ZRE
ZRE steht für Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und ist die Web-Anwendung, mit der Lieferanten und Dienstleister E-Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung übersenden können.
Die ZRE ist über xrechnung.bund.de zu erreichen.
Zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung muss die Rechnungseingangsplattform ZRE genutzt werden. Die ZRE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern folgende drei Aufgaben:
- Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
- Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
- Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.
Der Prozess der Rechnungsstellung an unmittelbare Bundesbehörden wird durch die Nutzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform ZRE für den Rechnungssteller grundsätzlich vereinfacht. Nach einmaliger Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung übermittelt werden und es sind keine bilateralen Vereinbarungen, wie bspw. bei EDI-Verfahren, notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche vollgeschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig.
Sowohl die Registrierung als auch die Nutzung der ZRE ist für Rechnungssender/-steller kostenlos.
Bitte beachten Sie, dass im Zuge der Nutzung der ZRE ggf. Kosten des Nutzers, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung entstehen können, welche nicht von den Verantwortlichen (Herausgeber und technischer Dienstleister) der ZRE erstattet werden.
Um sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung von der ZRE an den adressierten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss der Rechnungssender eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers zwingend angeben.
Folgende Daten werden für die Registrierung bei der ZRE benötigt:
• Benutzername
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Kontaktadresse
• Passwort
Wie kann ich das Passwort zu meinem Benutzerkonto für die ZRE des Bundes ändern oder zurücksetzen?
Eine Änderung des Passworts ist über den Webzugang der ZRE möglich. Hier können Nutzer direkt nach Anmeldung über die Funktion “Starte Benutzerverwaltung” und “Mein Benutzerkonto bearbeiten” Passwörter verwalten.
Ein Zurücksetzen des Passwortes kann über die Funktion “Passwort vergessen” auf der Anmeldeseite der ZRE vorgenommen werden.
Eine Löschung des Benutzerkontos kann über den Webzugang der ZRE mittels der Funktion “Starte Benutzerverwaltung” und “Mein Benutzerkonto bearbeiten” durch den Nutzer selbstständig vorgenommen werden.
Der Administrator ist darüber hinaus befähigt, das Unternehmenskonto zu löschen.
Eine Änderung ist über den Webzugang der ZRE über die Funktion “Starte Benutzerverwaltung” und “Mein Benutzerkonto bearbeiten” möglich. Dort können die angegebenen Daten verwaltet und geändert werden.
Welche Kanäle können Rechnungssender nutzen, um elektronische Rechnungen bei der ZRE einzureichen?
Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung der Plattformen fünf Übertragungskanäle für Rechnungen zur Verfügung:
- Weberfassung
- Upload
- De-Mail
- Webservice via Peppol
Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen können Sie den technischen Nutzungsbedingungen der ZRE entnehmen.
Der Upload einer Rechnung ist für diejenigen Rechnungssteller relevant, die eine elektronische Rechnung gemäß EU-Norm erstellen, jedoch nicht über die automatisierbaren Übertragungskanäle (E-Mail, Peppol) versenden können oder wollen. Die Option zum manuellen Upload einer Rechnung bedarf der Registrierung.
Die Übertragungskanäle De-Mail und E-Mail setzen jeweils voraus, dass der Rechnungssteller mit seiner Software eine valide elektronische Rechnung generieren kann.
Wenn Sie den Übertragungskanal „E-Mail“ verwenden möchten, schalten Sie bitte in Ihrem ZRE-Konto unter „Account verwalten“ „Weberfassung“ und „E-Mail“ frei und hinterlegen Ihre absendende Mail-Adresse. Anderenfalls wird Ihre Rechnung zurückgewiesen.
