Was Behörden über die E‑Rechnung wissen müssen
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller dazu verpflichtet, Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes (Auftraggeber) mittels Rechnung in elektronischer Form, kurz: als E-Rechnung, abzurechnen (vgl. § 3 E-Rechnungsverordnung, E-RechV).
- Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen auf Bundesebene die Rechnungseingangsplattformen des Bundes zur Verfügung. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen an der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Eine Vielzahl von Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung empfängt E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Bundes (OZG-RE).
- In diesem Kontext ist für Behörden die Wissensvermittlung an Ihre Lieferanten von hoher Bedeutung. Denn nur so können beide Parteien von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
- Mittels der sogenannten „Lieferantenansprache“ stellen Behörden sicher, dass Ihre Dienstleister und Lieferanten alle notwendigen Informationen für die elektronische Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 erhalten.
Dokumente zur Lieferantenansprache ›
So können Behörden und Zuwendungsempfänger auf die OZG-RE zugreifen
Zum Empfang von E-Rechnungen steht grundsätzlich allen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung sowie Zuwendungsempfängern die Anbindung an die Rechnungseingangsplattform OZG-RE offen.
Stellen Sie zuerst eine formlose Anfrage zur Anbindung an die OZG-RE an das zentrale E- Rechnungspostfach der Maßnahme E-Rechnung unter erechnung.bund@nortal.com. Sie erhalten über dieses Postfach alle notwendigen Hilfsmittel und Anweisungen, um den Anbindungsprozess zu durchlaufen.
Für eine reibungslose und zügige Bearbeitung Ihres Anliegens bitten wir Sie, den untenstehenden Prozess entsprechend der dargestellten Schritte zu durchlaufen. Es werden Ihnen Unterlagen wie Prüfleitfäden und Checklisten zur Verfügung gestellt, die Sie bei der Umsetzung notwendiger Aktivitäten zur Anbindung an die OZG-RE unterstützen.
Bei Rückfragen oder Unklarheiten steht Ihnen während des gesamten Prozesses das oben genannte zentrale E-Rechnungspostfach zur Verfügung.
1. Anfrage an das zentrale E‑Rechnungspostfach
Stellen Sie zuerst eine formlose Anfrage an erechnung.bund@nortal.com
2. Erhalt der Prüfleitfäden
- Prüfleitfaden zum Anwendungsbereich der E-RechV
- Prüfleitfaden zur Mitnutzung der OZG-RE
3. Eigenständige Prüfung
- Prüfen Sie, ob Ihre Einrichtung die Verpflichtung der E-RechV erfüllen muss.
- Prüfen Sie, ob in Ihrer Einrichtung die Voraussetzungen für eine Mitnutzung der OZG-RE vorliegen.
4. Rückmeldung des Ergebnisses der Prüfung an das zentrale E‑Rechnungspostfach
Senden Sie das Prüfergebnis an erechnung.bund@nortal.com
5. Erhalt des Starterpakets
Bei positivem Ergebnis der Prüfung wird Ihnen das Starterpaket zugesandt. Dieses enthält alle notwendigen Vertragsunterlagen, die für die Anbindung an die OZG-RE notwendig sind.
6. Bearbeitung des Starterpakets mithilfe der mitgelieferten Checkliste
- Ausfüllen, Zeichnung und Versand der Verwaltungsvereinbarung inklusive der Anlage 6 in jeweils zweifacher Ausführung an das BMI
- Eigenständige Bearbeitung aller weiteren auszuführenden Schritte entsprechend der Checkliste
7. Die Unterlagen werden durch das BMI geprüft und gegengezeichnet.
Sobald das BMI die Zeichnung der Verwaltungsvereinbarung gegenüber der Bundesdruckerei bestätigt, legt diese Sie daraufhin als Nutzer in der OZG-RE Plattform an und stellt Ihnen Informationen zur Verfügung.
8. Anbindung an OZG-RE erfolgt
Die Organisation der E‑Rechnung in den Bundesländern
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes regelt den Rechnungsaustausch zwischen der Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.
Um Sie bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesländer zu unterstützen, haben wir Ihnen einige hilfreiche Informationen zusammengestellt:
Wie können wir als Behörde unseren Zulieferern helfen?
Damit Sie als Rechnungsempfänger Ihre Zulieferer bestmöglich bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen, finden Sie hier verschiedenste Informationsmaterialien, die Sie nutzen können:
Musteranschreiben Rechnungssteller für neue Lieferanten anfragen
Dieses Dokument enthält ein Musteranschreiben zur Information über die elektronische Rechnungsstellung für neue Lieferanten.
Textbausteine Behördenwebseite für die Lieferantenkommunikation anfragen
Dieses Dokument enthält Textbausteine für die Bereitstellung von Informationen zur E-Rechnung an Lieferanten auf Ihrer behördeneigenen Webseite.
Informationspaket zur Lieferantenkommunikation anfragen
Das Informationspaket zur Lieferantenkommunikation besteht aus neun aufeinander abgestimmten Dokumenten und verfolgt das Ziel, Lieferanten mit den wichtigsten Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung zu versorgen.
Daneben können Sie Ihre Lieferanten auf die Informationsseiten für Rechnungssteller, oder der Seite zur E-Rechnung des Bundesministeriums des Innern und für Heimat verweisen.
Weiterführende Informationen für Behörden
In der Mediathek finden Sie ausführliche Informationen zum Download rund um die elektronische Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung, Erklärvideos zur Nutzung des Peppol-Netzwerkes und Videotutorials zur Nutzung der Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE. Bei spezifischen Fragen nutzen Sie gerne das Kontaktformular oder die Supporthotline.