Der Übertragungs­kanal: Peppol

Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden.

Das Peppol-Netzwerk für die öffentliche Beschaffung

Das Peppol-Netzwerk ist eine Entwicklung der Non-Profit Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. Hierzu zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen.

Die resultierende Effizienzsteigerung bei der Rechnungsverarbeitung kann zu einer Verbesserung der Liquidität von Lieferanten beitragen.

 

Warum Peppol als Übertragungskanal für die E-Rechnung?

Zur Übermittlung von E-Rechnungen gibt es zwei Rechnungseingangsplattformen des Bundes: Die ZRE, an die alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung zum Empfang von E-Rechnungen angebunden sind, und die OZG-RE als Angebot an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer. Neben der OZG-RE steht es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung frei eigene Lösungen zum Empfang von E-Rechnungen umzusetzen, solange diese konform mit den Anforderungen der E-RechV sind.

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an Auftraggeber, die an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE angebundenen sind, stehen Rechnungsstellern vier Optionen zur Verfügung:

  • Versand über das Peppol-Netzwerk
  • Versand per E-Mail
  • Upload an der Weboberfläche
  • Manuelle Eingabe an der Weboberfläche

Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) und den Massenexport von E-Rechnungen ermöglichen kann.

 

3 Wege zur Übermittlung von E-Rechnung via Peppol

Sollten Sie sich für die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol entscheiden, gibt es drei verschiedene Optionen, Peppol zu nutzen:

1. Die Nutzung des Webservice via Peppol des Bundes

Der Webservice des Bundes ist ein kostenloses Angebot an Rechnungssteller zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE via Peppol. Wenn Sie den Webservice des Bundes mitnutzen möchten, stellen Sie gerne eine formlose Anfrage an support@nortal.com um das Starterpaket zu erhalten. Für die Anbindung an den Webservice selbst, bedarf es der Kontaktaufnahme zu Ihrer IT- Abteilung bzw. ihres technischen Dienstleisters. Die Nutzung ist nach der Anbindung für Rechnungsbearbeiter unkompliziert und kostenlos aus den eigenen Systemen heraus möglich.

Vorteile Nachteile
  • Kostenlose Mitnutzung für den Versand von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE möglich.
  • Unkomplizierte Bedienung der Schnittstelle zum Webservice aus den eigenen Systemen heraus.
  • Abhängigkeit von der Umsetzung und den Funktionalitäten des Webservice.
  • Es sind nur E-Rechnungen in der aktuellen Version des Standards XRechnung übermittelbar.
  • Die E-Rechnungseinreichung kann nur ausschließlich an die ZRE und OZG-RE erfolgen.
2. Die Nutzung eines bestehenden Peppol-Service-Providers

Ein verifizierter Peppol-Service-Provider stellt Ihnen einen Webservice zur Verfügung. Unter Peppol.eu finden Sie eine Liste von Peppol-Service-Providern, bei denen Sie sich ein Angebot einholen können.

Vorteile Nachteile
  • Sie sind in der Nutzung von Peppol flexibel:
    • Es können auch andere Dokumente als E-Rechnungen über Peppol ausgetauscht werden.
    • Es können nicht nur ZRE und OZG-RE adressiert werden, sondern auch andere angebundene Systeme.
  • Der Aufbau eines eigenen Access Points ist nicht notwendig, dadurch wird die Komplexität der eigenen IT-Infrastruktur nicht durch einen zusätzlichen Peppol Access Point erhöht.
  • Vermeidung unvorhergesehener Kosten: Kostenkontrolle bei Vertragsschließung mit einem Peppol-Service-Provider.
  • Es ist keine zusätzliche kostenpflichtige OpenPeppol Mitgliedschaft nötig.
  • Gewährleistung der Verfügbarkeit des Netzwerks durch den Service-Provider.
  • Verschiedene Wettbewerber stehen zur Auswahl: Sie können das für Sie passende Angebot auswählen.
  • Sie sind an die Kosten und Technologien Ihres Peppol-Service-Providers gebunden.

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3. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPeppol und der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points

 

Vorteile Nachteile
  • Unabhängigkeit: Sie sind über die Erfüllung zwingender Anforderungen hinaus unabhängig in der Umsetzung Ihres Peppol Access Points.
  • Sie haben die Kontrolle darüber, dass sich der Peppol Access Point bestmöglich in die bestehende IT-Landschaft einfügt.
  • Sie können den Vertrieb Ihres Access Points als Einnahmequelle nutzen.
  • Als Mitglied in OpenPeppol haben Sie direkten Einfluss auf die technische und organisatorische Zukunft von Peppol
  • Sie tragen Kosten:
    • Mitgliedschaft bei OpenPeppol
    • Aufbau des Peppol Access Points
    • Betrieb des Peppol Access Points
    • Und mögliche weitere Kosten

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Vorteile durch Peppol

Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) konzipiert.

Automatisierung in der Rechnungsstellung schafft zusätzliche Vorteile für Lieferanten:

Effizienz

Für den Rechnungsbearbeiter ist die Übertragung via Peppol die am leichtesten zu bedienende Option für den elektronischen Rechnungsversand, da Peppol direkt via Schnittstelle an das ERP-System angebunden wird. Ist die technische Anbindung einmal erfolgt, können Rechnungen über nur wenige Klicks im eigenen ERP-System versendet werden.

