OZG-RE
Die ZRE und die OZG-RE sind für Rechnungssender und für Rechnungsempfänger funktionsähnlich. Jedoch ist der Kreis der angeschlossenen Rechnungsempfänger abweichend.
Die ZRE ist für die Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung die verpflichtend zu nutzende zentrale Rechnungseingangsplattform. Die OZG-RE hingegen ist ein optionales Angebot des Bundes und leitet Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger sowie kooperierende Bundesländer weiter.
Zur Einreichung von elektronischen Rechnungen sind die nachfolgenden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu nutzen:
- Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung und Verfassungsorgane können Sie über die ZRE einreichen.
- Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger und kooperierende Bundesländer können Sie über die OZG-RE einreichen.
Informationen darüber, welche Rechnungseingangsplattform Sie zu nutzen haben, erhalten Sie über den zugrundliegenden Auftrag oder natürlich direkt beim Rechnungsempfänger.
Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern folgende drei Aufgaben:
- Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
- Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
- Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.
Auf der Startseite der OZG-RE haben Sie die Möglichkeit, ein Unternehmenskonto anzulegen. Über die Funktion “Registrieren” gelangen Sie zum entsprechenden Formular. Geben Sie dort die notwendigen Pflichteingaben ein und bestätigen Sie die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Sie erhalten einen Aktivierungslink per E-Mail, welcher zu bestätigen ist. Die Registrierung ist damit abgeschlossen.
Sollte Ihr Unternehmen bereits für die OZG-RE registriert sein, wenden Sie sich bitte an den verantwortlichen Administrator. Der verantwortliche Administrator kann dem Unternehmenskonto weitere Nutzer hinzufügen.
Ja, um Rechnungen über die OZG-RE übermitteln zu können, ist die Einrichtung eines Unternehmenskontos notwendig.
Sowohl die Registrierung als auch die Nutzung der OZG-RE ist für Rechnungssender kostenlos.
Bitte beachten Sie, dass im Zuge der Nutzung der OZG-RE ggf. Kosten des Nutzers, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft-und Hardware sowie für die Internetnutzung entstehen können, welche nicht von den Verantwortlichen (Herausgeber und technischer Dienstleister) der OZG-RE erstattet werden.
Bei erstmaliger Registrierung eines Unternehmenskontos müssen mindestens folgende Angaben hinterlegt werden:
Unternehmensdaten:
- Firmenname
- Sprache
- Umsatzsteuer-ID
- Steuernummer
Benutzerdaten:
- Vorname
- Nachname
- Sprache
- E-Mail-Adresse
- Passwort
Gleichzeitig sind die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen zu akzeptieren.
Datenschutzhinweise der OZG-RE herunterladen
Ist Ihr Unternehmen bereits für die OZG-RE registriert und es soll lediglich durch den Administrator ein neuer Nutzer angelegt werden, sind die nachfolgenden Angaben zu machen:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
Passwort ändern
Navigieren Sie nach dem Einloggen über das Personen-Icon auf “Persönliche Einstellungen”. In diesem Bereich können Sie Ihr Passwort ändern.
Passwort zurücksetzen
Auf der Startseite der OZG-RE können Sie über die Funktion “Passwort vergessen?” Ihr Passwort durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse zurücksetzen. Sie bekommen einen Link per E-Mail zugesendet, über welchen Sie ein neues Passwort festlegen können.
Die Änderung der E-Mail-Adresse kann nur durch den zuständigen Administrator (im Bereich Benutzerverwaltung) vorgenommen werden. Halten Sie Rücksprache mit dem zuständigen Administrator.
Die Löschung eines Nutzerkontos kann nur durch den Administrator in Ihrem Unternehmen stattfinden. Halten Sie hierfür Rücksprache mit dem zuständigen Administrator.
Der Administrator ist darüber hinaus befähigt, das Unternehmenskonto zu löschen.
Um sicherzustellen, dass eine elektronische Rechnung von der ZRE an den adressierten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss der Rechnungssender eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeutigen Identifikation des Rechnungsempfängers angeben.
Für jede über die OZG-RE bereitgestellte Rechnung hat der Rechnungsempfänger eine kostendeckende Ausgleichszahlung zu leisten. Die Höhe dieser Zahlung ist in der zu zeichnenden Verwaltungsvereinbarung festgelegt.
Dem Rechnungssteller stehen im Rahmen der Nutzung der Plattformen fünf Übertragungskanäle für Rechnungen zur Verfügung:
- Weberfassung (verfügbar)
- Upload (verfügbar)
- E-Mail (verfügbar)
- De-Mail (zukünftig verfügbar)
- Webservice via Peppol (verfügbar)
Weitere Informationen zu den Übertragungskanälen können Sie den technischen Nutzungsbedingungen der OZG-RE entnehmen.
Ja, Sie können rechnungsbegleitende Anlagen einer elektronischen Rechnung anhängen.
