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Neuigkeiten zu E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der ZRE und OZG-RE

von | Okt 23, 2020

Erfahren Sie was es bei der Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu beachten gilt.

An den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE werden dem Rechnungssender verschiedene Übertragungskanäle zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ sind an beiden Rechnungseingangsplattformen die folgenden Punkte zu beachten:

Allgemeine Hinweise zum Übertragungskanal „E-Mail“

Der Übertragungskanal „E-Mail“ kann sowohl an der ZRE als auch an der OZG-RE zur Übermittlung von E-Rechnungen genutzt werden. Bitte achten Sie bei beiden Rechnungseingangsplattformen auf die folgenden Hinweise:

  • Es darf immer nur eine E-Rechnung pro E-Mail versendet werden.
  • Sollte mehr als eine Rechnung in einer E-Mail enthalten sein, werden alle Anhänge der E-Mail inklusive der Rechnungen verworfen.
  • Anhänge, die keine E-Rechnung darstellen, werden automatisch aus der E-Mail gelöscht.
  • Es sollten keine „no-reply“-E-Mail-Adressen verwendet werden.
  • Betreff und Text sind für die Einsendung irrelevant und werden automatisch aus der E-Mail gelöscht und nicht an den Rechnungsempfänger weitergeleitet; sie können auch leer bleiben.
  • Es gibt derzeit noch keine Antwort per E-Mail, ob Ihre E-Rechnung valide ist. Dafür müssen Sie den Bearbeitungsstatus in der jeweiligen Rechnungseingangsplattform selbstständig überprüfen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen jeweils eine Anleitung zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der ZRE und OZG-RE zur Verfügung.

Anleitung zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der ZRE

Die folgenden Hinweise zum Übertragungskanal „E-Mail“ beziehen sich auf die Anwendung an der Rechnungseingangsplattform ZRE.

Schritt 1: Registrierung

Um den Übertragungskanal „E-Mail“ nutzen zu können, ist zunächst die Registrierung des Rechnungssenders an der ZRE notwendig.

Schritt 2: Benutzerprofil einrichten

Schritt 2.1) Navigation in Konten

Der registrierte Rechnungssender kann im Anschluss im Benutzerprofil der ZRE den Übertragungskanal „E-Mail“ freischalten.

Dafür müssen Sie zunächst auf der Startseite das jeweilige Konto, für das Sie den Übertragungskanal „E-Mail“ nutzen möchten, auswählen.

Zur Auswahl stehen auf der Startseite die „natürliche Person“ als der registrierte Rechnungssender oder das „Unternehmen“, welches der Rechnungssender zuvor als Unternehmenskonto in der Benutzerverwaltung angelegt hat.

Die Option „ZRE-Konto für ein Unternehmen anlegen“ finden Sie, wenn Sie auf der Startseite rechts auf „Starte Benutzerverwaltung“ klicken.

Sobald Sie das Konto ausgewählt haben, gelangen Sie auf eine neue Seite. Scrollen Sie hoch und klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen mit einem nach unten zeigendem Pfeil daneben. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü. Klicken Sie auf die erste Auswahlmöglichkeit „Benutzerprofil“.

Schritt 2.2) Auswahl des Übertragungskanals „E-Mail“

Wichtig zu beachten ist in diesem Schritt, dass Sie in Ihrem Benutzerprofil die richtigen Angaben machen. Sie sehen im ersten Abschnitt der Seite die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich an der ZRE angemeldet haben. Im folgenden Abschnitt können Sie den von Ihnen gewünschten Übertragungskanal auswählen.

Wählen Sie „Weberfassung und E-Mail“ und geben Sie im nebenstehenden Leerfeld bitte die E-Mail-Adresse an, mit der Sie zukünftig E-Rechnungen an die ZRE senden möchten. Diese E-Mail-Adresse ist nun die einzige, mit der Sie E-Rechnungen an die ZRE übertragen können.

Schritt 2.3) Anpassungen im Benutzerprofil (optional)

Sollten Sie E-Rechnungen zukünftig doch von einer abweichenden E-Mail-Adresse versenden wollen, müssen Sie zunächst die Angaben in Ihrem Benutzerprofil mit der neuen E-Mail-Adresse hinterlegen. E-Rechnungen, die von einer abweichenden E-Mail-Adresse eingesendet werden, werden automatisch zurückgewiesen. Bedenken Sie das bei der Planung Ihrer internen Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der elektronischen Rechnungsstellung.

Schritt 3: Versand E-Rechnung per E-Mail

Sobald Sie Ihre Angaben gespeichert haben, können Sie E-Rechnungen per E-Mail von der hinterlegten E-Mail-Adresse an die ZRE senden.

