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Neuigkeiten zu E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

6 Merksätze zur E-Rechnung

von | Mrz 15, 2021

Das Wichtigste im Überblick.

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

  • elektronisch übermittelt,
  • elektronisch empfangen
  • sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

6 Merksätze

1. Rechtlicher Hintergrund ist die E-Rechnungsverordnung.

Mit dem Beschluss der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) vom 6. September 2017 hat das Bundeskabinett die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes des Bundes konkretisiert und die legislative Umsetzung der EU-Richtlinie auf Bundesebene abgeschlossen. Hierdurch wurden auch Rechnungssteller in die Pflicht genommen, ab dem 27. November 2020 E-Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber des Bundes zu übermitteln.

Die Verordnung formuliert zudem Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell, das grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung oder einem anderen zur Europäischen Norm EN-16931 konformen Standard entsprechen muss.

E-Rechnungen können über die Zentrale Rechnungseingangsangangsplattform des Bundes (ZRE) an die unmittelbare Bundesverwaltung sowie die Plattform OZG-konformer Rechnungseingang (OZG-RE) an die über 100 mittelbare Bundesverwaltungen/betroffene Zuwendungsempfänger sowie fünf Bundesländer gesendet werden. Die Rechnungseingangsplattformen sind dabei zukünftig, wie in der E-RechV vorgegeben, über das Verwaltungsportal des Bundes ebenfalls erreichbar.

2. Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar.

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.

3. E-Rechnungen ermöglichen die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung.

Die E-Rechnung trägt zur Digitalisierung der Bundesverwaltung bei. Eine an den Bund übermittelte E-Rechnung soll von der Rechnungserzeugung über die Rechnungsverarbeitung bis zur abschließenden Zahlung und Archivierung vollständig elektronisch verarbeitet werden. Auf diese Weise fallen bspw. Aufwände für eine manuelle Erfassung weg und Medienbrüche können vermieden werden. Die E-Rechnung ist damit ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung öffentlicher Rechnungsbearbeitungs- und Beschaffungsprozesse. Durch die aktuellen Entwicklungen werden die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse besonders deutlich: Die Digitalisierung erleichtert insbesondere die ortsunabhängige Erledigung sowie Vertretung von Aufgaben und beschleunigt Abläufe. So leistet die E-Rechnung einen wichtigen Beitrag zur Aufrechterhaltung der Verwaltungs- und Geschäftsprozesse und ermöglicht dezentrales Arbeiten.

4. Für die Ausstellung von E-Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuell gültigen Version zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG).

Der im Rahmen eines Steuerungsprojekts zwischen Bund und Ländern entwickelte Standard XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN-16931 und wird sowohl vom Bund als auch von den Ländern getragen. Als reines Datenformat konzipiert, ermöglicht XRechnung, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden können. Der strukturierte XML-Datensatz dient somit in erster Linie der maschinellen Lesbarkeit. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Es handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Standard, der durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben wird.

Alle Informationen über den Standard XRechnung sind bei der KoSIT abrufbar.

5. Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung empfangen E-Rechnungen über die ZRE.

ZRE steht für Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und ist die Plattform, über die Rechnungssteller E-Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung übersenden können.

Für die Nutzung der ZRE ist eine einmalige Registrierung zur Erstellung eines Nutzerkontos notwendig. Eine Registrierung ist sowohl für natürliche vollgeschäftsfähige sowie für juristische Personen zulässig. Zur Übermittlung einer E-Rechnung an die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung muss die ZRE genutzt werden.

Die ZRE übernimmt im Übermittlungsprozess drei Aufgaben:

  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)

Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.

6. Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung können E-Rechnungen über die OZG-RE empfangen.

Zum Empfang von E-Rechnungen stellt der Bund den Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform – kurz OZG-RE – zur grundsätzlichen Mitnutzung bereit. Eine Nutzung der Plattform ist für die mittelbare Bundesverwaltung jedoch nicht verpflichtend, sodass diese auch Eigenlösungen nutzen können. Eine Liste der angebundenen Einrichtungen finden Sie hier.

Rechnungssteller können sich an der OZG-RE registrieren und ein Unternehmenskonto eröffnen.

Die OZG-RE übernimmt zur Übermittlung der E-Rechnungen im Kern drei Aufgaben:

  • Die Entgegennahme von E-Rechnungen über verschiedene Übertragungskanäle.
  • Die technische Prüfung von E-Rechnungen (u. a. Rechnungsgröße, Anzahl und Typ der Anhänge, Virenprüfung, Eingabe aller Pflichtangaben)
  • Die Übermittlung der E-Rechnungen an den jeweiligen Rechnungsempfänger mittels Leitweg-ID.

Kontext

Bis 2022 sind Bund und Länder dazu verpflichtet, Verwaltungsleistungen in Deutschland über Verwaltungsportale auch digital anzubieten und dadurch nutzerfreundliche Leistungen für Privatpersonen, Unternehmen und Verwaltung zu schaffen. Dazu müssen die 575 wichtigsten Services online verfügbar gemacht werden. Darüber hinaus sollen die Verwaltungsportale zu einem Portalverbund verknüpft werden, über welchen jede Verwaltungsleistung abgerufen werden kann.

Rechtliche Grundlage dafür ist das im August 2017 in Kraft getretene „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG). Die Umsetzung des OZG wird gemeinsam von Bund und Ländern getragen; unter anderem mit dem vom IT-Planungsrat initialisierten Digitalisierungsprogramm zur Bereitstellung von Online-Leistungen.

Derzeit werden zahlreiche Leistungen im Rahmen von Maßnahmen entwickelt und erprobt. Eine dieser Maßnahmen ist die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung, welche einen wichtigen Treiber im Rahmen der Verwaltungsdigitalisierung darstellt.

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