Peppol (ursprünglich für “Pan-European Public Procurement OnLine“) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden.
Das Peppol-Netzwerk ist eine Entwicklung der Non-Profit Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. Hierzu zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen.
Die resultierende Effizienzsteigerung bei der Rechnungsverarbeitung kann zu einer Verbesserung der Liquidität von Lieferanten beitragen.
Zur Übermittlung von E-Rechnungen gibt es eine Rechnungseingangsplattform des Bundes: Die OZG-RE, an die alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung angebunden sind sowie als Angebot an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer. Neben der OZG-RE steht es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung frei eigene Lösungen zum Empfang von E-Rechnungen umzusetzen, solange diese konform mit den Anforderungen der E-RechV (nicht barrierefrei) [PDF, 46 KB] sind.
Zur Übermittlung von E-Rechnungen an Auftraggeber, die an die Rechnungseingangsplattform OZG-RE angebundenen sind, stehen Rechnungsstellern vier Optionen zur Verfügung:
Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) -Kommunikation und den Massenexport von E-Rechnungen ermöglichen kann.
Sollten Sie sich für die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol entscheiden, gibt es zwei verschiedene Optionen, Peppol zu nutzen:
Ein verifizierter Peppol-Service-Provider stellt Ihnen einen Webservice zur Verfügung. Unter peppol.org finden Sie eine Liste von Peppol-Service-Providern, bei denen Sie sich ein Angebot einholen können.
Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) konzipiert.
Automatisierung in der Rechnungsstellung schafft zusätzliche Vorteile für Lieferanten:
Für den Rechnungsbearbeiter ist die Übertragung via Peppol die am leichtesten zu bedienende Option für den elektronischen Rechnungsversand, da Peppol direkt via Schnittstelle an das ERP-System angebunden wird. Ist die technische Anbindung einmal erfolgt, können Rechnungen über nur wenige Klicks im eigenen ERP-System versendet werden.
Peppol erlaubt eine medienbruchfreie und unkomplizierte Abwicklung ohne Systemwechsel (Maschine-zu-Maschine) bei der elektronischen Rechnungsstellung. Ebenso ist es möglich eine große Menge E-Rechnungen zu versenden, sogenannte Massenexporte.
Bei der Übertragung via Peppol werden Bedienfehler reduziert und die Transparenz über den Prozess der Rechnungsstellung erhöht.
Peppol gewährt höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung des Datenschutzes beim Versand von Dokumenten.
Durch die Einführung einheitlicher und verpflichtender Standards für alle Teilnehmer im Peppol-Netzwerk wird der Dokumentenaustausch aus verschiedenen Systemen erheblich erleichtert.
Peppol verpflichtet zu Standards für den elektronischen Dokumentenaustausch, sogenannte Peppol Business Interoperability Specifications, kurz BIS.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform des Bundes entspricht. Ihr ERP-System muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß diesen Vorgaben zu erstellen. Den Betrieb und die Pflege des Standards XRechnung gewährleistet die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Weiterhin stellt sie ein Prüftool (KoSIT Validator) zur Verfügung, das E-Rechnungen auf formale Richtigkeit überprüft. Das Tool können Sie nutzen, um Ihre E-Rechnungen vor dem Versand zu kontrollieren und so eine mögliche Abweisung an der Rechnungseingangsplattform des Bundes OZG-RE zu vermeiden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der KoSIT.
Die Mitnutzung von Peppol gestaltet sich besonders einfach, wenn Ihr ERP-System Peppol direkt mittels einer Schnittstelle bedienen kann. Hierzu bietet sich die Umsetzung zusammen mit einem Peppol-Service-Provider an. Dieser nimmt auch, falls notwendig, Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk vor, sodass Sie Ihre persönliche Peppol-Sender-ID einsetzen können.
Alternativ können Sie eine eigene Infrastruktur zur Nutzung von Peppol aufbauen. Näheres dazu finden Sie im FAQ-Bereich zum Thema Peppol.
Der Peppol Participant Identifier (Peppol-Participant-ID) dient im Peppol-Netzwerk dazu einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren, vergleichbar mit einer Umsatzsteuer-ID oder einer IBAN beim Online-Banking.
Dabei wird zwischen der Sender-ID (Rechnungssteller) und der Receiver-ID (Rechnungsempfänger) unterschieden.
Um E-Rechnungen via Peppol zu übermitteln, benötigen Sie als Adressierung die eindeutige Peppol-Receiver-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers. Sie setzt sich in der Bundesverwaltung grundsätzlich aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID Ihres Auftraggebers (Rechnungsempfängers) zusammen. Die Leitweg-ID erhalten Sie bei der Vergabe in den Vertragsunterlagen oder auf Nachfrage von Ihrem Auftraggeber.
Den Aufbau der Peppol-Participant-IDs können Sie der untenstehenden Liste entnehmen.
Wichtig: Wenn Sie E-Rechnungen via Peppol versenden, adressieren Sie diese im BIS Dokument (Business Interoperability Specification). Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Hier wird die Peppol-Reiceiver-ID an den Rechnungsempfänger eingetragen. In der E-Rechnung selbst muss allerdings die Leitweg-ID eingetragen werden, andernfalls wird die E-Rechnung an der OZG-RE abgewiesen.
Zum Übermitteln von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung wird unabhängig vom gewählten Übertragungskanal aktuell die Registrierung an der Rechnungseingangsplattform des Bundes in den jeweiligen Nutzungsbedingungen vorausgesetzt.
Die Registrierung an der OZG-RE ist kostenlos. Sie können an der Leitweg-ID sehen, dass die Plattform OZG-RE adressiert wird oder diese Information bei Ihrem Auftraggeber abfragen.
Alternativ bieten wir auch eine Übersicht über die an die OZG-RE angebundene Einrichtungen. Die Listung ist allerdings freiwillig, daher können vereinzelt Einrichtungen fehlen.
Weitere Informationen zum Übertragungskanal Peppol finden Sie in unserer FAQ-Section zum Thema Peppol. Desweiteren finden Sie in unserer Mediathek Erklärvideos zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes. Bei spezifischen Fragen nutzen Sie gerne das Kontaktformular oder die Supporthotline.
Hier erhalten Sie weiterführende Informationen rund um das Thema E‑Rechnung in der Bundesverwaltung.
