Gebärdensprache
Die Physikalisch-Technische Bundesanstalt (PTB) gehört zu den ersten Pilotbehörden, die erfolgreich auf die neue Zentrale Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) umgestellt haben. Im Interview berichtet Nils Hoffmann, SAP-Fachreferent der PTB, wie die Behörde die technische Anpassung gemeistert, typische Herausforderungen pragmatisch gelöst und die Umstellung ohne zusätzliche Belastung für die Fachabteilungen umgesetzt hat. Sein wichtigstes Fazit: Mit frühzeitiger Kommunikation und automatisierten Prozessen lässt sich der Übergang effizient gestalten – ganz ohne Angst vor Veränderungen.
Keine Angst vor der Veränderung! Wer früh startet, hat mehr Spielraum.
Wie groß war der technische Aufwand bei der Umstellung auf die OZG-RE für Ihre Behörde?
Die PTB hat bereits 2018 die E-Rechnung eingeführt. Der Wechsel von der ZRE zur OZG-RE war somit kein fundamentaler Umbau. Es ging vor allem darum, die IT-Schnittstellen anzupassen und den Rechnungseingangskanal umzustellen – technisch gut machbar.
Was war die größte Herausforderung aus Sicht des Fachbereichs?
Die Sorge, dass wie bei der Einführung der E-Rechnung 2018 erneut zahlreiche Lieferanten manuell informiert werden müssen. Der Fachbereich ist wie in vielen Behörden personell stark ausgelastet. Wir konnten diese Angst nehmen, indem wir den Kommunikationsprozess automatisiert haben und eine standardisierte Info-Mail an alle Lieferanten aus dem SAP-System ausgelöst haben.
Hat sich der Rechnungsprüfungsprozess im Alltag geändert?
Nein. Für die Fachabteilungen hat sich nichts verändert. Der Prüfprozess bleibt identisch, egal ob die Rechnung über die ZRE oder die OZG-RE kommt. Das Format ist dasselbe, die Verarbeitung läuft wie gewohnt. Allerdings muss in der Übergangsphase bei der Ablehnung von Rechnungen darauf geachtet werden, über welche Plattform die ursprüngliche Rechnung eingegangen ist, damit die Rechnungssteller auch sicher die Informationen erhalten.
Was hat bei der Umsetzung besonders geholfen?
Ich sehe hier zwei zentrale Erfolgsfaktoren: Zum einen, dass wir frühzeitig in eine offene und ehrliche Kommunikation mit allen Beteiligten wie dem Fachbereich und weiteren IT-Bereichen eingestiegen sind, um alle Akteure zu versammeln und auf die Veränderung einzustimmen. Zum anderen die automatisierte Kommunikation mit den Kreditoren. Dafür wurde ein technischer Prozess aufgesetzt, bei dem direkt nach dem Rechnungseingang über die ZRE automatisch eine E-Mail an die im XML-Datensatz hinterlegte Kontaktadresse des Rechnungsstellers versendet wurde. Diese E-Mail informierte über die Umstellung auf die OZG-RE und enthielt alle nötigen Hinweise zur neuen Einreichung. Diese Funktion konnte zugleich der Sorge vor einem hohen manuellen Aufwand entgegenwirken. Das Lieferantenkommunikationspaket war dabei eine wichtige Hilfe: Wir haben daraus Textbausteine für unsere automatisierten Mails übernommen – das spart Zeit und gibt Sicherheit.
Was würden Sie anderen Behörden mit auf den Weg geben?
Keine Angst vor der Veränderung! Wer früh startet, hat mehr Spielraum – und mit der richtigen Vorbereitung lässt sich die Umstellung effizient bewältigen. Es geht darum, Prozesse klug zu gestalten, ohne den Fachbereich zu belasten.
