E-Rechnung für Rechnungs­steller der Bundes­verwaltung

Hier finden Sie viele wichtige Informationen, um sich auf die Erstellung und Einreichung von E-Rechnungen bei Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung vorzubereiten.

Was Sie als Rechnungssteller über die E-Rechnung wissen müssen

Das Wichtigste in Kürze

  • Sie müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnungen) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
  • Seitdem dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine teilweise noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
  • Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
  • Für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen und ohne (kompatible) Rechnungssoftware besteht zudem die Möglichkeit der Weberfassung. Eine Hilfe zur Auswahl des richtigen Übertragungskanals finden Sie hier.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Unterschied zwischen Papier, PDF und E-Rechnung ›

Was gilt es bei der elektronischen Rechnungs­stellung an den Bund zu beachten?

Der Standard XRechnung

Technisch gesehen handelt es sich bei einer E-Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Umsetzung, wurde dafür in Deutschland der Standard XRechnung entwickelt. Der Standard XRechnung stellt somit die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS) dar. Als Standard ermöglicht XRechnung den medienbruchfreien und sicheren Empfang und die automatisierbare Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.

XRechnung ist dabei ein Standard für die technische Zusammensetzung und die Art der Rechnungsinformationen ist in einem XML-Datensatz hinterlegt. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E-Rechnungsverordnung des Bundes). Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2.0 im Profil XRechnung) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Die Leitweg-ID

Um eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Rechnungsempfänger übermitteln zu können, muss dieser eindeutig mittels einer Leitweg-ID identifiziert und adressierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht ebendiese elektronische Adressierung und auch eine Weiterleitung der E-Rechnung an die nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssysteme angeschlossener Behörden der Bundesverwaltung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen.

Hierfür wird die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben. Sie muss als Pflichtangabe bei Rechnungsstellung an Behörden der Bundesverwaltung auf jeder E-Rechnung übermittelt werden. Grundsätzlich wird die Leitweg-ID dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann bei diesem erfragt werden.

Bitte beachten Sie, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen!

Die Rechnungs­eingangs­plattformen des Bundes

Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen auf Bundesebene die Rechnungseingangsplattformen des Bundes zur Verfügung.

Die ZRE

Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen an der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). In der Übersicht der an die ZRE angebundenen Behörden können Sie einsehen, welche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung an die ZRE angebunden sind.

An der Testumgebung der ZRE können Sie sich registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.

An der Produktivumgebung der ZRE können Sie sich als Rechnungssender registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.

Die OZG-RE

Eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).

In der Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden können Sie einsehen, welche Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung an die OZG-RE angebunden sind.

An der Testumgebung der OZG-RE können Sie sich registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.

An der Produktivumgebung der OZG-RE können Sie sich als Rechnungssender registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.

Bitte beachten Sie, dass es neben der Mitnutzung der OZG-RE, es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung möglich ist, eigene Lösungen zur elektronischen Rechnungsannahme umzusetzen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Rechnungsempfänger.

Die Übertragungskanäle

Eine E-Rechnung kann an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE manuell erstellt oder aus externen Systemen, zum Beispiel einem marktüblichen ERP-System, erzeugt werden. Insgesamt werden vier Übertragungskanäle zur Übermittlung einer E-Rechnung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes zur Verfügung gestellt.

Bevor Sie eine E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes versenden, sollten Sie den für Sie am besten geeigneten Übertragungskanal auswählen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Entscheidungsvorlage zur Auswahl des Übertragungskanals.

Weberfassung

Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnungen die Rechnungsinformationen manuell an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingeben und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:

  • ZRE: Rechnung erfassen
  • OZG-RE: Neue Rechnung erfassen

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Upload

Nach der Anmeldung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes können Sie dort aus externen Systemen erzeugte E-Rechnungen hochladen und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:

  • ZRE: Rechnung einreichen
  • OZG-RE: Extern erstellte E-Rechnung einreichen

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Peppol

Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung besonders für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) hilfreich; aber auch bei kleineren Rechnungsvolumina ermöglicht eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk einen medienbruchfreien und effizienten digitalen Prozess.

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E-Mail & De-Mail

Sie können extern erzeugte E-Rechnungen per E-Mail an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes senden.

  • ZRE: ZRE-Konto verwalten › Übertragungskanäle auswählen › E-Mail
  • OZG-RE: Extern erstellte E-Rechnung via E-Mail senden

Auch via De-Mail wird Ihnen die Übermittlung von E-Rechnungen an die ZRE ermöglicht. Bitte adressieren Sie hierzu das Postfach xrechnung@portal-bund.de-mail.de. Darüber gelten für den Kanal dieselben Anfoderungen wie für die Einreichung per E-Mail.

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Was muss eine E-Rechnung alles enthalten?

Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes mindestens die folgenden Informationen enthalten:

  • Leitweg-ID
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingungen
  • Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
  • Lieferantennummer*
  • Bestellnummer*

*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Die Organisation der E‑Rechnung in den Bundesländern

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:

Die E-Rechnung in den Bundesländern ›

Weiterführende Informationen für Rechnungssteller

In der Mediathek finden Sie ausführliche Informationen zum Download rund um die elektronische Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung, Erklärvideos zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes und Videotutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE. Bei spezifischen Fragen nutzen Sie gerne das Kontaktformular oder die Supporthotline.