FAQ zum Thema XRechnung

XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Nutzen Sie auch die angebotene Suchfunktion, um die Antwort auf eine konkrete Frage zu finden.

XRechnung

Welche Formate zur Erstellung einer E-Rechnung gibt es und was sind die Unterschiede?

Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus

  • der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931,
  • der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und
  • den Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes

entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den oben genannten Anforderungen entspricht.

Welcher Standard ist für die Rechnungsstellung an den Bund zu verwenden?

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen  des Bundes entspricht.

Das ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt grundsätzlich die Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes.

Wofür steht die Bezeichnung „XRechnung“?

XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Ferner koordiniert KoSIT die Weiterentwicklung von XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen. 

Weiterführende Informationen können auf der Internetseite der KoSIT abgerufen werden.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Was regelt der Standard XRechnung?

Die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Ein standardisiertes semantisches Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung und Datentypen (z. B. den Käufernamen). Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.

Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um 21 spezifische, nationale Geschäftsregeln, die auf einzelne Informationselemente und Beziehungen zwischen Informationselementen anzuwenden sind. Somit berücksichtigt der Standard die nationalen Vorgaben – wie die E-RechV – für die Rechnungsstellung. Dies wird am Beispiel des Informationselements „Käuferreferenz” im Feld „BT-10” deutlich:

  • Bei der „Käuferreferenz“ (BT-10) handelt es sich gemäß der EU-Norm um ein optionales Inhaltselement.
  • Bei der „Käuferreferenz“ (BT-10) handelt es sich gemäß Deutschem Recht um eine Pflichtangabe. Der Standard XRechnung definiert somit die „Käuferreferenz“ als ein verpflichtendes Inhaltselement, in dem die sogenannte Leitweg-ID anzugeben ist.

Der Standard XRechnung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Änderungen werden 6 Monate vor Inkrafttreten bekannt gegeben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

  • Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung Rechnungsdaten ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
  • Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das in erster Linie nur der maschinellen Lesbarkeit dient.
  • Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (sog. Visualisierungsprogramme) kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Es gibt verschiedene Standards bzw. Spezifikationen, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, bspw. der Standard XRechnung.

  • Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
  • Damit jedes Mitgliedsland den europäischen Standard EN 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische CIUS.
  • In Deutschland nennt sich die nationale Ausgestaltung des Standards XRechnung und wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund, sowie einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

Wie kann der Standard XRechnung umgesetzt werden?

Abhängig davon wie der Rechnungsausgang bisher umgesetzt ist, bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung:

Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.

Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm EN 16931 sowie zur deutschen Rechtslage zu erstellen. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.

Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut.

Wie kann ein XRechnungs-Datensatz visualisiert werden?

Der XML-Datensatz der XRechnung muss vom Rechnungsempfänger für die Weiterverarbeitung visualisiert werden. Üblicherweise wird die Visualisierung des Datensatzes innerhalb des (ERP-)Systems vorgenommen. Die KoSIT bietet ebenfalls eine entsprechende Visualsierungskomponente an. Die Komponenten zur Unterstützung der Visualisierung innerhalb eines Systems sind öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar.

Kann die Rechnung nicht systemgestützt und automatisiert verarbeitet werden, wird die Anwendung einer Visualisierungslösung empfohlen, um mögliche Fehler besser „erkennen“ zu können.

Auch Rechnungssteller/-sender benötigen im Rahmen der Prozesse im Rechnungswesen die Möglichkeit, die Originalrechnung – den XML-Datensatz – zu visualisieren. Die Funktionalität kann integriert im elektronischen Rechnungsausgangssystem vorhanden sein oder über eine dedizierte Visualisierungslösung sichergestellt werden.

Was bedeutet CIUS im Kontext XRechnung?

Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Die nationale Ausgestaltung der Richtlinie in den anderen Mitgliedstaaten der EU spezifiziert diese um lokale Vorgaben innerhalb des durch die Norm vorgegebenen Rahmens.

Was ist (die) KoSIT?

KoSIT steht für „Koordinierungsstelle für IT-Standards“.

Im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung ist die KoSIT verantwortlich für den Betrieb des Standards XRechnung und der „Extension XRechnung“.

Der XML-basierte Standard XRechnung wird von der KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts E-Rechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt.

Gemäß dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung der grundsätzlich maßgebliche Standard für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.

Hier geht es zur KoSIT.

Wer betreibt den Standard XRechnung?

Der XML-basierte Standard XRechnung, sowie die Extension XRechnung wird von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, im Auftrag des IT-Planungsrats* betrieben und besteht aus verschiedenen Komponenten, die die technische Umsetzung der E-Rechnung unterstützen. Der Standard wurde im Rahmen des Steuerungsprojekts E‑Rechnung von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt.

Gemäß dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung der grundsätzlich maßgebliche Standard für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland. Damit bildet XRechnung eine verlässliche Basis für den Austausch elektronischer Rechnungen mit deutschen Verwaltungen.

*Der IT-Planungsrat ist das zentrale Gremium für die föderale Zusammenarbeit in der Informationstechnik

ZUGFeRD

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung? / Wofür steht ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN 16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) bei ZUGFeRD 2.2.0 berücksichtigt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist.

Für weitere Informationen zu ZUGFeRD besuchen Sie gerne die Seite des FeRD.

Wird der Standard XRechnung obsolet mit dem Release von ZUGFeRD 2.2.0?

Nein.

