Am 26.01.2023 haben sich ca. 160 Teilnehmende aus Behörden und Einrichtungen der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung im Rahmen des neuen Veranstaltungsformats Behördenforum zu aktuellen Themenstellungen der E-Rechnung ausgetauscht. Ziel des Behördenforums ist es, die Nutzungsfreundlichkeit der E-Rechnung des Bundes durch einen gemeinsamen Austausch mit Fachexpertinnen und Fachexperten, die in ihrer täglichen Arbeit Erfahrungen mit der E-Rechnung sammeln, zu erhöhen. Zudem dient das Format dazu, dass sich Behörden und Einrichtungen im Austausch untereinander vernetzen. Es schafft Raum, um zu den einzelnen Themengebieten der E-Rechnung Fragen zu platzieren bzw. Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

Die Agenda des Kick-offs orientierte sich an den Themengebieten Lieferantenkommunikation, Rechnungsprüfung und Freigabeprozess sowie dem Umgang mit Sonderfällen. Zu Beginn der Veranstaltung haben die Teilnehmenden anhand eines Umfragetools ihre Erfahrungen seit der Einführung der E-Rechnung im Plenum geteilt. In diesem Stimmungsbild ist deutlich geworden, dass gerade im Bereich der Lieferantenkommunikation noch viel Potenzial steckt. Zugleich hat die E-Rechnung spürbare Vorteile wie z. B. Zeitersparnis durch Standardisierung und Prozessoptimierung in der Rechnungsverarbeitung gebracht.

Im weiteren Teil der Veranstaltung lag der Fokus auf Impulsvorträgen von Referenten aus vier Behörden bzw. Einrichtungen, die ihre persönlichen Erkenntnisse bei der Einführung und der täglichen Arbeit mit der E-Rechnung geteilt haben.

Ein Referent führte aus, dass der persönliche Kontakt zu den Lieferanten ein entscheidender Erfolgshebel ist, um Probleme im Vorfeld auszuräumen und gemeinsame Lösungen zu schaffen. Zudem wurde festgestellt, dass ERechnungen, die unter die Direktauftragsgrenze fallen, zu Parallelverarbeitungsprozessen und damit zu Mehraufwand führen. Ein weiterer Referent schilderte, dass die Rechnungsprüfung und der Freigabeprozess durch die E-Rechnung schneller und effizienter ablaufen.

Im dritten Teil ging es um die Rechnungseingangsplattformen des Bundes, die ZRE und die OZG-RE. In „Breakout-Sessions“ wurden den Vertreterinnen und Vertretern der Behörden und Einrichtungen die wichtigsten Funktionen der jeweiligen Plattform in einer Live-Demonstration präsentiert.

Save the Date

Das nächste Behördenforum E-Rechnung ist auf den 14.09.2023 terminiert. Falls Sie Interesse an

• weiteren Informationen,
• der Teilnahme an der Veranstaltung,
• einem eignen Impulsvortrag oder
• einer Themeneinreichung

haben, melden Sie sich gern mit einer kurzen Nachricht unter erechnung.bund@nortal.com.