Glossar
Peppol Access Points verbinden Nutzer mit dem Peppol-Netzwerk und ermöglichen den Austausch von elektronischen Dokumenten, bspw. E-Rechnungen. Für Rechnungssender gibt es drei Möglichkeiten, sich an einen Access Point anzuschließen: Nutzung eines bereits existierenden Access Points eines Peppol Service Providers, Nutzung des vorhandenen Access Points der Bundesverwaltung oder Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points.
Anlagen bzw. rechnungsbegründende Unterlagen begründen den Zweck und Anlass der Rechnung. Sie sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal. Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattform. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie der Dateityp „xml” bei Verwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten.
Ein öffentlicher Auftrag durch eine Behörde ist die Basis für die Einreichung einer E-Rechnung. Ein öffentlicher Auftrag enthält unter anderem Angaben darüber, wie Sie die E-Rechnung einreichen können.
Die Art der Rechnungsstellung richtet sich grundsätzlich nach dem Zielland. Ausländische Rechnungssteller, die unter § 14 BGB fallen und im Rahmen öffentlicher Aufträge im Sinne des § 1 E-RechV für die Bundesverwaltung in Deutschland erbringen, sind grundsätzlich zur Stellung elektronischer Rechnung konform zur E‑RechV verpflichtet.
Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung sind in § 3 Abs. 3 E‑RechV geregelt: Danach gilt keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bei geheimhaltungsbedürften Rechnungsdaten (§ 8 E‑RechV), Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes (§ 9 E‑RechV) sowie bei Rechnungen im Rahmen von Direktaufträgen (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 E-RechV) sowie im Rahmen von Organleiheverfahren gem. § 159 Abs. 1 Nr. 5 GWB (Gesetzt gegen Wettbewerbsbeschränkung).
Sie benötigen Hilfe bei der Bedienung der Rechnungseingangsplattformen? Sowohl für die ZRE als auch für die OZG-RE stehen Bedienungshilfen aus Sicht des Rechnungsstellers zur Verfügung:
Die Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um. Welche Anforderungen für Sie als Lieferant von Behörden und juristischen Personen der Bundesländer an den elektronischen Rechnungsaustausch gelten, ist in den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen der Länder geregelt. Hier finden Sie eine erste Hilfestellung, um sich einen Überblick über die dortige Umsetzung zu verschaffen. Weitere Informationen können Sie der Ländersynopse der KoSIT entnehmen. Bei Unsicherheiten bezüglich der Gesetzeslage empfehlen wir Ihnen, mit Ihren Fragen direkt auf Ihre Auftraggeber in den Landesverwaltungen zuzugehen.
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat eine Norm zur E-Rechnung herausgegeben, die eine EU-weite Standardisierung in Syntax (Regeln, nach denen das informatische Zeichensystem gebildet wird) und Semantik (Bedeutung der Zeichen dieses Systems) als Grundlage für die nationale Umsetzung sicherstellt. Die Mitgliedsstaaten können auf der Basis dieser Norm eigene Standards bzw. Konkretisierung der Norm (sogenannte CIUS) einführen. Die Konformität zur CEN-Norm ermöglicht eine EU-weite Verarbeitung.
Rechnungsdaten wie z.B. Absender, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuern werden vom Rechnungssteller in eine standardisierte Struktur eingetragen und als XML-Datensatz übertragen. Dieser Datensatz ist die E-Rechnung.
Das Programm Dienstekonsolidierung entwickelt bis 2025 in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung, welche in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden. Die Einführung der E-Rechnung stellt einen Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund dar. Mehr erfahren Sie unter cio.bund.de.
Ein Direktauftrag ist gem. § 14 UVgO wie folgt definiert:
Leistungen, die bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1000 € (ohne Umsatzsteuer) unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden können.
Entsprechend § 3 Abs. 3 Nr. 1 E-RechV sind Direktaufträge von der in § 3 Abs. 1 E‑RechV definierten allgemeinen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen.
