Merksätze zur E‑Rechnung

Die Merksätze fassen das Wichtigste zur E-Rechnung zusammen.

Sechs Merksätze zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung

1. Merksatz

Rechtlicher Hintergrund der elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung ist die E‑Rechnungsverordnung.

Mit dem Beschluss der E‑Rechnungsverordnung des Bundes (E‑RechV) vom 6. September 2017 hat das Bundeskabinett die Vorgaben des E‑Rechnungsgesetzes des Bundes konkretisiert und die legislative Umsetzung der EU-Richtlinie auf Bundesebene abgeschlossen. Hierdurch wurden auch Rechnungssteller in die Pflicht genommen, ab dem 27. November 2020 E-Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes zu übermitteln.

Die Verordnung formuliert Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell, das grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen zur Europäischen Norm EN 16931 konformen Standard entsprechen muss.

E-Rechnungen können über die „Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes“ (ZRE) an die unmittelbare Bundesverwaltung oder über die Plattform „OZG-konformer Rechnungseingang“ (OZG-RE) an die über 130 mittelbaren Bundesverwaltungen/betroffenen Zuwendungsempfänger und die fünf Bundesländer gesendet werden. Die Rechnungseingangsplattformen sind zukünftig ebenfalls über das Verwaltungsportal des Bundes erreichbar.

2. Merksatz

Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.

Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

3. Merksatz

E-Rechnungen ermöglichen die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung.

Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung der Bundesverwaltung bei. Eine an den Bund übermittelte E-Rechnung soll von der Rechnungserzeugung über die Rechnungsverarbeitung bis zur abschließenden Zahlung und Archivierung vollständig elektronisch verarbeitet werden. Auf diese Weise fallen bspw. Aufwände für eine manuelle Erfassung weg und Medienbrüche können vermieden werden. Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung öffentlicher Rechnungsbearbeitungs- und Einkaufsprozesse. Durch die aktuellen Entwicklungen werden die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse besonders deutlich: Die Digitalisierung erleichtert insbesondere die ortsunabhängige Erledigung sowie Vertretung von Aufgaben und beschleunigt Abläufe. So leistet die E-Rechnung einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Verwaltungs- und Geschäftsprozesse und ermöglicht dezentrales Arbeiten.

4. Merksatz

Für die Ausstellung von E‑Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Version zu verwenden. Darüber hinaus kann jeder andere Standard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht (z. B. ZUGFeRD Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG).

Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 und wird sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen. Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Standard, der durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben wird.

Alle Informationen über den Standard XRechnung sind bei der KoSIT abrufbar.

5. Merksatz

Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E‑Rechnungen über die ZRE.

ZRE steht für Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und ist die Plattform, über die Rechnungssteller
E-Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung senden können.

Die ZRE übernimmt im Übermittlungsprozess der E-Rechnungen drei Aufgaben:

  • die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
  • die technische Prüfung von E‑Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
  • die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels der Leitweg-ID

Für die Nutzung der ZRE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche voll geschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Neben der Registrierung ist der ausgewählte Übertragungskanal (bspw. E-Mail oder Peppol) auf der Rechnungseingangsplattform freizuschalten.

6. Merksatz

Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können
E-Rechnungen über die OZG-RE empfangen.

Zum Empfang von E-Rechnungen stellt der Bund den Einrichtungen bei Erfüllung aller vergaberechtlichen Voraussetzungen der mittelbaren Bundesverwaltung die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform – kurz OZG-RE – zur Mitnutzung bereit. Eine Nutzung der Plattform ist für die mittelbare Bundesverwaltung jedoch nicht verpflichtend, sodass sie auch Eigenlösungen nutzen kann. Eine Liste der angebundenen Einrichtungen finden Sie hier.

Wenn Sie sich für die Mitnutzung der OZG-RE interessieren, können Sie sich gerne über unser Kontaktformular an das Supportteam wenden.

Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern drei Aufgaben:

  • die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle
  • die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
  • die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID

Für die Nutzung der OZG-RE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche voll geschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Die Registrierung ist kostenfrei und muss unabhängig vom genutzten Übertragungsweg durchgeführt werden. Neben der Registrierung ist der ausgewählte Übertragungskanal (bspw. E-Mail oder Peppol) auf der Rechnungseingangsplattform freizuschalten.

Sechs Merksätze zur elektronischen Rechnungsstellung in der Bundesverwaltung