Ja, auch komplexere Rechnungsarten wie die Baurechnung lassen sich grundsätzlich mit dem Standard XRechnung abbilden. Für die besonderen Anforderungen einer Baurechnung eignet sich insbesondere die Extension XRechnung. Bei dieser handelt es sich um eine Ergänzung des Standards XRechnung um weitere Datenfelder und Funktionalitäten.

Die Extension XRechnung erlaubt die Ausstellung von Rechnungen mit einer hierarchischen Struktur, bei der einer Position beliebige Unterpositionen („Sub invoice lines“) zugeordnet werden können. Außerdem erlaubt die Extension im Gegensatz zum Standard XRechnung die Einbettung von XML-Anhängen. Somit können die im Bauwesen häufig verwendeten GAEB-Dateien als rechnungsbegründende Unterlagen übermittelt werden. Bitte beachten Sie auch die weiteren FAQ, um nähere Informationen zur Einreichung rechnungsbegründender Unterlagen zu erhalten.

Vor der Ausstellung einer Extension ist sicherzustellen, dass der Rechnungsempfänger diese technisch verarbeiten kann. In der Weberfassung der ZRE und der OZG-RE wird automatisch eine Extension erzeugt, sobald die Funktion „Unterposition hinzufügen“ genutzt oder eine XML-Datei angehängt wird.

Bitte achten Sie bei der Ausstellung einer elektronischen Baurechnung darauf, den korrekten Funktionstyp der Rechnung („Invoice type code“, BT-3) anzugeben. Für Baurechnungen stehen folgende Funktionstypen zur Verfügung:

• 875: Abschlagsrechnung („Partial construction invoice“)
• 876: Teilschlussrechnung (“Partial final construction invoice”)
• 877: Schlussrechnung („Final construction invoice“)

Die Nutzung des korrekten Funktionstyps ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung bei den Rechnungsempfängern.

Nein, bitte verzichten Sie grundsätzlich darauf, Rechnungen in unterschiedlichen Formaten auszustellen und zu übermitteln, da dies bei den Rechnungsempfängern einen deutlich höheren Prüfaufwand bei der Zuordnung der Rechnungen auslöst. Dies kann letztendlich die Zahlung der Rechnung verzögern kann. Als Rechnungsoriginal gilt nur die erzeugte elektronische Rechnung im Dateiformat XML.

In diesem Fall wird empfohlen, eine elektronische Rechnung über die Weberfassung der Rechnungseingangsplattformen auf Basis der Rechnungsdaten zu erstellen und die ursprüngliche Rechnung in Form einer PDF-Datei oder eines Rechnungsscans als Anlage beizufügen. Sofern aus der Anlage die Details der Rechnungspositionen ersichtlich werden, kann in der auf der Plattform erstellten E-Rechnung auf eine detaillierte Angabe der Rechnungspositionen verzichtet werden. In jedem Fall müssen die Daten angegeben werden, die in der Weberfassung als Pflichtangaben gekennzeichnet sind (Pflichtangaben ergeben sich aus § 5 E-RechV).

Um Anlagen mit einer Gesamtgröße von bis zu 15 MB einzureichen, sind diese direkt in den Rechnungsdatensatz einzubetten. Hinweise zur Einbettung der Anlagen finden Sie in den FAQ zu den Plattformen ZRE bzw. OZG-RE. Bzgl. der Dateiformate erlaubt die Extension zusätzlich die Einbettung von XML-Anhängen und damit von GAEB-Dateien als rechnungsbegründende Unterlagen. Bei der direkten Erfassung auf einer der beiden Plattformen können über den Reiter „Anhänge“ XML-Dateien hochgeladen werden. Wenn Sie ein eigenes System zur Rechnungserstellung nutzen, prüfen Sie bitte beim Softwarehersteller die Unterstützung der Extension XRechnung bzw. die Einbettung von XML-Anhängen.

Bei großen Anlagen mit einer Gesamtgröße von über 15 MB und bis zu 200 MB unterscheidet sich der Versand derzeit noch darin, ob die rechnungsempfangende Einrichtung an die OZG-RE oder die ZRE angeschlossen ist.

OZG-RE

Beim Versand an eine an die OZG-RE angeschlossene Einrichtung laden Sie die Anlagen bei der Weberfassung durch einen Wechsel in den Reiter „Verweise/Große Anlagen“ hoch. Bei einer Übertragung extern erstellter Rechnungen können große Anlagen über das Verwaltungsmenü „Große Anlagen“ hochgeladen und es kann ein Link generiert werden. Dieser Link kann anschließend als Verweis in die Rechnung eingefügt werden.

Die Voraussetzungen für einen Linkverweis müssen beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden. Sollte ein Linkverweis vom Rechnungsempfänger nicht geöffnet werden können, kann eine Rechnung vom Rechnungsempfänger aufgrund mangelnder Prüfbarkeit zurückgewiesen werden.