Peppol erlaubt eine medienbruchfreie und unkomplizierte Abwicklung ohne Systemwechsel (machine-to-machine) bei der elektronischen Rechnungsstellung. Ebenso ist es möglich eine große Menge E-Rechnungen zu versenden, sogenannte Massenexporte.

Qualität

Bei der Übertragung via Peppol werden Bedienfehler reduziert und die Transparenz über den Prozess der Rechnungsstellung erhöht.

Sicherheit

Peppol gewährt höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung des Datenschutzes beim Versand von Dokumenten.

Standardisierung für die grenzübergreifende Interoperabilität in Beschaffungs- und Vergabeverfahren

Durch die Einführung einheitlicher und verpflichtender Standards für alle Teilnehmer im Peppol-Netzwerk wird der Dokumentenaustausch aus verschiedenen Systemen erheblich erleichtert.

Peppol verpflichtet zu Standards für den elektronischen Dokumentenaustausch, sogenannte Peppol Business Interoperability Specifications, kurz BIS.

Technische Details zum elektronischen Rechnungsversand via Peppol

Standardkonforme E-Rechnungen

Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Ihr ERP-System muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß diesen Vorgaben zu erstellen. Den Betrieb und die Pflege des Standards XRechnung gewährleistet die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Weiterhin stellt sie ein Prüftool (KoSIT Validator) zur Verfügung, das E-Rechnungen auf formale Richtigkeit überprüft. Das Tool können Sie nutzen, um Ihre E-Rechnungen vor dem Versand zu kontrollieren und so eine mögliche Abweisung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE zu vermeiden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der KoSIT.

Peppol mit Schnittstelle zu Ihren Systemen

Die Mitnutzung von Peppol gestaltet sich besonders einfach, wenn Ihr ERP-System Peppol direkt mittels einer Schnittstelle bedienen kann. Hierzu bietet sich die Umsetzung zusammen mit einem Peppol-Service-Provider an. Dieser nimmt auch, falls notwendig, Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk vor, sodass Sie Ihre persönliche Peppol-Sender-ID einsetzen können.

Alternativ können Sie den Webservice des Bundes nutzen, oder eine eigene Infrastruktur zur Nutzung von Peppol aufbauen. Näheres dazu finden Sie im FAQ-Bereich zum Thema Peppol.

Adressierung per Peppol-Participant-ID

Der Peppol Participant Identifier (Peppol-Participant-ID) dient im Peppol-Netzwerk dazu einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren, vergleichbar mit einer Umsatzsteuer-ID oder einer IBAN beim Online-Banking.

Dabei wird zwischen der Sender-ID (Rechnungssteller) und der Receiver-ID (Rechnungsempfänger) unterschieden.

Um E-Rechnungen via Peppol zu übermitteln, benötigen Sie als Adressierung die eindeutige Peppol-Receiver-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers. Sie setzt sich in der Bundesverwaltung grundsätzlich aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID Ihres Auftraggebers (Rechnungsempfängers) zusammen. Die Leitweg-ID erhalten Sie bei der Vergabe in den Vertragsunterlagen oder auf Nachfrage von Ihrem Auftraggeber.

An der Leitweg-ID kann man erkennen, ob ein Rechnungsempfänger E-Rechnungen über die ZRE oder OZG-RE empfängt. Wird das Präfix 991- verwendet, ist der Rechnungsempfänger an der ZRE angebunden, lautet das Präfix 992, ist der Auftraggeber an die OZG-RE angebunden.

Den Aufbau der Peppol-Participant-IDs können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Präfix Schema Peppol-Participant-ID  Zielgruppe
0204 Leitweg-ID 0204:Leitweg-ID Rechnungsempfänger
9930 Umsatzsteuer-ID 9930:Umsatzsteuer-ID Rechnungssteller
0088 Global Location Number 0088:GLN Rechnungssteller

Wichtig: Wenn Sie E-Rechnungen via Peppol versenden, adressieren Sie diese im BIS Dokument (Business Interoperability Specification). Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Hier wird die Peppol-Reiceiver-ID an den Rechnungsempfänger eingetragen. In der E-Rechnung selbst muss allerdings die Leitweg-ID eingetragen werden, andernfalls wird die E-Rechnung an der ZRE und OZG-RE abgewiesen.

Übermittlung Ihrer E-Rechnung

Zum Übermitteln von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung wird unabhängig vom gewählten Übertragungskanal aktuell die Registrierung an der adressierten Rechnungseingangsplattform des Bundes in den jeweiligen Nutzungsbedingungen vorausgesetzt.

Die Registrierung an der ZRE und OZG-RE ist kostenlos. Sie können entweder an der Leitweg-ID sehen, welche Plattform adressiert wird oder diese Information bei Ihrem Auftraggeber abfragen.

Alternativ bieten wir auch eine Übersicht über die an die ZRE und OZG-RE angebundene Einrichtungen. Die Listung ist allerdings freiwillig, daher können vereinzelt Einrichtungen fehlen.

Weiterführende Informationen

Weitere Informtionen zum Übertragungskanal Peppol finden Sie in unserer FAQ-Section zum Thema Peppol. Desweiteren finden Sie in unserer Mediathek Erklärvideos zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes. Bei spezifischen Fragen nutzen Sie gerne das Kontaktformular oder die Supporthotline.