Marktteilnehmer, die bereits ZUGFeRD im Einsatz haben, bekommen durch die Verwendung des Profils 2.2.0 XRECHNUNG die Möglichkeit, E-Rechnungen an den Bund zu stellen und müssen nicht parallel den Standard XRechnung umsetzen.

Bei der Verwendung des ZUGFeRD Profils XRECHNUNG ist jedoch zu beachten, dass dies nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat angenommen wird.

Das ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes. Rechnungssteller können somit den Standard XRechnung oder das Rechnungsformat ZUGFeRD zur Einreichung von E-Rechnungen entsprechend der E-RechV des Bundes nutzen.

Darf ich selbst entscheiden, ob ich meine E-Rechnungen im Standard XRechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung einreiche?

Ja.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E‑RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Extension XRechnung

Was ist die „Extension XRechnung“?

Zur Abdeckung branchenspezifischer Anwendungsfelder können EU-Mitgliedsstaaten das semantische Datenmodell der EN Norm 16931 mit sog. Extensions (Erweiterungen) ergänzen. Diese Möglichkeit besteht in Deutschland seit dem 01.01.2021. Die „Extension XRechnung“ ermöglicht die Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d. h. eine Rechnungsposition kann in mehrere Unterpositionen mittels sog. Sub Invoice Lines untergliedert werden. Zusätzlich können bei Verwendung der Extension zukünftig ebenfalls XML-Dateien als Anhänge in die Rechnung eingebettet werden.

Was wird unter „Sub Invoice Lines“ verstanden?

„Sub Invoice Lines“ sind eine Gruppe von Informationselementen, welche nähere Informationen über einzelne Rechnungspositionen liefern, denen sie untergeordnet sind. Hierdurch wird eine Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d.h. eine Untergliederung einer Rechnungsposition in mehrere Unterpositionen ermöglicht, um beispielsweise vertragliche Gliederungsstrukturen wie Leistungsverzeichnisse abzubilden. Ein Beispiel für den Aufbau hierarchisierter Rechnungspositionen ist nachfolgend abgebildet:

Abbildung: Beispiel für den Aufbau hierarchisierter Rechnungspositionen

Die Nutzung von „Sub Invoice Lines“ ist nur bei Verwendung der „Extension XRechnung“ möglich. Die Extension ist erstmalig seit dem 01. Januar 2021 mit der Version 2.0.0 der Spezifikation XRechnung gültig. Weitere Informationen zur „Extension XRechnung“ können Sie auf der Webseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) finden.

Für wen ist die „Extension XRechnung“ von Relevanz?

Die „Extension XRechnung“ ist durch die Erweiterungen insbesondere für das Baugewerbe von Relevanz, aber auch andere Branchen können von der Nutzung profitieren.

Mit Blick auf das Baugewerbe ist mit dem Standard XRechnung zwar bereits die Übermittlung bauspezifischer Rechnungstypen (Abschlagsrechnung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung) möglich, durch die „Extension XRechnung“ werden jedoch auch weitere branchenspezifische Anforderungen abgedeckt. So ist mit der Veröffentlichung der „Extension XRechnung“ nun ebenfalls die Einbettung von XML-Anhängen und somit von GAEB-Dateien [1] als rechnungsbegründende Unterlagen in die E-Rechnung erlaubt. Darüber hinaus können Rechnungszeilen hierarchisiert werden, sodass zukünftig mittels der „Sub Invoice Lines“ auch Leistungsverzeichnisse abgebildet werden können

[1] GAEB-Dateien basieren auf einem einheitlichen Standard, welcher für den Austausch von Informationen in der Baubranche vereinbart wurde und welcher alle Anforderungen an elektronische Prozesse bei der Durchführung von Baumaßnahmen erweitert, vereinheitlicht und verbessert (gaeb.de).

Wie kann eine „Extension XRechnung“ erstellt werden?

Ist die „Extension XRechnung“ für Sie relevant, sind die Rechnungseingangsplattformen ZRE sowie OZG-RE seit dem 01. Januar 2021 in der Lage, mit dem aktuellen Standard sowie der „Extension XRechnung“ umzugehen. Grundsätzlich sollte vor Nutzung der „Extension XRechnung“ eine bilaterale Abstimmung zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger stattfinden, um mögliche Einschränkungen von zu verwendenden Formaten auszuschließen.

Bei Nutzung der Weberfassung der Rechnungseingangsplattformen können Sie im Reiter „Rechnungspositionen“ den Button „Unterposition hinzufügen“, wie in den untenstehenden Abbildungen gezeigt, auswählen und der Rechnung weitere Unterpositionen hinzufügen oder im Reiter „Anhänge“ XML-Dateien als rechnungsbegründende Unterlagen in die Rechnung einbetten. Auf diese Weise können Sie eine „Extension XRechnung“ erstellen.

Abbildung 1: Hinzufügen von Unterrechnungspositionen (Sub Invoice Lines) in der Weberfassung der ZRE

Abbildung 2: Hinzufügen von Unterrechnungspositionen (Sub Invoice Lines) in der Weberfassung der OZG-RE

Bei Nutzung des Uploads der Rechnungseingangsplattformen können Sie fertig erstellte E-Rechnungen konform zur „Extension XRechnung“ mittels der Upload-Funktion einreichen. Bei Rückfragen zur Erstellung der E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller.

Bei Nutzung der Übertragungskanäle De-Mail/E-Mail oder Peppol können Sie fertig erstellte E-Rechnungen konform zur „Extension XRechnung“ über die Übertragungskanäle De-Mail/E-Mail oder Peppol einreichen. Bei Rückfragen zur Erstellung der E-Rechnung kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarehersteller.