Was Sie als Rechnungssteller über die E-Rechnung wissen müssen
Sie müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) zu erzeugen, zu übermitteln und über die Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern. Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen angepasst sowie Mitarbeiter geschult werden. Das bedeutet auch: Seit dem 27. November 2020 dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine derzeit noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
Was ist eine E-Rechnung?
Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:
- elektronisch übermittelt
- elektronisch empfangen
- sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Was ist die Leitweg-ID?
Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.
Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung.
Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.
An wen sind elektronische Rechnungen zu senden?
Für die Bundesverwaltung gilt Folgendes: Die E-RechV sieht vor, dass grundsätzlich an alle Rechnungsempfänger, welche Stellen im Sinne von § 159 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 GWB sind, seit 27. November 2020 elektronische Rechnungen zu senden sind. Dies betrifft folglich die obersten Bundesbehörden, die Verfassungsorgane des Bundes sowie Behörden der unmittelbaren und mittelbaren Bundesverwaltung (sogenannte subzentrale öffentliche Auftraggeber). Im Regelfall erhalten Sie die für den elektronischen Rechnungsaustausch relevanten Informationen von Ihrem Auftraggeber.
Die untenstehenden Listen geben Ihnen darüber hinaus einen Überblick über Behörden und Unternehmen der Bundesverwaltung, die elektronische Rechnungen über die Plattformen des Bundes empfangen. Für all diese Rechnungsempfänger gelten dieselben Anforderungen an die Übermittlung von Rechnungen. Die nachfolgende Übersicht unterscheidet zwischen den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sowie den empfangenden Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung. Die Listen werden fortlaufend erweitert.
Liste der Anbindung an ZRE herunterladen
Liste der Anbindung an OZG-RE herunterladen
Wenn Sie sich unsicher sind, sprechen Sie Ihre Auftraggeber aktiv an und bitten um weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.
Grundsätzlich übermitteln Sie E-Rechnungen im Standard XRechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Sie können auch einen anderen Standard verwenden, wenn er den Anforderungen der Europäischen Norm, den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen und den Anforderungen aus der E-RechV des Bundes entspricht.
Was müssen Sie als Rechnungssteller beachten?
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.
Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:
An den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE werden dem Rechnungssender verschiedene Übertragungskanäle zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ sind an beiden Rechnungseingangsplattformen einige Punkte zu beachten:
Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens die folgenden Informationen enthalten:
✓ Leitweg-ID
✓ Bankverbindung
✓ Zahlungsbedingungen
✓ Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
✓ Lieferantennummer*
✓ Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung:
ZRE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung (z. B. Ministerien und Bundesbehörden).
OZG-RE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (z. B. selbstständige Einrichtungen, die Aufgaben des Bundes übernommen haben).
Die Rechnungsempfänger teilen Ihnen mit, über welche Rechnungseingangsplattform sie erreichbar sind.
Um eine Rechnungseingangsplattform nutzen zu können, müssen Sie sich dort registrieren (ein Benutzerkonto anlegen) und die gewünschten Übertragungskanäle freischalten lassen.
Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an.
Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen.
Sollten Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Die Rechnungseingangsplattform erzeugt die elektronische Rechnung dann für Sie und stellt Ihnen Ihre elektronische Ausgangsrechnung zur Verfügung, damit Sie diese sicher aufbewahren können.
Sie wissen nicht welcher Übertragungskanal der Richtige für Sie ist? Unsere Entscheidungsvorlage hilft Ihnen dabei:
Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen
Dokumente zum Download für Rechnungssteller
Broschüre für Rechnungssteller
Mit dieser Broschüre erhalten Sie einen umfangreichen Überblick zu der Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und den Möglichkeiten, wie Rechnungssteller die E-Rechnung einführen können.
Lieferanteninformationen
Dieses Informationsschreiben bietet Rechnungsstellern einen kurzen Überblick über die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und beantwortet häufige Fragen.
Lieferanteninformation herunterladen (DE)
Leitfaden Peppol
Dieses Dokument stellt Informationen zur Nutzung des Eingangskanals Peppol für die ZRE zur Verfügung.
Bedienhilfe für die ZRE-Weboberfläche
Diese Bedienhilfe dient dazu, Lieferanten und Dienstleistern die ZRE-Weboberfläche vorzustellen. Anhand von Bildschirmausschnitten der ZRE-Weboberfläche werden die einzelnen Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung anschaulich erläutert.
Bedienhilfe für die OZG-RE-Weboberfläche
Diese Bedienhilfe dient dazu, Lieferanten und Dienstleistern die OZG-RE-Weboberfläche vorzustellen. Anhand von Bildschirmausschnitten der OZG-RE-Weboberfläche werden die einzelnen Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung anschaulich erläutert.
