FAQ zum Thema E-Rechnung

Hier finden Sie hilfreiche Fragen und Antworten zum Thema E-Rechnung. Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Die E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Allgemeines zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

  • elektronisch übermittelt
  • elektronisch empfangen
  • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Muss ich meine Rechnungen elektronisch an den Bund stellen?

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung der Auftragnehmer zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund seit dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

  • Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro (Auftragswert) gestellt werden.
  • Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 unterfallen (geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland).
  • Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
  • Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

Dokument herunterladen E-Rechnungsverordnung (E-RechV) herunterladen

Wie ist die E-Rechnung in Bund und Bundesländern organisiert?

Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Um sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt: Die E-Rechnung in den Bundesländern.

    Wie kommt meine E-Rechnung zum richtigen Empfänger?

    Zur Einreichung von E-Rechnungen sind die nachfolgenden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu nutzen.

    • Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane des Bundes werden ausschließlich über die ZRE des Bundes eingereicht.
    • Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (und an kooperierende Bundesländer) werden über die OZG-RE eingereicht.
      Hinweis: Öffentliche Auftraggeber der mittelbaren Bundesverwaltung sind nicht zur Nutzung der OZG-RE verpflichtet, weshalb es in Einzelfällen auch Eigenlösungen neben der OZG-RE geben kann. Die Auftraggeber informieren Ihre Rechnungssteller über die zu verwendenden Rechnungseingänge.

    Genauere Informationen, zum Beispiel welche Plattform für Sie zur Verfügung steht, erhalten Sie über den zugrunde liegenden Auftrag oder natürlich direkt beim Rechnungsempfänger.

    Darüber hinaus bieten wir auf der Webseite eine Übersicht der an die beiden Plattformen angebundenen öffentlichen Auftraggeber an (Bereich „Rechnungssteller – Allgemeines zur E-Rechnung“). Dies ersetzt nicht die bilaterale Kommunikation mit Ihrem Auftraggeber zur Bereitstellung von weiteren Informationen wie bspw. Leitweg-IDs.

    Die beiden zentralen Plattformen setzen eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle für die Übermittlung der Rechnung voraus. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die massentauglichen Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie den für Sie am besten passenden Übertragungsweg identifizieren.

    Dokument herunterladen Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen

    Können E-Rechnungen direkt in einem ERP-System erzeugt werden?

    Abhängig davon, welches ERP-System Sie im Einsatz haben, ist die Erstellung einer E-Rechnung aus dem Rechnungsausgangssystem möglich. Kontaktieren Sie im Zweifel den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung vorzugsweise im Standard XRechnung unterstützt wird.

    Muss ich ein spezielles Programm zur Erstellung von E-Rechnungen benutzen?

    Nein, es wird dazu kein spezielles Programm benötigt. Zur Erstellung einer elektronischen Rechnung an die Behörden der Bundesverwaltung gibt es mehrere Möglichkeiten, insbesondere:

    • Nutzung eines (ERP-) Systems oder Dienstleisters
      Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.
      Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm zu erstellen.
    • Nutzung der Weberfassung der ZRE/OZG-RE
      Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut. Auf beiden Plattformen stellt der Bund Funktionen zur manuellen Erfassung von Rechnungen zur Verfügung. Bei der ZRE können auch Vorlagen erstellt und zur späteren Weiter- bzw. Wiederverwendung heruntergeladen werden.

    Sind steuerbefreite Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen?

    Nein, steuerbefreite Rechnungen sind nicht pauschal von der E-Rechnungspflicht ausgeschlossen und sollten in elektronischer Form eingereicht werden.

    Rechnungsinhalte und formale Anforderungen

    Welche inhaltlichen Anforderungen müssen zur Erstellung einer E-Rechnung beachtet werden?

    Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

    • Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
    • Zahlungsbedingungen (Fälligkeitsdatum oder Textbeschreibung der Bedingung)
    • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
    • E-Mail- bzw. De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
    Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes Einzutragen in folgenden Elementen einer XRechnung (vgl. XRechnung V 2.2.0)
    Leitweg-ID BT-10
    BT = Business Term bzw. Informationselement
    Bankverbindung Bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis 86)
    Bei Lastschrift: BG-19 (BT-89 bis 91)
    Zahlungsbedingungen BT-9 oder BT-20
    E-Mail oder De-Mail-Adresse BT-43
    Lieferantennummer* BT-29
    Bestellnummer* BT-13

    * Pflichtinformationen, sofern bei Beauftragung übermittelt

    Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Weitere Informationen zum Standard XRechnung finden Sie im FAQ Bereich zum Thema XRechnung.

      Welche formalen Anforderungen müssen zur Erstellung einer E-Rechnung beachtet werden?

      Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

      Das ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes.
      Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.

      Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail separat versandt werden. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie „xml“ bei Anwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattformen bekannt gegeben. Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).

      Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der KoSIT.

      Kann ich eine PDF als E-Rechnung versenden?

      Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

      Wie können Angaben zu Skonto in der E-Rechnung erfasst werden?

      Bei der Erzeugung einer E-Rechnung hat der Rechnungssteller die Möglichkeit dem Rechnungsempfänger einen Skonto (Preisnachlass) auf frühzeitige Zahlung innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Rechnungserstellung zu gewähren.

      Anleitungen zur Angabe von Skonti je Eingangskanal:

      Weberfassung:
      Hier finden Sie eine ausführliche Anwendungsanleitung zur Angabe von Skonti in der manuellen Weberfassung der ZRE und OZG-RE.

      Beispiel: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig. Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen (Skontofrist) wird ein Skonto in Höhe von 2 % (Skontobetrag) vom fälligen Rechnungsbetrag gewährt. 

      Dokument Skonto Weberfassung herunterladen Dokument Skonto Weberfassung herunterladen

      Upload: 
      Hier finden Sie eine ausführliche Anwendungsanleitung zur Angabe von Skonti bei der Nutzung des Übertragungskanals Upload der ZRE und OZG-RE.

      Dokument Skonto Upload herunterladen Dokument Skonto Upload herunterladen

      E-Mail/De-Mail:
      Für die Nutzung der Übertragungskanäle De-Mail/E-Mail muss die fertig erstellte E-Rechnung (XML-Datei) dieselben Anforderungen hinsichtlich Skontoangaben erfüllen, wie es im Absatz zur Nutzung des Übertragungskanals der Rechnungseingangsplattformen beschrieben ist (siehe Absatz „Upload“).

      Peppol:
      Für die Nutzung des Übertragungskanals Peppol muss die fertig erstellte E-Rechnung (XML-Datei) dieselben Anforderungen hinsichtlich Skontoangaben erfüllen, wie es im Absatz zur Nutzung des Uploadkanals der Rechnungseingangsplattformen beschrieben ist (siehe Absatz „Upload“).

      Wie können Angaben zu Verzugszinsen in der E-Rechnung erfasst werden?

      Bei der Erzeugung einer E-Rechnung hat der Rechnungssteller die Möglichkeit, dem Rechnungsempfänger Verzugszinsen zu berechnen, sollte der Rechnungsempfänger die Rechnung nicht fristgerecht zahlen.

      Ein Zahlungsverzug tritt u. a. dann ein, wenn der in der Rechnung genannte Zahlungstermin (es gilt das Kalenderdatum) überschritten oder die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung beglichen wurde. Der Verzug beginnt mit dem ersten Tag nach Überschreiten der Zahlungsfrist und endet am Tag der Zahlungsbegleichung. Die Geldschuld ist für jeden Tag während des Verzuges zu verzinsen.

      Anleitungen zur Angabe von Verzugszinsen je Eingangskanal: 

      Weberfassung:
      Hier finden Sie eine ausführliche Anwendungsanleitung zur Angabe von Skonti in der manuellen Weberfassung der ZRE und OZG-RE.

      Die Zahlungsbedingung kann hierbei zum Beispiel lauten: Die Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig. Bei einem Zahlungsverzug von 10 Tagen (Verzugsfrist) wird ein Verzugszins in Höhe von 5% (Verzugszinssatz) auf den fälligen Betrag der Rechnung fällig. 

      Dokument Verzug Weberfassung herunterladen Dokument Verzug Weberfassung herunterladen

      Upload:
      Hier finden Sie eine ausführliche Anwendungsanleitung zur Angabe von Skonti in der manuellen Weberfassung der ZRE und OZG-RE.

      Dokument Verzug Upload herunterladen Dokument Verzug Upload herunterladen

      E-Mail/De-Mail:
      Für die Nutzung der Übertragungskanäle De-Mail/E-Mail muss die fertig erstellte E-Rechnung (XML-Datei) dieselben Anforderungen hinsichtlich Verzugsangaben erfüllen, wie es im Absatz zur Nutzung des Uploads der Rechnungseingangsplattformen beschrieben ist (siehe Absatz “Upload“).

      Peppol:
      Für die Nutzung der Übertragungskanäle Peppol muss die fertig erstellte E-Rechnung (XML-Datei) dieselben Anforderungen hinsichtlich Verzugsangaben erfüllen, wie es im Absatz zur Nutzung des Uploads der Rechnungseingangsplattformen beschrieben ist (siehe Absatz „Upload“).

      Wie kann ich andere Umsatzsteuersätze bei der Erstellung einer E-Rechnung auswählen?

      Bitte wählen Sie bei der Eingabe des Umsatzsteuersatzes in Feld BT-151 die Ausprägung „Freie Eingabe“. Den alternativen Umsatzsteuersatz können Sie im Feld BT-152 händisch eintragen.

      Ist eine Abbildung von Unterpositionen in der Syntax UN/CEFACT möglich?

      Eine Abbildung von Unterpositionen in der Syntax UN/CEFACT ist derzeit nicht möglich.