Bitte beachten Sie die nachfolgenden Größen- und Formatvorgaben:
- Weberfassung: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe aller Anlagen 15 MB
- Upload: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 15 MB
- E-Mail: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 15 MB
- Webservice via Peppol: Anzahl rechnungsbegleitender Unterlagen 200, maximale Größe E-Rechnung inkl. Anlagen 15 MB
Zulässige Formate rechnungsbegleitender Anlagen:
- PDF-Dokumente
- Bilder (PNG, JPEG)
- Textdateien (CSV)
- Excel-Tabellen (XLSX)
- Support und OpenDocument-Tabellen (ODS)
Sie haben die Möglichkeit, den Status der übermittelten Rechnung nachzuverfolgen. Wählen Sie hierzu im Startbereich “Status eingereichter Rechnungen einsehen” aus.
Eine Rechnung kann je nach Bearbeitungsstand folgende Status annehmen: neu, bereitgestellt, abgeholt und zurückgewiesen.
Darüber hinaus haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit, eine nicht abgeschlossene manuelle Rechnungserfassung über die Weberfassung fortzusetzen.
Nein. Rechnungen, die über die OZG-RE eingereicht wurden, können nicht zurückgerufen werden.
In der Protokollansicht können Nutzer den aktuellen Status Ihrer Rechnung verfolgen. Sollten Sie versehentlich eine falsche Rechnung versendet haben, nehmen Sie bitte mit dem Rechnungsempfänger Kontakt auf.
Ja, eine lokale Speicherung versendeter Rechnungen ist möglich. Im Bereich “Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen” ist ein manueller Download möglich.
Hinweis: Die Plattform stellt kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit. Die erzeugte E-Rechnung ist verpflichtend im XML-Format beim Lieferanten bzw. Rechnungssteller zu archivieren.
Es gibt keine zeitlichen Einschränkung, um eine Rechnung über die OZG-RE zu erstellen oder zu versenden. Aufgrund von Wartungsarbeiten kann es im Einzelfall jedoch zu einer kurzfristigen Nicht-Erreichbarkeit kommen. Anstehende Wartungsarbeiten werden Ihnen vorab mittels Pop-up-Fenster mitgeteilt.
Falls eine Software zur Visualisierung lokal gespeicherter Rechnungen im XML-Format im Unternehmen nicht vorhanden ist, kann eine Lösung am Markt erworben werden bzw. selbst entwickelt werden. Lösungsempfehlungen können an dieser Stelle nicht ausgesprochen werden.
Zur Beantwortung Ihrer Fragen zur Nutzung der OZG-RE oder bei Problemen steht Ihnen ein Support zur Verfügung.
Dieser ist sowohl per E-Mail als auch telefonisch zu erreichen:
Support und Service für Rechnungsempfänger (Abrufberechtigte):
(Mo.-Fr. 07:00 – 18:00 Uhr)
Support und Service für Rechnungssender:
(Mo.-Fr. 08:00 – 16:00 Uhr)
An die OZG-RE sind Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (und kooperierende Länder) angebunden. Eine Übersicht der an die OZG-RE angebundenen öffentlichen Auftraggeber können Sie folgendem Dokument entnehmen:
Übersicht der an die OZG-RE angebundenen Behörden herunterladen
Die OZG-RE bietet als weiteren Übertragungskanal die Möglichkeit zum Rechnungsversand aus der erstellenden Software mittels Webservice und Übertragung über das Peppol Netzwerk an. Die Einreichung von E-Rechnungen über Peppol ist grundsätzlich in drei verschiedenen Varianten möglich:
- Die Nutzung des Webservice via Peppol des Bundes (kostenlos)
- Die Nutzung eines bestehenden Peppol Service Providers (kostenpflichtig)
- Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL und der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points
Prinzipiell ist zur Übertragung von elektronischen Rechnungen via Webservice Peppol keine Registrierung an der OZG-RE notwendig. Der Bearbeitungsstatus via Webservice Peppol eingereichter Rechnungen kann aktuell nicht eingesehen werden.
Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der OZG-RE nutzen Sie bitte folgende IDs:
Peppol receiver ID = 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28
Leitweg-ID = 99661-WEBSERVICEOZG-28
Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem Testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.
Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der OZG-RE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Für den Versand von Rechnungen über die OZG-RE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:
Peppol receiver ID = 0204:Leitweg-ID Ihres Kunden
Leitweg-ID = teilt Ihnen Ihr Kunde mit.
Wenn eine Forderung aus einer eingereichten E-Rechnung nach Fälligkeit noch offen ist, sollten Sie zunächst den Bearbeitungsstatus Ihrer eingereichten E-Rechnungen in der OZG-RE überprüfen. Diesen finden Sie im Startbereich der OZG-RE unter dem Menüpunkt “Status eingereichter Rechnungen einsehen”.
Es wird empfohlen, eine Mahnung gegenüber dem Rechnungsempfänger nur dann zu stellen, wenn der Status Ihrer eingereichten E-Rechnungen auf „abgeholt“ steht.
