XRechnung
XRechnung bezeichnet den Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern und setzt die Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland maßgeblich um. Der Standard XRechnung wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Ferner koordiniert KoSIT die Weiterentwicklung von XRechnung unter Einbezug von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.
Weiterführende Informationen können auf der Internetseite der KoSIT abgerufen werden.
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Die EU-Richtlinie EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor, welches eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Ein standardisiertes semantisches Datenmodell beschreibt die Informationselemente einer Rechnung und deren gegenseitige Beziehung und Datentypen (z. B. den Käufernamen). Die Vorgabe der Syntax (UBL und UN/CEFACT) stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher.
Als nationale Implementierung des Datenmodells ergänzt der Standard XRechnung in Deutschland die EU-Norm um 21 spezifische, nationale Geschäftsregeln, die auf einzelne Informationselemente und Beziehungen zwischen Informationselementen anzuwenden sind. Somit berücksichtigt der Standard die nationalen Vorgaben – wie die E-RechV – für die Rechnungsstellung. Dies wird am Beispiel des Informationselements “Käuferreferenz” im Feld “BT-10” deutlich:
- Bei der “Käuferreferenz” (BT-10) handelt es sich gemäß der EU-Norm um ein optionales Inhaltselement
- Bei der “Käuferreferenz” (BT-10) handelt es sich gemäß Deutschem Recht um eine Pflichtangabe. Der Standard XRechnung definiert somit die “Käuferreferenz” als ein verpflichtendes Inhaltselement, in dem die sogenannte Leitweg-ID anzugeben ist.
Der Standard XRechnung wird regelmäßig überprüft und aktualisiert. Änderungen werden 6 Monate vor Inkrafttreten bekannt gegeben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
- Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung Rechnungsdaten ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
- Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das in erster Linie nur der maschinellen Lesbarkeit dient.
- Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (sog. Visualisierungsprogramme) kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Es gibt verschiedene Standards bzw. Spezifikationen, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, bspw. der Standard XRechnung.
- Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Damit jedes Mitgliedsland den europäischen Standard EN 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische CIUS.
- In Deutschland nennt sich die nationale Ausgestaltung des Standards XRechnung und wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund, sowie einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRechnung“ erfüllt grundsätzlich die Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes.
Abhängig davon wie der Rechnungsausgang bisher umgesetzt ist, bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung:
Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.
Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm 16931 sowie zur deutschen Rechtslage zu erstellen. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt.
Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut.
Der XML-Datensatz der XRechnung muss vom Rechnungsempfänger für die Weiterverarbeitung visualisiert werden. Üblicherweise wird die Visualisierung des Datensatzes innerhalb des (ERP-)Systems vorgenommen. Die KoSIT bietet ebenfalls eine entsprechende Visualsierungskomponente an. Die Komponenten zur Unterstützung der Visualisierung innerhalb eines Systems sind öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar.
Kann die Rechnung nicht systemgestützt und automatisiert verarbeitet werden, wird die Anwendung einer Visualisierungslösung empfohlen, um mögliche Fehler besser “erkennen” zu können.
Auch Rechnungssteller/-sender benötigen im Rahmen der Prozesse im Rechnungswesen die Möglichkeit, die Originalrechnung – den XML-Datensatz – zu visualisieren. Die Funktionalität kann integriert im elektronischen Rechnungsausgangssystem vorhanden sein oder über eine dedizierte Visualisierungslösung sichergestellt werden.
Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Die nationale Ausgestaltung der Richtlinie in den anderen Mitgliedstaaten der EU spezifiziert diese um lokale Vorgaben innerhalb des durch die Norm vorgegebenen Rahmens.
Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den Anforderungen aus
- der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN-16931,
- der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und
- den Nutzungsbedingungen der jeweilig genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes
entspricht. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jedes andere Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den oben genannten Anforderungen entspricht.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) ab ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist.
Für weitere Informationen zu ZUGFeRD besuchen Sie gerne die Seite des FeRD.
Nein.
Marktteilnehmer, die bereits ZUGFeRD im Einsatz haben, bekommen durch die Verwendung des Profils 2.1.1 XRechnung die Möglichkeit, E-Rechnungen an den Bund zu stellen und müssen nicht parallel den Standard XRechnung umsetzen.
Bei der Verwendung des ZUGFeRD Profils XRechnung ist jedoch zu beachten, dass dies nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat angenommen wird.
Das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes. Rechnungssteller können somit den Standard XRechnung oder das Rechnungsformat ZUGFeRD zur Einreichung von E-Rechnungen entsprechend der E-RechV des Bundes nutzen.
Ja.
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E‑RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
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