Was Sie als Rechnungssteller über die E-Rechnung wissen müssen
Sie müssen seit dem 27. November 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen (kurz: E-Rechnung) zu erzeugen, zu übermitteln und bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist sicher zu speichern.
Seitdem dürfen Sie keine Papierrechnungen und auch keine teilweise noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden.
Dazu ist wahrscheinlich eine Anpassung Ihres Rechnungsausgangssystems notwendig, interne Prozesse müssen evaluiert sowie Mitarbeiter geschult werden.
Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der digitalen Erstellung der Rechnung, über die elektronische Übermittlung und den automatisierten Empfang bis zur medienbruchfreien Weiterbearbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.
Unterschied Papier-, PDF- und E-Rechnung
Was gilt es bei der elektronischen Rechnungsstellung an den Bund zu beachten?
Der Standard XRechnung
Technisch gesehen handelt es sich bei einer E-Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur.
Zur Gewährleistung einer einheitlichen Umsetzung, wurde dafür in Deutschland der Standard XRechnung entwickelt. Der Standard XRechnung stellt somit die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS) dar.
Als Standard ermöglicht XRechnung den medienbruchfreien und sicheren Empfang und die automatisierbare Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.
XRechnung ist dabei ein Standard für die technische Zusammensetzung und die Art der Rechnungsinformationen ist in einem XML-Datensatz hinterlegt. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (§ 4 Abs. 1 Satz 1 E-Rechnungsverordnung des Bundes). Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.2 im Profil XRechnung) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Die Leitweg-ID
Um eine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Rechnungsempfänger übermitteln zu können, muss dieser eindeutig mittels einer Leitweg-ID identifiziert und adressierbar sein. Die Leitweg-ID ermöglicht ebendiese elektronische Adressierung und auch eine Weiterleitung der E-Rechnung an die nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssysteme angeschlossener Behörden der Bundesverwaltung über die zentralen Rechnungseingangsplattformen.
Hierfür wird die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben. Sie muss als Pflichtangabe bei Rechnungsstellung an Behörden der Bundesverwaltung auf jeder E-Rechnung übermittelt werden. Grundsätzlich wird die Leitweg-ID dem Rechnungssteller vom Auftraggeber mitgeteilt oder kann bei diesem erfragt werden.
Bitte beachten Sie, dass Rechnungssteller keine eigene Leitweg-ID benötigen.
Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes
Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen auf Bundesebene die Rechnungseingangsplattformen des Bundes zur Verfügung.
ZRE
Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen an der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).
- Hier können Sie sich an der Testumgebung der ZRE registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.
- Hier können Sie sich als Rechnungssender an der Produktivumgebung der ZRE registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.
Diese Liste führt an die ZRE angebundene Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung:
Übersicht der an die ZRE angebundenen Behörden herunterladen
OZG-RE
Eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).
- Hier können Sie sich an der Testumgebung der OZG-RE registrieren, um die Funktionalitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu testen, bevor Sie tatsächlich Rechnungen an den Bund stellen.
- Hier können Sie sich als Rechnungssender an der Produktivumgebung der OZG-RE registrieren, um Ihre Rechnungen zu übermitteln und gegebenenfalls zu erstellen.
Diese Liste führt an die OZG-RE angebundene Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung:
Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden herunterladen
Bitte beachten Sie: Neben der Mitnutzung der OZG-RE ist es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung möglich, eigene Lösungen zur elektronischen Rechnungsannahme umzusetzen. Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Rechnungsempfänger.
Die Übertragungskanäle
Eine E-Rechnung kann an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE manuell erstellt oder aus externen Systemen, zum Beispiel einem marktüblichen ERP-System, erzeugt werden.
Entscheidungsvorlage zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen
Zur Übermittlung einer E-Rechnung werden an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes vier Übertragungskanäle zur Verfügung gestellt:
Manuelle Weberfassung
Sie können zur Erzeugung einer E-Rechnung die Rechnungsinformationen manuell an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingeben und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:
- ZRE: Rechnung erfassen
- OZG-RE: Neue Rechnung erfassen
Upload
Nach der Anmeldung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes können Sie dort aus externen Systemen erzeugte E-Rechnungen hochladen und die Übermittlung an Ihren Rechnungsempfänger anstoßen:
- ZRE: Rechnung einreichen
- OZG: Extern erstellte E-Rechnung einreichen
Sie können extern erzeugte E-Rechnungen per E-Mail an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes senden.
- ZRE: ZRE-Konto verwalten > Übertragungskanäle auswählen > E-Mail
- OZG-RE: Extern erstellte E-Rechnung via E-Mail senden
Peppol
Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung besonders für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) hilfreich; aber auch bei kleineren Rechnungsvolumina ermöglicht eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk einen medienbruchfreien und effizienten digitalen Prozess.
Rechnungsinformationen
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes (kurz: E-RechV) mindestens die folgenden Informationen enthalten:
- Leitweg-ID
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer*
- Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
Die Organisation der E-Rechnung in den Bundesländern
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.
Um Sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:
Weiterführende Informationen für Rechnungssteller
Videotutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE
Broschüre für Rechnungssteller
Mit dieser Broschüre erhalten Sie einen umfangreichen Überblick zu der Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und den Möglichkeiten, wie Rechnungssteller die E-Rechnung einführen können.
Lieferanteninformationen
Dieses Informationsschreiben bietet Rechnungsstellern einen kurzen Überblick über die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung und beantwortet häufige Fragen.
Lieferanteninformation herunterladen (DE)
Leitfaden Peppol
Dieses Dokument stellt Informationen zur Nutzung des Eingangskanals Peppol für die ZRE zur Verfügung.
Bedienhilfe für die ZRE-Weboberfläche
Diese Bedienhilfe dient dazu, Lieferanten und Dienstleistern die ZRE-Weboberfläche vorzustellen. Anhand von Bildschirmausschnitten der ZRE-Weboberfläche werden die einzelnen Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung anschaulich erläutert.
Bedienhilfe für die OZG-RE-Weboberfläche
Diese Bedienhilfe dient dazu, Lieferanten und Dienstleistern die OZG-RE-Weboberfläche vorzustellen. Anhand von Bildschirmausschnitten der OZG-RE-Weboberfläche werden die einzelnen Schritte zur Erstellung einer elektronischen Rechnung anschaulich erläutert.
Übersichtslisten der Eingabefelder auf den Rechnungseingangsplattformen
Diese Übersichtslisten dienen dazu, Lieferanten und Dienstleistern einen Überblick über die in der Weberfassung der Rechnungseingangsplattformen verwendeten Felder und deren Bedeutung zu geben. Pflichtfelder sind dabei zur besseren Übersicht mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet. Die Felder werden auf den Plattformen als „BT-Felder“ bezeichnet. BT steht dabei für Business Term.
