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Neuigkeiten zu E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

von | Jul 20, 2020

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen anhand einer Gegenüberstellung verschiedener Rechnungsformate, was eine Rechnung zu einer – entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes konformen – E-Rechnung macht.

Bereits 2011 wurden elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) den Papierrechnungen umsatzsteuerlich grundsätzlich gleichgestellt – nun wird mit der Einführung der E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung ein weiterer Meilenstein der Verwaltungsdigitalisierung realisiert. Demgemäß ist die Bundesverwaltung seit Ende 2019 dazu verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen und weiterzuverarbeiten. Nun sind die Rechnungssteller an der Reihe: Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung greift ab dem 27. November 2020.

Doch die Praxis zeigt: Es gibt noch viele offene Fragen in Bezug auf die E-Rechnung und was sich dahinter verbirgt. Denn aus technischer Sicht ist der Begriff E-Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden in der Regel sowohl rein bildhafte Darstellungen, als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Hierbei entsteht jedoch schnell ein Irrtum, denn bildhafte Darstellungen wie z. B. eine PDF-Datei sind gemäß Definition in der EU-Richtlinie 2014/55/EU keine E-Rechnung. Doch wenn es sich bei einer PDF-Rechnung nicht um eine elektronische Rechnung handelt, worin genau liegt der Unterschied?

Um Ihnen ein Verständnis geben und die Unterschiede zwischen den verschiedenen Formaten aufzeigen zu können, werden die gängigen Rechnungsformate nachfolgend im Detail beleuchtet.

Die Papierrechnung

Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.

Die PDF-Rechnung

Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.

Der Unterschied zur E-Rechnung

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Dies bedeutet, dass sie, anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung,

  • als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren, sowie
  • auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Die untenstehende Abbildung macht die Unterschiede zwischen Papier-, PDF- und der E-Rechnung deutlich. Während Papier- und PDF-Rechnungen (linke Abbildung) bildhafte, für Menschen lesbare Darstellungen visualisieren, bildet die E-Rechnung (rechte Abbildung) einen strukturierten Datensatz ab.

Eine PDF-Rechnung, eine Rechnungsprüfung und ein handschriftlicher Zettel.
Papierrechnung
Eine elektronische Rechnung mit XML-Codes
elektronische Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel mittels dem Standard XRechnung.

  • Damit jedes Mitgliedsland der europäische Norm (EN) 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
  • Der Standard XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
  • In Deutschland wird der Standard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund sowie in einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
  • Zusätzlich kann bei Einreichung einer E-Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN–16931), der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.

Sollten darüber hinaus Fragen zur E-Rechnung bestehen, erhalten Sie weitere Informationen in unserem FAQ-Bereich sowie unseren Informationsseiten.

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030 2598 4436 anrufen  030 2598 4436

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