Folgendes ist zu beachten:
- Es muss kein Betreff angegeben werden
- Es darf maximal eine Rechnung als XML-Datei im Anhang pro E-Mail/De-Mail-Sendung übermittelt werden
- Weitere Anhänge und Textinformationen der E-Mail/De-Mail werden verworfen
- Maximale Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen: 200
- Maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen: 15 MB
- Im Eingabefeld Empfänger muss die E-Mail Adresse: xrechnung@portal.bund.de angegeben werden
Die ZRE bietet als weiteren Übertragungskanal die Möglichkeit zum Rechnungsversand aus der erstellenden Software mittels Webservice und Übertragung über das Peppol Netzwerk an. Die Einreichung von E-Rechnungen über Peppol ist grundsätzlich in drei verschiedenen Varianten möglich:
- Die Nutzung des Webservice via Peppol des Bundes (kostenlos)
- Die Nutzung eines bestehenden Peppol Service Providers (kostenpflichtig)
- Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL und der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points
Prinzipiell ist zur Übertragung von elektronischen Rechnungen via Webservice Peppol keine Registrierung an der ZRE notwendig. Der Bearbeitungsstatus via Webservice Peppol eingereichter Rechnungen kann allerdings nur eingesehen werden, wenn nach erfolgter Registrierung der Übertragungskanal “Weberfassung und Peppol” freigeschaltet und die vom Sender genutzte Peppol-Sender-ID hinterlegt wurde.
Ja, einer E-Rechnung können rechnungsbegründende Unterlagen in Form von Anlagen angehängt werden.
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Größen- und Formatvorgaben sowie die zulässigen Dateiformate:
Größen- und Formatvorgaben:
- Weberfassung: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe aller Anlagen 11 MB
- Upload: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 15 MB
- E-Mail: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 10 MB
- DE-Mail: Anzahl rechnungsbegeleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 10 MB
- Webservice via Peppol: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 15 MB
Dateiformate der Anlagen
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPG/JPEG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Dokumente (XLSX)
- OpenDocument-Tabellen (ODS)
Nein. Rechnungen, die über die ZRE eingereicht wurden, können nicht zurückgerufen werden.
In der Protokollansicht können Nutzer den aktuellen Status Ihrer Rechnung verfolgen. Sollten Sie versehentlich eine falsche Rechnung versendet haben, nehmen Sie bitte mit dem Rechnungsempfänger Kontakt auf.
Nein, die mittels Weberfassung eingereichten Rechnungen können nicht nachträglich aufgerufen und heruntergeladen werden. Werden Rechnungen über die Weberfassung erstellt, ist es daher zwingend erforderlich, dass das erstelle Rechnungsoriginal am Ende des Erfassungsprozesses heruntergeladen und durch den Rechnungssteller archiviert wird.
Für Peppol gilt: Rechnungen von nicht-registrierten Rechnungsstellern werden validiert und entsprechend für den Rechnungsempfänger bereitgestellt oder verworfen.
Für alle anderen Übertragungskanäle (E-Mail und De-Mail) gilt: Rechnungen von nicht-registrierten Rechnungsstellern und von registrierten Rechnungsstellern ohne Freischaltung des gewählten Übertragungskanals werden von der ZRE ohne weitere Prüfung und Rückmeldung verworfen.
Ja, über die Funktion “Neue Rechnung erfassen” auf der Startseite der ZRE kann jederzeit ein Zwischenstand (als .er-Datei) der manuell erfassten Rechnung als Rechnungsvorlage heruntergeladen werden.
Diese Zwischenstandsdateien können Sie über die Funktion “Rechnungseingabe fortsetzen” auf der Startseite der ZRE hochladen und anschließend mit dem Rechnungserfassungsprozess fortfahren.
Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient somit in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Ja, die “Bedienhilfe für die ZRE-Weboberfläche” zur manuellen Erstellung von elektronischen (Test-)Rechnungen für Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung steht zur Nutzung zur Verfügung. Das Dokument zeigt Schritt für Schritt anhand von Grafiken auf, wie die Weboberfläche der ZRE zu bedienen ist.
Die Bedienhilfe kann ebenfalls von Rechnungsempfängern genutzt werden.
An einer barrierefreien Version wird derzeit gearbeitet.
Zur Beantwortung Ihrer Fragen zur Nutzung der ZRE oder bei Problemen steht Ihnen der E-Mail- und Telefon-Support zur Verfügung:
(Mo. – Fr. 08:00 – 16:00 Uhr)
Tests dürfen nicht auf der Produktivumgebung vorgenommen werden, um zu vermeiden, dass Fehler und Testdaten in die Rechnungsbücher gelangen. Der Rechnungsaustausch zwischen Rechnungsstellern und Rechnungsempfängern muss daher über eine zur ZRE funktionsgleichen Referenzumgebung getestet werden.
