Der Über­tragungs­kanal: E-Mail & De-Mail

Hier erfahren Sie, was es bei der Nutzung des Übertragungs­kanals „E-Mail“ an den Rechnungs­eingangs­plattformen des Bundes zu beachten gilt.

Allgemeine Hinweise zum Übertragungs­kanal „E-Mail“

An den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE werden Rechnungssendern verschiedene Übertragungs­kanäle zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Rechnungs­empfänger zur Verfügung gestellt.

Wichtige Punkte bei der Übetragung per E-Mail

  • Es darf immer nur eine E-Rechnung pro E-Mail versendet werden.
  • Sollte mehr als eine Rechnung in einer E-Mail enthalten sein, werden alle Anhänge der E-Mail inklusive der Rechnungen verworfen.
  • Anhänge, die keine E-Rechnung darstellen, werden automatisch aus der E-Mail gelöscht.
  • Es sollten keine „No Reply“-E-Mail-Adressen verwendet werden.
  • Betreff und Text sind für die Einsendung irrelevant und werden automatisch aus der E-Mail gelöscht und nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet; sie können auch leer bleiben.

Im Folgenden stellen wir Ihnen jeweils eine Anleitung zur Nutzung des Übertragungs­kanals „E-Mail“ an der ZRE und an der OZG-RE zur Verfügung.

 

Anleitung zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der ZRE

Die folgenden Hinweise zum Übertragungskanal „E-Mail“ beziehen sich auf die Anwendung an der Rechnungseingangsplattform ZRE.

 

1. Schritt: Registrierung

Um den Übertragungskanal „E-Mail“ nutzen zu können, ist zunächst die Registrierung des Rechnungssenders an der ZRE notwendig. Die Registrierung erfolgt in zwei Schritten und ist in der Bedienhilfe zur ZRE beschrieben.

 

2. Schritt: Navigation in den Konten

Im Anschluss an die zweistufige Registrierung sind auf der Startseite der ZRE zwei Bereiche zu finden: das ZRE-Konto und die ZRE-Nutzer-/Unternehmenskonto-Verwaltung. Die Freischaltung des Übertragungskanals „E-Mail” erfolgt über das jeweilige ZRE-Konto (natürliche oder juristische Person). Bitte beachten Sie, dass das Konto für eine juristische Person (z. B. ein Unternehmen) gesondert angelegt und freigeschaltet werden muss. Das Anlegen eines Unternehmenskontos erfolgt über die ZRE-Nutzer-/Unternehmenskonto-Verwaltung und ist in der Bedienhilfe zur ZRE beschrieben.

Wenn das ZRE-Konto ausgewählt wurde (obere rote Kachel), öffnet sich eine neue Seite. Dort kann im Menü „ZRE-Konto verwalten” der Übertragungskanal „E-Mail” freigeschaltet werden.

3. Schritt: Aktivierung des Übertragungskanals „E-Mail“

Bei diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Benutzerprofil die richtigen Angaben machen. Sie finden im ersten Abschnitt der Seite die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich an der ZRE angemeldet haben. Im folgenden Abschnitt kann der Übertragungskanal „E-Mail” aktiviert werden. Die E-Mail-Adressen, die für den Versand von E-Rechnungen genutzt werden sollen, müssen verifiziert werden. Anderenfalls werden versandte E-Rechnungen automatisch von der ZRE abgewiesen. Es können bis zu fünf E-Mail-Adressen pro ZRE-Konto verifiziert und verwendet werden. Die Verifizierung erfolgt über einen Link, den der Nutzer nach der Eingabe der E-Mail-Adressen in der ZRE-Konto-Verwaltung erhält. Je E-Mail-Adresse wird ein Link versendet.

4. Schritt: Anpassungen im Benutzerprofil (optional)

Sollten Sie E-Rechnungen zukünftig von abweichenden E-Mail-Adressen versenden wollen, müssen Sie zunächst die Angaben in Ihrem Benutzerprofil anpassen. Bitte beachten Sie bei der Planung Ihrer internen Prozesse und Verantwortlichkeiten für die elektronische Rechnungsstellung, dass E-Rechnungen, die von abweichenden E-Mail-Adressen eingesendet werden, automatisch zurückgewiesen werden.

 

5. Schritt: Versand der E-Rechnungen per E-Mail

Sobald Sie Ihre Angaben gespeichert und die Verifizierung abgeschlossen haben, können Sie E-Rechnungen per E-Mail von den hinterlegten E-Mail-Adressen an die ZRE senden. Bitte beachten Sie, dass je E-Mail nur eine E-Rechnung versandt werden kann und jegliche schriftlichen Informationen (z. B. der Betreff) verworfen werden.

Weiterführende Informationen ZRE

Sie möchten sich zunächst mit dem Einsenden von E-Rechnungen an die ZRE vertraut machen, bevor Sie E-Rechnungen an Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger versenden?

Zum Testen der Funktionalitäten der Rechnungseingangsplattform ZRE steht Ihnen eine Referenzumgebung zur Verfügung. Auch auf der Referenzumgebung ist zum Versand von E‑Rechnungen per E-Mail eine Registrierung und die Freischaltung des Übertragungskanals „E‑Mail“ in der Benutzerverwaltung notwendig.