      Wie kann die Steuer auf Altteile in einer elektronischen Rechnung abgebildet werden?

      Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

      Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

      • elektronisch übermittelt
      • elektronisch empfangen
      • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

      Wie sind Gutschriften und Rechnungskorrekturen anzugeben?

      Im Bereich der Rechnungserstellung kann es notwendig sein, unterschiedliche Formen einer Gutschrift beziehungsweise einer Rechnungskorrektur auszuweisen. Die elektronische Rechnung erleichtert die Interpretation der enthaltenen Rechnungsdaten bereits durch Auswertung des Rechnungstyps im Feld BT-3:

      Anlass Rechnungstyp Code in BT-3 Anmerkungen
      Eine bereits übermittelte Rechnung muss korrigiert oder storniert werden. Hierzu wird eine Gutschrift ausgesprochen. Rechnungsberichtigung „384“ (corrected invoice) Eine Referenz auf die zu korrigierende Rechnungsgrundlage ist anzugeben (PRECEDING INVOICE REFERENCE, BG-3).
      Dem Rechnungssteller wird unabhängig von vorhergehenden Rechnungen eine Gutschrift oder ein Gutschein zugeschrieben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn ein bestimmter Kunde in einem bestimmten Zeitraum ein gewisses Umsatzvolumen erzielt hat, was nun zur Erstattung oder Gutschrift führt. Kaufmännische Gutschrift „381“ (credit note) In diesem Fall sollte der Rechnungsbetrag kein zusätzliches negatives Vorzeichen tragen.
      Der Leistungsempfänger erstellt eine Gutschrift gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Umsatzsteuergesetz, bei der es sich um die Abrechnung einer Lieferung oder Leistung handelt. Vom Leistungsempfänger selbst erstellte Gutschrift  „389“ (self billed invoice)

      Wie sollen bereits geleistete Zahlungen in der E-Rechnung abgebildet werden?

      Bereits geleistete Zahlungen müssen aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersatz und Betrag ausgewiesen werden. Bitte geben Sie dazu den Gesamtbruttobetrag aller bisher geleisteten Zahlungen in das Feld „Gezahlter Betrag“ (BT-113) ein. Fügen Sie bitte zudem eine detaillierte Aufschlüsselung über die gezahlten Beträge in den rechnungsbegründenden Anlagen bei.

        Hilfestellung bei Fehlermeldungen

        Meine E-Rechnung wurde zurückgewiesen, was kann ich tun?

        Eine E-Rechnung wird entweder durch die Rechnungseingangsplattform aufgrund formal-rechnerischer Fehler oder vom Rechnungsempfänger wegen inhaltlicher bzw. sachlicher Fehler zurückgewiesen.

        Vorgehen bei formalen Fehlern:

        • Wenn Sie den Übertragungskanal „Weberfassung“ (manuelle Rechnungserfassung über die Plattform) oder „Upload“ (manuelles Hochladen von erstellten E-Rechnungen auf der Plattform) nutzen, können Sie Ihre E-Rechnung direkt auf der Plattform validieren lassen. Ihnen wird ein Prüfbericht mit den formalen Fehlern noch vor dem Versand angezeigt.
        • Nutzen Sie einen anderen Übertragungskanal und stellen eine Zurückweisung Ihrer E-Rechnung durch die Rechnungseingangsplattform fest, finden Sie auf beiden Plattformen in der Rechnungsübersicht ein Lupensymbol. Dieses führt zu den Detailergebnissen der formalen Rechnungsprüfung der betreffenden E-Rechnung.
        • Erstellen Sie eine neue E-Rechnung und korrigieren Sie die angezeigten formalen Fehler vor der Übertragung.

        Vorgehen bei rechnerischen bzw. sachlichen Fehlern:

        • Wird Ihre E-Rechnung durch den Empfänger zurückgewiesen, liegt vermutlich ein inhaltlicher Fehler nach rechnerischer bzw. sachlicher Prüfung in den angegebenen Rechnungsdaten vor.
        • Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Bemerkung zur Begründung der Zurückweisung zu hinterlassen.
        • Sollte keine Begründung vorhanden sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung gründlich und kontaktieren Sie im Zweifel den Rechnungsempfänger.
        • Übermitteln Sie die korrigierte E-Rechnung erneut.

        Bei der Erstellung einer E-Rechnung erhalte ich den Fehlercode BR-CO-9 oder BR-CO-26. Was kann ich tun?

        Sollten Sie einen der genannten Fehlercodes erhalten, liegt ein Fehler bei der Eingabe der Steuernummer vor. Bitte prüfen Sie Ihre Eingaben in BT-31, BT-32, BT-48 (USt-ID des Käufers) und BT-63. Es muss mindestens eines der Felder BT-31 (USt-ID des Verkäufers), BT-32 (Steuernummer des Verkäufers) oder BT-63 (USt-ID des Steuervertreters des Verkäufers) ausgefüllt sein.