E-Rechnungen können neben zwei weiteren Übertragungskanälen auch via E-Mail an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes, der ZRE und OZG-RE, übermittelt werden. Voraussetzungen ist die Nutzerregistrierung an den jeweiligen Plattformen.
Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals E-Mail finden Sie hier.
Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung. Technisch gesehen, handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur.
Die E-Rechnungsverordnung des Bundes, kurz E-RechV, regelt die Ausgestaltung der elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung und konkretisiert die Vorgaben aus dem E‑Rechnungsgesetz des Bundes und ist somit Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU auf Bundesebene.
Die meisten ERP-Systeme bieten die Möglichkeit an, elektronische Rechnungen zu erzeugen. Dies bietet sich insbesondere bei einer höheren Anzahl zu übermittelnder E-Rechnungen an. Ob auch Ihr ERP-System in der Lage ist, E-Rechnungen zu erzeugen, erfahren Sie bei Ihrem ERP-Systemhersteller.
Zur Abdeckung branchenspezifischer Anwendungsfelder können EU-Mitgliedsstaaten das semantische Datenmodell der EN Norm 16931 mit sog. Extensions erweitern. Mit der „Extension XRechnung“ gilt in Deutschland seit 01.01.2021 erstmalig eine Extension. Sie ermöglicht die Hierarchisierung von Rechnungszeilen, d.h. eine Rechnungsposition kann in mehrere Unterpositionen mittels sog. Sub Invoice Lines untergliedert werden. Zusätzlich können bei Verwendung der Extension zukünftig ebenfalls XML-Dateien als Anhänge in die Rechnung eingebettet werden.
Am 27.November 2020 endete die Frist für die Rechnungssteller für die Umstellung auf die E-Rechnung. Seit dem 27. November 2020 dürfen Rechnungssteller Rechnungen weder in Papierform noch als PDF-Datei an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes versenden. (Anhänge dürfen z.B. als PDF-Dateien nur eingebettet im XML-Datensatz eingereicht werden.) Es dürfen dann nur noch E-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung des Bundes an die Behörden der Bundesverwaltung versendet werden (Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes geregelt).
Das Einreichen von E-Rechnungen an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ist gebührenfrei.
Eine Hilfestellung zu den häufig gestellten Fragen, finden Sie in unserem FAQ-Bereich.
Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
- Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- De-Mail– bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Auftragsnummer (optional)
- Bestellnummer (optional)
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen (XML-Datei ist das Rechnungsoriginal) wie auch Rechnungen in analoger Form beträgt 10 Jahre. So lange müssen Sie entsprechende Belege sicher und digital bei Ihnen aufbewahren.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt und entwickelt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E-Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E-Rechnung an Behörden der Bundesverwaltung muss eine Leitweg-ID enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden.
Eine freiwillige Mitnutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE ist für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung wie auch für Bundesländer möglich. Die Plattform bietet eine nutzerfreundliche Lösung für die Einreichung von E-Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge. Informationen zur Mitnutzung der OZG-RE können Sie formlos unter erechnung.bund@nortal.com erfragen.
Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können zum Empfang von E-Rechnungen die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform, kurz OZG-RE, grundsätzlich nutzen. Bitte beachten Sie, dass Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, Sektorenauftraggeber und betroffene Zuwendungsempfänger aber auch Eigenlösungen anstatt der OZG-RE nutzen können. Hier finden Sie eine Übersicht über die an die OZG-RE angebundenen Einrichtungen.
Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anzubieten und diese Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen.
OZG-RE steht für Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Dies ist die Plattform für angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer.
Supporthotline für Rechnungssteller:
Eine PDF-Datei stellt aufgrund der bildhaften Repräsentation ausdrücklich keine E-Rechnung dar. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format (XML-Format) ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung finden Sie hier.
Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) ist eine Organisation, die den Aufbau einer EU-weiten Infrastruktur für durchgehend digitale Beschaffungsprozesse betreibt. Peppol stellt Spezifikationen für elektronische Geschäftsdokumente zur Verfügung und ermöglicht den Zugang zu einer Netzwerkinfrastruktur der EU (eDelivery Network). Betreiber von Peppol-Zugangspunkten zu diesem Netzwerk müssen Mitglieder der Peppol-Organisation sein und hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Über Zugangspunkte zu Peppol (die sogenannten Access Point) können Unternehmen aus Deutschland und Europa ab sofort E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung einreichen. Das ist insbesondere ein Vorteil für Unternehmen, die regelmäßig viele Rechnungen an Einrichtungen von Bund und Ländern stellen. Betreiber von Peppol-Zugangspunkten zu diesem Netzwerk müssen Mitglieder der Peppol-Organisation sein und hohe Sicherheitsstandards erfüllen.
Die Peppol Participant-ID dient im Peppol-Netzwerk dazu, einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Dabei wird zwischen der Sender-ID und der Receiver-ID unterschieden. Sollten Sie Rechnungen via Peppol versenden, wird Ihre Peppol Sender-ID in der Regel auf Ihrer Global Location Number (GLN) oder Ihrer Umsatzsteuer-ID (VAT) aufbauen.
Rechnungsempfänger benötigen eine Receiver-ID. Bei allen öffentlichen Einrichtungen, welche Rechnungen über die ZRE oder OZG-RE empfangen, entspricht die Peppol Receiver-ID der Leitweg-ID mit dem entsprechenden Präfix 0204 (z.B. 0204:991-33333TEST-33). Weitere Informationen finden Sie hier.
Zur Qualitätssicherung des Standards XRechnung sind neben den Betreibern auch definierte Gremien auf Bund- und Länderebene etabliert, die die praktische Erarbeitung von Problemlösungen und deren Qualitätssicherung leisten.
Rechnungseingangsplattformen sind zentrale Zugangspunkte zur Einreichung von E‑Rechnungen. Die unmittelbare Bundesverwaltung (z.B. Ministerien und Bundesoberbehörden) empfängt E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer können E-Rechnungen über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) empfangen.
Für Tests zur Einreichung elektronischer Rechnungen können Rechnungssteller die Testumgebungen der ZRE und der OZG-RE nutzen:
Die Übertragung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist mittels verschiedener Übertragungswege möglich. Je nach Höhe des Rechnungsvolumens bieten sich unterschiedliche Übertragungswege an: Bei hohem Rechnungsvolumen sollten die massentauglichen Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und De-Mail (nur an der ZRE) genutzt werden. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung.
Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, kurz ZRE, und sind auch zur Nutzung dieser verpflichtet. Hier finden Sie eine Übersicht über die an die ZRE angebundenen Einrichtungen.
Unterlagen wie z.B. Rechnungsanhänge als PDF-Dateien können Sie eingebettet in E‑Rechnungen über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) einreichen. Bitte beachten Sie auch die Informationen unter „Anlagen“.
Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes, kurz E-Rechnungsverordnung des Bundes, können Sie unter der Internetseite des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat einsehen.
Weberfassung
Die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform ZRE und OZG-RE bietet die Möglichkeit, die Rechnungsdaten manuell im Browser einzugeben. Die Rechnungseingangsplattform erzeugt dann die E-Rechnung und stellt sie dem Empfänger zur Verfügung. Bei der manuellen Weberfassung ist keine spezielle Software zum Erstellen elektronischer Rechnungen notwendig.
Webservice
Ein Webservice ermöglicht die direkte Übermittlung von Daten zwischen elektronischen Systemen wie z. B. ERP-Systemen, also zwischen dem erstellenden System und dem empfangenden System. Dies ermöglicht dem Bearbeiter ein Erzeugen und Versenden ‚auf Knopfdruck‘ am selben System. Für die ZRE und OZG-RE wird ein Webservice bereitgestellt, über welchen E-Rechnungen per Peppol an die Plattformen übermittelt werden können. Für die entsprechenden Informationen, welche für die Anbindung an den Webservice notwendig sind, kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.
XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS).
ZRE steht für ‚Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes‘. An dieser Plattform reichen Rechnungssteller E-Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ein (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden).
Supporthotline für Rechnungssteller:
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
