FAQ zum Thema Leitweg-ID

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten rund um das Thema Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette. Sie dient dazu, bei der Übertragung elektronischer Rechnungen den Rechnungsempfänger zu identifizieren und Rechnungen an diesen zu adressieren. Sie muss auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung als Pflichtangabe übermittelt werden. Rechnungssender erhalten die Leitweg-ID von ihrem Auftraggeber.

Allgemeines zur Leitweg‑ID

Was ist die Leitweg-ID?

Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung.

Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Die Leitweg-ID setzt sich grundsätzlich aus drei Bestandteilen zusammen:

  • Grobadressierung,
  • Feinadressierung und
  • Prüfziffer.

Anhand der so genannten Grobadressierung wird unterschieden, ob der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung oder zu einem Bundesland gehört:

  • 991: Der Rechnungsempfänger ist Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan und empfängt elektronische Rechnungen über die ZRE.
  • 992: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt elektronische Rechnungen über die OZG-RE.
  • 993: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt über eine eigene Lösung (weder ZRE noch OZG-RE) elektronische Rechnungen.
Aufbau einer Leitweg-ID

Aufbau einer Leitweg-ID

Weitere Informationen zur Grobadressierung in Bundesländern finden Sie unter den Leitweg-ID Format-Spezifikationen auf der Website der KoSIT.

Wann ist eine Leitweg-ID zu verwenden und wann nicht?

Die Leitweg-ID ist auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung anzugeben. Diese stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressiert werden kann. Sie wird an öffentliche Auftraggeber vor deren Anschluss an die Rechnungseingangsplattformen vergeben. Rechnungssteller benötigen keine eigene Leitweg-ID.

Bei der Bestellung teilt der Rechnungsempfänger (Auftraggeber) dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) die Leitweg-ID mit. Die Plattformen ZRE und OZG-RE haben zudem im Rahmen der Weberfassung ein Verzeichnis der angebunden Leitweg-IDs. Bitte verwenden Sie jedoch ausschließlich die bei Auftragserteilung benannte Identifikationsnummer für eine zugehörige elektronische Rechnung.

Beantragung der Leitweg-ID

Hat jeder Rechnungsempfänger nur eine Leitweg-ID?

Ein Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung hat mindestens eine Leitweg-ID.

Die Ausgestaltung der Leitweg-ID in einer Behörde basiert auf der Organisation der internen Rechnungsbearbeitung. Behörden mit mehreren Leitweg-IDs stellen über die Angabe der entsprechenden Leitweg-IDs sicher, dass die Rechnung direkt an den zuständigen Bereich für die Bewirtschaftung adressiert wird. Es ist daher essentiell, dass stets die im Auftrag angegebene Leitweg-ID für die Rechnungsstellung verwendet wird. 

Wo erhalte ich als Rechnungsempfänger eine neue/weitere Leitweg-ID?

Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt:

  • Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über unser Kontaktformular angefragt werden.
  • Die ausgebenden Stellen für Landesbehörden können der jeweils aktuellen Ländersynopse der KoSIT entnommen werden (Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder).

Wie kann ich als Rechnungsempfänger des Bundes meine Leitweg-ID ändern?

Wenn Sie Ihre bestehende Leitweg-ID ändern wollen, erreichen Sie die zuständigen Ansprechpartner per Mail über unser Kontaktformular.

Eine Anpassung der Leitweg-ID Struktur ist prinzipiell möglich, bedingt jedoch Anpassungen von Dokumenten in Beschaffung und Einkauf zur Information von Rechnungsstellern und sollte daher gut durchdacht sein.

Probleme mit der Leitweg-ID

Was bedeutet die ZRE/OZG-RE – Fehlermeldung „Leitweg-ID ist nicht valide“?

Sollte die durch den Auftraggeber mitgeteilte Leitweg-ID nicht von der Rechnungseingangsplattform akzeptiert werden, setzen Sie sich zunächst direkt mit Ihrem Auftraggeber in Verbindung.

Sollten Sie keine gemeinsame Lösung für das Problem finden, ist das Problem durch den Auftraggeber an das ZFB zu adressieren.

An wen kann sich ein Rechnungsempfänger bei Problemen mit der Leitweg-ID wenden?

Bei Fragen oder Problemen mit der Leitweg-ID auf Bundesebene erreichen Sie die zuständigen Ansprechpartner per Mail über unser Kontaktformular.