Steht der Status Ihrer E-Rechnung auf „zurückgewiesen“, überprüfen Sie bitte die möglichen Gründe. Zwei Gründe kommen für die Zurückweisung einer eingereichten E-Rechnung in Frage:
- Eine Zurückweisung durch die OZG-RE: Die eingereichte E-Rechnung wird von der Plattform geprüft. Entspricht sie nicht den formal-rechnerischen Anforderungen, wird sie durch die OZG-RE zurückgewiesen.
- Eine Zurückweisung durch den Rechnungsempfänger: Die eingereichte E-Rechnung wurde aufgrund von inhaltlichen Fehlern vom Rechnungsempfänger zurückgewiesen. Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Begründung zu hinterlassen. Sollte keine Begründung hinterlegt sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung und kontaktieren Sie bei anhaltenden Zweifeln den Rechnungsempfänger.
In beiden Fällen muss die Rechnung korrigiert und erneut eingereicht werden. Bitte überprüfen Sie jedoch stets den Status der von Ihnen eingereichten E-Rechnungen, bevor Sie weitere Schritte einleiten.
An der OZG-RE erhalten Sie aktuell keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über den Wechsel des Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen.
Sollten Sie Ihre Rechnungen via Peppol versenden, ist die Registrierung an der OZG-RE erforderlich, um ebenfalls den Status eingereichter E-Rechnungen einsehen zu können. Die Registrierung sowie die Nutzung ist für Rechnungssteller kostenlos.
An der OZG-RE finden Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen unter dem Menüpunkt „Bearbeitungsstatus eingereichter XRechnungen“.
An der OZG-RE erhalten Sie aktuell keine automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über den Wechsel des Bearbeitungsstatus Ihrer übermittelten E-Rechnungen. Die Möglichkeit der automatischen E-Mail-Benachrichtigung befindet sich derzeit noch in Planung.
Weitere Informationen zu den einzelnen Bearbeitungsstatusanzeigen finden Sie in den folgenden FAQs zur OZG-RE.
An der OZG-RE gibt es fünf verschiedene Statusanzeigen:
- Initial: Die Rechnung wurde in der Weberfassung angelegt, jedoch noch nicht versendet. Sie haben die Möglichkeit, die Bearbeitung fortzusetzen.
- Bereitgestellt: Die Rechnung wurde dem Empfänger erfolgreich zur Abholung bereitgestellt.
- Abgeholt: Der Empfänger hat die Rechnung abgeholt und den Empfang bestätigt.
- Zurückgewiesen: Die Rechnung wurde aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler durch das System oder den Rechnungsempfänger zurückgewiesen.
- Gelöscht: Der letzte Statuswechsel der Rechnung liegt mehr als 28 Tage zurück. Die Rechnung wurde daher systemseitig gelöscht.
Um zusätzlich rechnungsbegründende Anlagen anhängen zu können, sind diese grundsätzlich in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail separat versandt werden. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: PDF, PNG, JPEG, JPG, XLSX, ODS und CSV sowie XML bei Verwendung der Extension.
Die Möglichkeiten zur Einbettung der Unterlagen unterscheiden sich für Sie als Rechnungssteller in Abhängigkeit davon, wie Sie Ihre Rechnungen erstellen bzw. über welchen Kanal Sie diese an die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) übermitteln.
Rechnung Erfassen/Weberfassung
Bei der manuellen Erfassung einer elektronischen Rechnung (Weberfassung) haben Sie die Möglichkeit, rechnungsbegründende Unterlagen manuell in den zugelassenen Dateitypen der Rechnung hinzuzufügen. Im Reiter „Anhänge“ der Weberfassung können Sie die entsprechende Unterlagen mittels Drag&Drop oder durch manuelles Auswählen hochladen. Mit Einreichen der Rechnung wird die Unterlage direkt in die Rechnung eingebettet.
Rechnung Einreichen/Upload
Bei der Verwendung der Funktion Rechnung Einreichen/Upload können Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung im XML-Format hochladen. Um rechnungsbegründende Anlagen mitgeben zu können, sind diese vor dem Hochladen der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Übertragungskanal E-Mail
Bei der Verwendung des Übertragungskanals E-Mail übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen mitgeben zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Übertragungskanal Peppol
Bei der Verwendung des Übertragungskanals Peppol übermitteln Sie eine bereits fertig erstellte elektronische Rechnung. Um rechnungsbegründende Anlagen mitgeben zu können, sind diese vor der Übermittlung der Rechnung „Base64-codiert“ in das XML einzubetten. Kontaktieren Sie bei Rückfragen Ihren Softwarehersteller bzgl. der Möglichkeiten zur Einbettung von Unterlagen in elektronische Rechnungen.
Sie haben eine E-Rechnung per E-Mail über die OZG-RE versendet. Doch die Rechnung kommt nicht beim Empfänger an? Dies kann unterschiedliche Ursachen haben.
Zur Problembehebung bitten wir Sie folgende Prüffragen durchzugehen. Ist Ihre Antwort „nein“, befolgen Sie bitte die beschriebenen Hilfestellungen.