Zum Einsenden von E-Rechnungen auf der Referenzumgebung der ZRE nutzen Sie als Empfängeradresse bitte ref.xrechnung@portal.bund.de.

Zur Testumgebung ›

Für die finale Zusendung der E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger auf der Produktivumgebung unter nutzen Sie bitte die Empfängeradresse xrechnung@portal.bund.de.

Zur Produktivumgebung 

Zusätzliche Informationen zur Nutzung der ZRE – und insbesondere zu den Übertragungskanälen – finden Sie in den Nutzungsbedingungen der ZRE sowie in den Technischen Informationen zu den Nutzungsbedingungen der ZRE.

Hinweise zur Nutzung des Übertragungskanals „De-Mail“ an der ZRE

Auch via De-Mail wird Ihnen die Übermittlung von elektronischen Rechnungen über die ZRE ermöglicht. Bitte adressieren Sie hierzu das Postfach xrechnung@portal-bund.de-mail.de. Darüber hinaus sind für diesen Übertragungskanal die gleichen Anforderungen wie beim Kanal „E-Mail“ zu beachten.

Hinweis

Auf Grund von technischen Anpassungen ist auf der ZRE voraussichtlich bis Ende 2022 das Einsenden von E-Rechnungen über den Übertragungskanal De-Mail nicht möglich. Alle weiteren Rechnungseingangskanäle stehen weiterhin uneingeschränkt zur Verfügung. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Anleitung zur Nutzung des Übertragungs­­kanals „E-Mail“ an der OZG-RE

Die folgenden Hinweise zum Übertragungskanal „E-Mail“ beziehen sich auf die Anwendung an der Rechnungseingangsplattform OZG-RE.

 

1. Schritt: Registrierung

Um den Übertragungskanal „E-Mail“ nutzen zu können, ist zunächst die Registrierung des Rechnungssenders an der OZG-RE notwendig.

2. Schritt: Versand von E-Rechnungen per E-Mail

Auf der Startseite der OZG-RE werden Ihnen die Funktionen der Rechnungseingangsplattform in Kacheln dargestellt. Scrollen Sie auf der Seite zu der Kachel „Extern erstellte XRechnung via E-Mail senden“.

Klicken Sie auf „E-Mail senden“ und es öffnet sich Ihr E-Mail-Programm, in dem bereits die Empfängeradresse zur OZG-RE für den Versand von E-Rechnungen automatisch vorbefüllt wurde.

Alternativ können Sie „E-Mail-Adresse in Zwischenablage kopieren“ wählen, um die Empfängeradresse zum Versand von E-Rechnungen an die OZG-RE zu kopieren, bspw. um diese in Ihr Adressbuch zu überführen.

Die generisch erzeugte Empfängeradresse identifiziert Sie als Rechnungssteller eindeutig und kann fortan für den Versand Ihrer E-Rechnungen an die OZG-RE verwendet werden. Diese E-Mail-Adresse bleibt für Ihr Konto immer gleich, Sie können diese E-Mail-Adresse jederzeit wieder auf der Startseite abfragen. Die E-Mail-Adresse des Absenders darf variieren. Wird die E-Mail-Adresse genutzt, die mit dem Rechnungssenderkonto verknüpft ist, kann die E-Rechnung dem Rechnungssenderkonto immer eindeutig zugeordnet werden.

Hängen Sie der E-Mail Ihre E-Rechnung zum Versand an.

Zusätzliche Information:

Auf der OZG-RE können Sie in den persönlichen Einstellungen außerdem hinterlegen, ob Sie Benachrichtigungen zu Statuswechseln eingereichter E-Rechnungen erhalten möchten. Sie haben die Möglichkeit, hier Benachrichtigungen bei allen Statuswechseln – also erfolgreich übermittelten E-Rechnungen und fehlerhaften Statuswechseln – festzulegen. Alternativ können Sie einstellen, dass Sie lediglich bei fehlerhaften Statuswechseln eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten möchten.

Weiterführende Informationen OZG-RE

Sie möchten sich zunächst mit dem Einsenden von E-Rechnungen an die OZG-RE vertraut machen, bevor Sie E-Rechnungen an Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger versenden?

Zum Testen der Funktionalitäten der Rechnungseingangsplattform OZG-RE steht Ihnen eine Testumgebung zur Verfügung. Auch auf der Testumgebung ist zum Versand von E-Rechnungen per E-Mail eine Registrierung notwendig.

Sie können die Funktionen der OZG-RE wie das Einsenden von E-Rechnungen auf der Testumgebung der OZG-RE unter erproben.

Zur Testumgebung ›

Zur finalen Zusendung der E-Rechnungen erreichen Sie die Produktivumgebung der OZG-RE hier:

Zur Produktivumgebung 

Sie müssen sich jedoch an der Testumgebung sowie der Produktivumgebung der OZG-RE jeweils separat registrieren.

Zusätzliche Informationen zur Nutzung der OZG-RE – und insbesondere zu den Übertragungskanälen – finden Sie in den Nutzungsbedingungen der OZG-RE.