Für die gemeinsame Erprobung bedarf es es einer Absprache zwischen Rechnungssteller und -empfänger.
Sollte dies nicht möglich sein, haben Rechnungssteller, ERP-Hersteller oder Service Provider die Möglichkeit, die Anbindung an die ZRE und die Validität der eingelieferten elektronischen Rechnungen mittels Test-Leitweg-ID zu erproben. Wenden Sie sich zu diesem Zweck über unser Kontaktformular an uns.
Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die entweder keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software die Erstellung elektronischer Rechnungen gemäß EU-Norm nicht unterstützt.
Die Rechnungsdaten werden manuell vom Rechnungssteller in eine Eingabemaske der Plattform übertragen und anschließend an den Empfänger übermittelt. Dem Rechnungssteller wird zu Archivierungszwecken die valide E-Rechnung im XML-Format zum Download bereitgestellt.
Hinweis: Die Plattform stellt kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit. Die erzeugte E-Rechnung ist verpflichtend im XML-Format beim Lieferanten bzw. Rechnungssteller zu archivieren.
Den Status Ihrer eingereichten E-Rechnung können Sie, unabhängig von der Wahl des Übertragungskanals, im Nutzerkonto einsehen. Dazu steht Ihnen die Funktion “Rechnungsjournal einsehen” auf der Startseite der ZRE zur Verfügung.
Bei der Nutzung des Übertragungskanals Webservice via Peppol erhalten Sie außerdem eine automatische Statusrückmeldung nach dem Aufrufen der Schnittstelle. Diese Statusrückmeldung bezieht sich allerdings ausschließlich auf den Status der Übermittlung und nicht auf die Prüfung der Rechnung in der ZRE.
Weitere Details zu Peppol finden Sie hier.
An die ZRE sind Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane des Bundes angebunden. Eine Übersicht der an die ZRE angebundenen öffentlichen Auftraggeber können Sie folgendem Dokument entnehmen:
Übersicht der an die ZRE angebundenen Behörden herunterladen
Wenn eine Forderung aus einer eingereichten E-Rechnung nach Fälligkeit noch offen ist, sollten Sie zunächst den Bearbeitungsstatus Ihrer eingereichten E-Rechnungen in der ZRE überprüfen. Diesen können Sie unter dem Menüpunkt “Rechnungsjournal einsehen” auf der Startseite der ZRE einsehen (nähere Informationen finden Sie im FAQ „Bearbeitungsstatus eingereichter Rechnungen“).
Es wird empfohlen, eine Mahnung gegenüber dem Rechnungsempfänger nur dann zu stellen, wenn der Status Ihrer eingereichten E-Rechnungen auf „abgeholt“ gesetzt wurde.
Steht der Status Ihrer E-Rechnung auf „zurückgewiesen“, überprüfen Sie bitte die möglichen Gründe. Zwei Gründe kommen für die Zurückweisung einer eingereichten E-Rechnung in Frage:
- Eine Zurückweisung durch die ZRE: Die eingereichte E-Rechnung wird von der Plattform geprüft. Entspricht sie nicht den formal-rechnerischen Anforderungen, wird sie durch die ZRE zurückgewiesen.
- Eine Zurückweisung durch den Rechnungsempfänger: Die eingereichte E-Rechnung wurde aufgrund von inhaltlichen Fehlern vom Rechnungsempfänger zurückgewiesen. Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Begründung zu hinterlassen. Sollte keine Begründung hinterlegt sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung und kontaktieren Sie bei anhaltenden Zweifeln den Rechnungsempfänger.
In beiden Fällen muss die Rechnung korrigiert und erneut eingereicht werden.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, über einen Statuswechsel Ihrer E-Rechnungen per E-Mail informiert zu werden. Ändert sich der Status von eingereichten E-Rechnungen, versendet die ZRE unabhängig vom verwendeten Übertragungskanal (Ausnahme Peppol) eine Benachrichtigung an die von Ihnen registrierte E-Mail-Adresse. Bitte überprüfen Sie trotzdem stets das Rechnungsjournal, bevor Sie weitere Schritte einleiten. Sollten Sie Ihre Rechnungen via Peppol versenden, ist die Registrierung an der ZRE erforderlich, um ebenfalls den Status eingereichter E-Rechnungen im Rechnungsjournal einsehen zu können. Die Registrierung sowie die Nutzung ist für Rechnungssteller kostenlos.