ZRE

Eine integrierte Lösung zum Versenden großer Anlagen an Behörden, die an die ZRE angebunden sind, befindet sich aktuell in der Umsetzung. Bis zur Produktivsetzung dieser Lösung sollte der Übertragungsweg beim Versand von Anlagen mit mehr als 15 MB mit dem Rechnungsempfänger individuell abgestimmt werden. Dazu gilt es insbesondere, die folgenden Punkte zu beachten:

• Der Rechnungssteller muss die Nebenlieferung einer Anlage zur Rechnung unbedingt in der XRechnung ankündigen. Dies erfolgt durch einen Verweis auf die Internetadresse bzw. URL eines extern hinterlegten Dokuments im Datenfeld „External document location“ (BT-124). Des Weiteren hinterlegt der Rechnungssteller die Kennung der Anlage unter „Supporting document reference“ (BT-122) sowie eine mögliche Beschreibung der Anlage unter „Supporting document description“ (BT-123).
• Die Anlage muss einen Verweis auf die eingereichte E-Rechnung enthalten. Bitte verzichten Sie darauf, der Nebenlieferung einer Anlage eine Rechnung beizufügen, da als Originalrechnung ausschließlich die über die Rechnungseingangsplattform eingereichte E-Rechnung gilt.

Im Standard XRechnung ist für die Indizierung einer Freistellungsbescheinigung gegenwärtig kein Datenfeld vorgesehen. Da es sich bei der Bescheinigung um ein Bestätigungsschreiben des Finanzamts handelt, ist die Freistellungsbescheinigung als rechnungsbegründende Anlage miteinzureichen.

Neben der Leitweg-ID als Pflichtinformation im Datenfeld Käuferreferenz (BT-10) zur Identifizierung des Rechnungsempfängers sind im Baubereich häufig weitergehende Rechnungsinhalte für eine reibungslose Weiterbearbeitung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer notwendig. Insbesondere folgende Angaben werden von öffentlichen Auftraggebern bei Auftragsvergaben häufig vorgegeben und sollten bei Ausstellung einer elektronischen Rechnung berücksichtigt werden:

• Projektreferenz (BT-11)
• Vertragsreferenz (BT-12)
• Bestellreferenz (BT-13)
• Vergabereferenz oder Losnummer (BT-17)
• Abrechnungsobjekt (BT-18)
• Kontierungsvermerk (BT-19)
• Lieferantennummer (BT-29)
• Lieferdatum (BT-72)
• Beginn des Leistungszeitraums (BT-73)
• Ende des Leistungszeitraums (BT-74)

Bitte klären Sie im Vorfeld mit dem Auftraggeber, welche Informationen für die Zuordnung der Rechnung relevant sind.

Weicht der Leistungsempfänger vom Rechnungsempfänger ab, sind der vollständige Name und die Adresse des Leistungsempfängers unter den Lieferinformationen (siehe Informationselement „Delivery information“, BG-13) anzugeben. Bitte achten Sie darauf, die korrekte Leitweg-ID des Rechnungsempfängers zu verwenden.

Ergänzend wird auf die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung hingewiesen. Danach reicht für die v. g. Fallkonstellation auch eine c/o-Anschrift aus (siehe Abschnitt 14.5. Abs. 2 Satz 8 Umsatzsteuer-Anwendungserlass).

Bitte beachten Sie auch hier die ggf. bestehenden Vorgaben des Auftraggebers bzw. Rechnungsempfängers.

Die Teilnahmebedingungen bei Bauausschreibungen von Bund und Ländern sehen Preisnachlässe nur als Preisabschläge für das Gesamtangebot vor (Informationsgruppe „Document level allowances“, BG-20). Eventuelle Nachlässe auf einzelne Leistungspositionen sind in den Einheitspreisen einzurechnen.

Bei Abschlagsrechnungen im Baubereich ist in manchen Fällen ein prozentualer Leistungsstand bei noch nicht vollständig erbrachten Leistungen anzugeben, um anteilig erbrachte Leistungen kenntlich zu machen. Ein reduzierter Leistungsstand wird auf Positionsebene als kalkulatorische Menge im Feld „Invoiced quantity“ (BT-129) ausgewiesen. Auf diese Weise ist stets gewährleistet, dass verarbeitende Systeme die tatsächlich abgerechnete Menge auch als solche verarbeiten. Bitte verzichten Sie darauf, den reduzierten Leistungsstand als Nachlass (via BG-20 bzw. BG-27) in Abschlagsrechnungen auszuweisen. Weitergehende Informationen über die Berechnung der Abrechnungsmenge können bei Bedarf durch einen Textvermerk auf Positionsebene „Invoice line note“ (BT-127) nachrichtlich übermittelt werden.