden. Die Plattform prüft jede eingereichte Rechnung auf Konformität zur Spezifikation XRechnung oder anderer in der EU zugelassener Standards in Syntax und Semantik wie z.B. ZUGFeRD 2.2.0. Bei erfolgreicher Prüfung wird die Rechnung automatisch an den Empfänger weitergeleitet. Bei Bedarf kann eine automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Statuswechsel eingerichtet werden.
Abbildung: Prozess zur Übermittlung von E-Rechnungen
Achtung: Bitte beachten Sie, dass zum Sommer 2025 die beiden Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE konsolidiert werden. Damit wird künftig nur noch die OZG-RE als alleinige Eingangsrechnungsplattform des Bundes betrieben; der Betrieb der ZRE wird zum 31.12.2025 eingestellt. Lieferanten erhalten dazu von ihren rechnungsempfangenden Behörden frühzeitig alle erforderlichen Informationen sowie für die künftige Rechnungsstellung notwendigen Angaben. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
Aktuelle Informationen zur E-Rechnung
„Keine Angst vor der Umstellung“ – Erfolgreicher Plattformwechsel bei der PTB
Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt berichtet aus der Pilotphase: Warum der Umstieg auf die OZG-RE einfacher war als gedacht – dank frühzeitiger Planung, automatisierter Lieferantenkommunikation und bewährter Prozesse.
Konsolidierung Rechnungseingangsplattformen des Bundes, ZRE und OZG-RE
(Artikel zuletzt aktualisiert am 12.06.2025) Die beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes, die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) werden im Jahr 2025 konsolidiert.
Anhebung Wertgrenze in Bezug auf E-RechV
Die Wertgrenze für Direktaufträge gemäß § 14 UVgO für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen wurde zum 01.01.2025 von 1.000 Euro auf 15.000 Euro ohne Umsatzsteuer mit einer Befristung auf den 31.12.2025 erhöht.