E-Rechnung für Rechnungs­steller der Bundes­verwaltung

Das Wichtigste in Kürze

• Sie müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
• Seitdem dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine teilweise noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
• Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
• Für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne (kompatible) Rechnungssoftware besteht zudem die Möglichkeit der Weberfassung. Eine Hilfe zur Auswahl des richtigen Übertragungskanals finden Sie hier.

Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Unterschied zwischen Papier, PDF und E-Rechnung ›

Technisch gesehen handelt es sich bei einer E-Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Umsetzung, wurde dafür in Deutschland der Standard XRechnung entwickelt. Der Standard XRechnung stellt somit die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS) dar. Als Standard ermöglicht XRechnung den medienbruchfreien und sicheren Empfang und die automatisierbare Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.

XRechnung ist dabei ein Standard für die technische Zusammensetzung und die Art der Rechnungsinformationen ist in einem XML-Datensatz hinterlegt. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E-Rechnungsverordnung des Bundes). Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2.0 im Profil XRechnung) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Um eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Rechnungsempfänger übermitteln zu können, muss dieser eindeutig mittels einer Leitweg-ID identifiziert und adressierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht ebendiese elektronische Adressierung und auch eine Weiterleitung der E-Rechnung an die nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssysteme angeschlossener Behörden der Bundesverwaltung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen.

Hierfür wird die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben. Sie muss als Pflichtangabe bei Rechnungsstellung an Behörden der Bundesverwaltung auf jeder E-Rechnung übermittelt werden. Grundsätzlich wird die Leitweg-ID dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann bei diesem erfragt werden.

Abbildung: Übermittlung einer E-Rechnung durch eine Leitweg-ID

Bitte beachten Sie, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen!

Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen an der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). In der Übersicht der an die ZRE angebundenen Behörden können Sie einsehen, welche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung an die ZRE angebunden sind.

An der Testumgebung der ZRE können Sie sich registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.

An der Produktivumgebung der ZRE können Sie sich als Rechnungssender registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.

Eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).

In der Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden können Sie einsehen, welche Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung an die OZG-RE angebunden sind.

An der Testumgebung der OZG-RE können Sie sich registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.

An der Produktivumgebung der OZG-RE können Sie sich als Rechnungssender registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung neben der Mitnutzung der OZG-RE möglich ist, eigene Lösungen zur elektronischen Rechnungsannahme umzusetzen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Rechnungsempfänger.

Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnungen die Rechnungsinformationen manuell an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingeben und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:

• ZRE: Rechnung erfassen
• OZG-RE: Neue Rechnung erfassen

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Nach der Anmeldung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes können Sie dort aus externen Systemen erzeugte E-Rechnungen hochladen und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:

• ZRE: Rechnung einreichen
• OZG-RE: Extern erstellte E-Rechnung einreichen

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Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung besonders für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) hilfreich; aber auch bei kleineren Rechnungsvolumina ermöglicht eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk einen medienbruchfreien und effizienten digitalen Prozess.

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Sie können extern erzeugte E-Rechnungen per E-Mail an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes senden.

• ZRE: ZRE-Konto verwalten › Übertragungskanäle auswählen › E-Mail
• OZG-RE: Extern erstellte E-Rechnung via E-Mail senden

Auch via De-Mail wird Ihnen die Übermittlung von E-Rechnungen an die ZRE ermöglicht. Bitte adressieren Sie hierzu das Postfach xrechnung@portal-bund.de-mail.de. Darüber gelten für den Kanal dieselben Anfoderungen wie für die Einreichung per E-Mail.

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Was muss eine E-Rechnung alles enthalten?

Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer*
• Bestellnummer*

*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.