Sie können als Rechnungssteller auf der ZRE den Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen in der Web-Oberfläche einsehen. Dort finden Sie den Bearbeitungsstatus unter dem Menüpunkt „Rechnungsjournal einsehen“.
Außerdem besteht die Möglichkeit, über einen Statuswechsel Ihrer E-Rechnungen informiert zu werden (per E-Mail an die von Ihnen registrierte E-Mail-Adresse), sofern Sie Ihre E-Rechnungen über die Übertragungskanäle E-Mail, Weberfassung und Upload übermitteln. Sollten Sie diese Funktion nicht in Anspruch nehmen wollen, können Sie diese auf der ZRE über „Account verwalten“ ausschalten.
Weitere Informationen zu den einzelnen Bearbeitungsstatus-Anzeigen finden Sie in den folgenden FAQs zur ZRE.
An der ZRE wird der Bearbeitungsstatus einer E-Rechnung im Rechnungsjournal mithilfe folgender Symbole angezeigt:
Neu:
Ihre Rechnung wurde an der ZRE hochgeladen, eine formale Prüfung ist noch nicht geschehen.
Bereitgestellt:
Ihre Rechnung wurde formal erfolgreich geprüft und nun dem Rechnungsempfänger zur Abholung bereitgestellt.
Abgeholt:
Ihre Rechnung wurde durch den Rechnungsempfänger abgeholt.
Zurückgewiesen:
Ihre Rechnung wurde abgewiesen.
Um rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen in einer Rechnung mitgeben zu können, sind diese grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: PDF, PNG, JPEG, JPG, XLSX, ODS und CSV sowie XML bei Verwendung der Extension.
Die Möglichkeiten zur Einbettung der Unterlagen unterscheiden sich für Sie als Rechnungssteller in Abhängigkeit davon, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen bzw. über welchen Kanal Sie diese an die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) übermitteln.
Rechnung Erfassen/Weberfassung
Bei der manuellen Erfassung einer elektronischen Rechnung (Weberfassung) haben Sie die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen manuell in den zugelassenen Dateitypen der Rechnung hinzuzufügen. Im Reiter „Anhänge“ der Weberfassung können Sie die entsprechende Unterlage mittels Drag&Drop oder durch manuelles Auswählen hochladen. Mit Einreichen der Rechnung wird die Unterlage direkt in die Rechnung eingebettet.
Rechnungseingabe fortsetzen
Die ZRE bietet Ihnen im Rahmen der Weberfassung die Möglichkeit, Rechnungsangaben für eine spätere Verwendung lokal zu speichern. Über die Funktion „Zwischenstand speichern“ (unten rechts in der Fußzeile der Weberfassung) können Sie einen Zwischenstand als Vorlage für weitere Rechnungen herunterladen. Diese Vorlage können Sie später mittels der Funktion „Rechnungseingabe fortsetzen“ (Startseite) hochladen und in wenigen Schritten eine neue Rechnung erzeugen. In diesem Zusammenhang haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen in den zugelassenen Dateitypen wie oben beschrieben, manuell der Rechnung hinzuzufügen.
Rechnung Einreichen/Upload
Bei der Verwendung der Funktion Rechnung Einreichen/Upload können Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung im XML-Format hochladen. Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese vor dem Hochladen der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten.
Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Übertragungskanal E-Mail/De-Mail
Bei der Verwendung des Übertragungskanals E-Mail/De-Mail übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten.
Kontaktieren Sie Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Übertragungskanal Peppol
Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. . Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Sie haben eine E-Rechnung an die E-Mailadresse xrechnung@portal.bund.de versendet, doch die Rechnung kommt nicht beim Empfänger an? Dies kann unterschiedliche Ursachen haben.
Zur Problembehebung bitten wir Sie folgende Prüffragen durchzugehen. Ist Ihre Antwort „nein“, befolgen Sie bitte die beschriebenen Abhilfeinstruktionen.