Weiterführende Informationen und Hilfsmittel (ZRE)

Sie möchten sich mit dem Einsenden von E-Rechnungen an die ZRE zunächst vertraut machen, bevor Sie E-Rechnungen an Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger versenden?

Zum Testen der Funktionalitäten der Rechnungseingangsplattform ZRE steht Ihnen eine Referenzumgebung zur Verfügung. Auch auf der Referenzumgebung ist zum Versand von E‑Rechnungen per E-Mail eine Registrierung sowie die Freischaltung des Übertragungskanals „E‑Mail“ in der Benutzerverwaltung notwendig.

Zum Einsenden von E-Rechnungen auf der Referenzumgebung der ZRE unter https://ref.xrechnung.bund.de/ref/authenticate.do nutzen Sie als Empfängeradresse bitte ref.xrechnung@portal.bund.de.

Für die finale Zusendung der E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger auf der Produktivumgebung unter https://xrechnung.bund.de/prod/authenticate.do nutzen Sie bitte die Empfängeradresse xrechnung@portal.bund.de.

Zusätzliche Informationen zur Nutzung der ZRE – und insbesondere der Übertragungskanäle – finden Sie in den Nutzungsbedingungen der ZRE sowie den Technischen Informationen zu den Nutzungsbedingungen der ZRE.

Anleitung zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ an der OZG-RE

Die folgenden Hinweise zum Übertragungskanal „E-Mail“ beziehen sich auf die Anwendung an der Rechnungseingangsplattform OZG-RE.

Schritt 1: Registrierung

Um den Übertragungskanal „E-Mail“ nutzen zu können, ist zunächst die Registrierung des Rechnungssenders an der OZG-RE notwendig.

Schritt 2: Versand von E-Rechnungen per E-Mail

Auf der Startseite der OZG-RE werden Ihnen die Funktionen der Rechnungseingangsplattform in Kacheln dargestellt. Scrollen Sie auf der Seite zu der Kachel „Extern erstellte XRechnung via E-Mail senden“.

Klicken Sie auf „E-Mail senden“ und es öffnet sich Ihr E-Mail-Programm, in der bereits die Empfängeradresse zur OZG-RE für den Versand von E-Rechnungen automatisch vorbefüllt wurde.

Alternativ können Sie „E-Mail-Adresse in Zwischenablage kopieren“ wählen, um die Empfängeradresse zum Versand von E-Rechnungen an die OZG-RE zu kopieren, beispielsweise um diese in Ihr Adressbuch zu überführen.

Die generisch erzeugte Empfängeradresse identifiziert Sie als Rechnungssteller eindeutig und kann fortan für den Versand Ihrer E-Rechnungen an die OZG-RE verwendet werden. Diese E-Mail-Adresse bleibt für Ihr Konto immer gleich, Sie können diese E-Mail-Adresse aber jederzeit wieder auf der Startseite abfragen.

Hängen Sie der E-Mail Ihre E-Rechnung zum Versand an.

Weiterführende Informationen und Hilfsmittel (OZG-RE)

Sie möchten sich mit dem Einsenden von E-Rechnungen an die OZG-RE zunächst vertraut machen, bevor Sie E-Rechnungen an Ihre Kunden bzw. Rechnungsempfänger versenden?

Zum Testen der Funktionalitäten der Rechnungseingangsplattform OZG-RE steht Ihnen eine Testumgebung zur Verfügung. Auch auf der Testumgebung ist zum Versand von E‑Rechnungen per E-Mail eine Registrierung notwendig.

Sie können die Funktionen der OZG-RE, wie das Einsenden von E-Rechnungen, auf der Testumgebung der OZG-RE unter https://test.xrechnung-bdr.de/edi/account/login erproben.

Zur finalen Zusendung er E-Rechnungen erreichen Sie die Produktivumgebung der OZG-RE unter https://xrechnung-bdr.de/edi/account/login.

Sie müssen sich jedoch jeweils an der Testumgebung sowie der Produktivumgebung der OZG-RE jeweils separat registrieren.

Zusätzliche Informationen zur Nutzung der OZG-RE – und insbesondere der Übertragungskanäle – finden Sie in den Nutzungsbedingungen der OZG-RE.

Weitere Informationen zur E-Rechnung und beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes finden Sie in unserem FAQ-Bereich.

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Allgemeine Fragen zur E-Rechnung:

E-Mail schreiben an DGI5@bmi.bund.de  DGI5@bmi.bund.de

Supporthotline für Rechnungssteller:

E-Mail schreiben an sendersupport-xrechnung@bdr.de  sendersupport-xrechnung@bdr.de

030 2598 4436 anrufen  030 2598 4436

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