Was Sie als Rechnungssteller über die E-Rechnung wissen müssen
Sie müssen bis zum 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) zu erzeugen, zu übermitteln und über die Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern. Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen angepasst sowie Mitarbeiter geschult werden. Das bedeutet auch: Nach dem 27. November 2020 dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine derzeit noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
Allgemeines zur E-Rechnung
Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:
a) elektronisch übermittelt
b) elektronisch empfangen
c) sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.
Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung.
Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.
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Grundsätzlich übermitteln Sie E-Rechnungen im Standard XRechnung an öffentliche Auftraggeber des Bundes. Sie können auch einen anderen Standard verwenden, wenn er den Anforderungen der Europäischen Norm, den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen und den Anforderungen aus der E-RechV des Bundes entspricht.
Was müssen Sie als Rechnungssteller beachten?
Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an.
Wenn Sie wenige elektronische Rechnungen einreichen, können sie vorab erzeugte elektronische Rechnungen an der Rechnungseingangsplattform hochladen.
Sollten Sie keine Software zur Erstellung elektronischer Rechnungen haben, können Sie Ihre Rechnungsdaten über die Weberfassung direkt eingeben und als elektronische Rechnung einreichen. Die Rechnungseingangsplattform erzeugt die elektronische Rechnung dann für Sie und stellt Ihnen Ihre elektronische Ausgangsrechnung zur Verfügung, damit Sie diese sicher aufbewahren können.
Sie wissen nicht welcher Übertragungskanal der Richtige für Sie ist? Unsere Entscheidungsvorlage hilft Ihnen dabei:
Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen
Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung:
ZRE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung (z. B. Ministerien und Bundesbehörden).
OZG-RE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (z. B. selbstständige Einrichtungen, die Aufgaben des Bundes übernommen haben).
Die Rechnungsempfänger teilen Ihnen mit, über welche Rechnungseingangsplattform sie erreichbar sind.
Um eine Rechnungseingangsplattform nutzen zu können, müssen Sie sich dort registrieren (ein Benutzerkonto anlegen) und die gewünschten Übertragungskanäle freischalten lassen.
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens die folgenden Informationen enthalten:
✓ Leitweg-ID
✓ Bankverbindung
✓ Zahlungsbedingungen
✓ Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
✓ Lieferantennummer*
✓ Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
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Dokumente zum Download für Rechnungssteller
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Leitfaden Peppol herunterladen (DE)
