Glossar
Ein öffentlicher Auftrag durch eine Behörde ist die Basis für die Einreichung einer E-Rechnung. Ein öffentlicher Auftrag enthält unter anderem Angaben darüber, wie Sie die E-Rechnung einreichen können.
Das Europäische Komitee für Normung (CEN) hat eine Norm zur E-Rechnung herausgegeben, die eine EU-weite Standardisierung in Syntax (Regeln, nach denen das informatische Zeichensystem gebildet wird) und Semantik (Bedeutung der Zeichen dieses Systems) als Grundlage für die nationale Umsetzung sicherstellt. Die Mitgliedsstaaten können auf der Basis dieser Norm eigene Standards bzw. Konkretisierung der Norm (sogenannte CIUS) einführen. Die Konformität zur CEN-Norm ermöglicht eine EU-weite Verarbeitung.
Rechnungsdaten wie z.B. Absender, Rechnungsnummer, Positionen, Beträge und Steuern werden vom Rechnungssteller in eine standardisierte Struktur eingetragen und als XML-Datensatz übertragen. Dieser Datensatz ist die E-Rechnung.
Eine E-Rechnung ermöglicht eine durchgehende maschinelle Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungsinformationen von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung. Technisch gesehen, handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur.
Am 27.November 2020 endete die Frist für die Rechnungssteller für die Umstellung auf die E-Rechnung. Seit dem 27. November 2020 dürfen Rechnungssteller Rechnungen weder in Papierform noch als PDF-Datei an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes versenden. (Anhänge dürfen z.B. als PDF-Dateien nur eingebettet im XML-Datensatz eingereicht werden.) Es dürfen dann nur noch E-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungsverordnung des Bundes an die Behörden der Bundesverwaltung versendet werden (Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes geregelt).
Das Einreichen von E-Rechnungen an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ist gebührenfrei.
Eine Hilfestellung zu den häufig gestellten Fragen, finden Sie in unserem FAQ-Bereich.
Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungsverordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer – Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
- Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
- Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
- De-Mail– bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Auftragsnummer (optional)
- Bestellnummer (optional)
Die Aufbewahrungsfrist für E-Rechnungen (XML-Datei ist das Rechnungsoriginal) wie auch Rechnungen in analoger Form beträgt 10 Jahre. So lange müssen Sie entsprechende Belege sicher und digital bei Ihnen aufbewahren.
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt und entwickelt den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, die eine technische Adressierung der E-Rechnung in den verarbeitenden Systemen eines Rechnungsempfängers ermöglicht. Eine E-Rechnung an Behörden der Bundesverwaltung muss eine Leitweg-ID enthalten, sonst kann sie nicht korrekt zugestellt werden.
Eine freiwillige Mitnutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE ist für Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung wie auch für Bundesländer möglich. Die Plattform bietet eine nutzerfreundliche Lösung für die Einreichung von E-Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge.
OZG-RE steht für Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Dies ist die Plattform für angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer.
Supporthotline für Rechnungssteller:
Peppol (Pan European Public Procurement OnLine) ist eine Organisation, die den Aufbau einer EU-weiten Infrastruktur für durchgehend digitale Beschaffungsprozesse betreibt. Peppol stellt Spezifikationen für elektronische Geschäftsdokumente zur Verfügung und ermöglicht den Zugang zu einer Netzwerkinfrastruktur der EU (eDelivery Network). Betreiber von Peppol-Zugangspunkten zu diesem Netzwerk müssen Mitglieder der Peppol-Organisation sein und hohe Sicherheitsstandards erfüllen. Über Zugangspunkte zu Peppol (die sogenannten Access Point) können Unternehmen aus Deutschland und Europa ab sofort E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung einreichen. Das ist insbesondere ein Vorteil für Unternehmen, die regelmäßig viele Rechnungen an Einrichtungen von Bund und Ländern stellen.
Zur Qualitätssicherung des Standards XRechnung sind neben den Betreibern auch definierte Gremien auf Bund- und Länderebene etabliert, die die praktische Erarbeitung von Problemlösungen und deren Qualitätssicherung leisten.
Rechnungseingangsplattformen sind zentrale Zugangspunkte zur Einreichung von E-Rechnungen. Die unmittelbare Bundesverwaltung (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden) empfängt E-Rechnungen über die ZRE. Angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer empfangen E-Rechnungen.
ZRE steht für ‚Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes‘. An dieser Plattform reichen Rechnungssteller E-Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ein (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden).
Supporthotline für Rechnungssteller:
Unterlagen wie z.B. Rechnungsanhänge als PDF-Dateien können Sie eingebettet in E-Rechnungen über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes einreichen.
Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes, kurz E-Rechnungsverordnung des Bundes, können Sie unter der Internetseite des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat einsehen.
Weberfassung
Die Weberfassung der Rechnungseingangsplattform ZRE und OZG-RE bietet die Möglichkeit, die Rechnungsdaten manuell im Browser einzugeben. Die Rechnungseingangsplattform erzeugt dann die E-Rechnung und stellt sie dem Empfänger zur Verfügung. Bei der manuellen Weberfassung ist keine spezielle Software zum Erstellen elektronischer Rechnungen notwendig.
Webservice
Ein Webservice ermöglicht die direkte Übermittlung von Daten zwischen elektronischen Systemen wie z. B. ERP-Systemen, also zwischen dem erstellenden System und dem empfangenden System. Dies ermöglicht dem Bearbeiter ein Erzeugen und Versenden ‚auf Knopfdruck‘ am selben System. Für die ZRE und OZG-RE wird ein Webservice bereitgestellt, über welchen E-Rechnungen per Peppol an die Plattformen übermittelt werden können. Für die entsprechenden Informationen, welche für die Anbindung an den Webservice notwendig sind, kontaktieren Sie uns bitte über unser Kontaktformular.
XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 (eine sogenannte CIUS).
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