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Neuigkeiten zu E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Peppol für die Bundesverwaltung

von | Jun 29, 2021

Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) ist eine Sammlung von Komponenten und Spezifikationen, mit deren Hilfe innerhalb der Infrastruktur des Peppol Netzwerks Dokumente auf standardisierte Weise zwischen unterschiedlichen Business-Partnern ausgetauscht werden.

Das Peppol-Netzwerk für die öffentliche Beschaffung

Das Peppol-Netzwerk ist eine Entwicklung der Non-Profit Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. Hierzu zählt auch die Übertragung elektronischer Rechnungen.

Die resultierende Effizienzsteigerung bei der Rechnungsverarbeitung kann zu einer Verbesserung der Liquidität von Lieferanten beitragen.

Warum Peppol als Übertragungskanal für die E-Rechnung?

Zur Übermittlung von E-Rechnungen gibt es zwei Rechnungseingangsplattformen des Bundes: Die ZRE, an die alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung zum Empfang von E-Rechnungen angebunden sind, und die OZG-RE als Angebot an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer. Neben der OZG-RE steht es Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung frei eigene Lösungen zum Empfang von E-Rechnungen umzusetzen, solange diese konform mit den Anforderungen der E-RechV sind.

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an Auftraggeber, die an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE angebundenen sind, stehen Rechnungsstellern vier Optionen zur Verfügung:

  • Versand über das Peppol-Netzwerk
  • Versand per E-Mail
  • Upload an der Weboberfläche
  • Manuelle Eingabe an der Weboberfläche

Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) und den Massenexport von E-Rechnungen ermöglichen kann.

 

3 Wege zur Übermittlung von E-Rechnung via Peppol

Sollten Sie sich für die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol entscheiden, gibt es drei verschiedene Optionen, Peppol zu nutzen:

1. Die Nutzung des Webservice via Peppol des Bundes

Der Webservice des Bundes ist ein kostenloses Angebot an Rechnungssteller zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE via Peppol. Wenn Sie den Webservice des Bundes mitnutzen möchten, stellen Sie gerne eine formlose Anfrage an support@nortal.com um das Starterpaket zu erhalten. Für die Anbindung an den Webservice selbst, bedarf es der Kontaktaufnahme zu Ihrer IT- Abteilung bzw. ihres technischen Dienstleisters. Die Nutzung ist nach der Anbindung für Rechnungsbearbeiter unkompliziert und kostenlos aus den eigenen Systemen heraus möglich.

Vorteil:

  • Kostenlose Mitnutzung für den Versand von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE möglich.
  • Unkomplizierte Bedienung der Schnittstelle zum Webservice aus den eigenen Systemen heraus.

Nachteil:

  • Abhängigkeit von der Umsetzung und den Funktionalitäten des Webservice.
  • Es sind nur E-Rechnungen in der aktuellen Version des Standards XRechnung übermittelbar.
  • Die E-Rechnungseinreichung kann nur ausschließlich an die ZRE und OZG-RE erfolgen.

2. Die Nutzung eines bestehenden Peppol-Service-Providers

Ein verifizierter Peppol-Service-Provider stellt Ihnen einen Webservice zur Verfügung. Unter Peppol.eu finden Sie eine Liste von Peppol-Service-Providern, bei denen Sie sich ein Angebot einholen können.

Vorteil:

  • Sie sind in der Nutzung von Peppol flexibel:
    • Es können auch andere Dokumente als E-Rechnungen über Peppol ausgetauscht werden.
    • Es können nicht nur ZRE und OZG-RE adressiert werden, sondern auch andere angebundene Systeme.
  • Der Aufbau eines eigenen Access Points ist nicht notwendig, dadurch wird die Komplexität der eigenen IT-Infrastruktur nicht durch einen zusätzlichen Peppol Access Point erhöht.
  • Vermeidung unvorhergesehener Kosten: Kostenkontrolle bei Vertragsschließung mit einem Peppol-Service-Provider.
  • Es ist keine zusätzliche kostenpflichtige OpenPeppol Mitgliedschaft nötig.
  • Gewährleistung der Verfügbarkeit des Netzwerks durch den Service-Provider.
  • Verschiedene Wettbewerber stehen zur Auswahl: Sie können das für Sie passende Angebot auswählen.

Nachteil:

  • Sie sind an die Kosten und Technologien Ihres Peppol-Service-Providers gebunden.

3. Eine kostenpflichtige Mitgliedschaft bei OpenPeppol und der Aufbau eines eigenen Peppol Access Points

Vorteil:

  • Unabhängigkeit: Sie sind über die Erfüllung zwingender Anforderungen hinaus unabhängig in der Umsetzung Ihres Peppol Access Points.
  • Sie haben die Kontrolle darüber, dass sich der Peppol Access Point bestmöglich in die bestehende IT-Landschaft einfügt.
  • Sie können den Vertrieb Ihres Access Points als Einnahmequelle nutzen.
  • Als Mitglied in OpenPeppol haben Sie direkten Einfluss auf die technische und organisatorische Zukunft von Peppol

Nachteil:

  • Sie tragen Kosten:
    • Mitgliedschaft bei OpenPeppol
    • Aufbau des Peppol Access Points
    • Betrieb des Peppol Access Points
    • Und mögliche weitere Kosten

Vorteile durch Peppol

Peppol ermöglicht den vollständig automatisierten elektronischen Dokumentenaustausch. Das bedeutet: alle Teilnehmer können medienbruchfrei Dokumente aus verschiedenen verarbeitenden Systemen ex- und importieren. Dabei ist das Peppol-Netzwerk im Kontext der elektronischen Rechnungsübertragung für die Übermittlung eines hohen Volumens (Massenversand) konzipiert.

Automatisierung in der Rechnungsstellung schafft zusätzliche Vorteile für Lieferanten:

Effizienz

Für den Rechnungsbearbeiter ist die Übertragung via Peppol die am leichtesten zu bedienende Option für den elektronischen Rechnungsversand, da Peppol direkt via Schnittstelle an das ERP-System angebunden wird. Ist die technische Anbindung einmal erfolgt, können Rechnungen über nur wenige Klicks im eigenen ERP-System versendet werden.

Peppol erlaubt eine medienbruchfreie und unkomplizierte Abwicklung ohne Systemwechsel (machine-to-machine) bei der elektronischen Rechnungsstellung. Ebenso ist es möglich eine große Menge E-Rechnungen zu versenden, sogenannte Massenexporte.

Sicherheit

Peppol gewährt höchste Sicherheitsstandards und die Einhaltung des Datenschutzes beim Versand von Dokumenten.

Qualität

Bei der Übertragung via Peppol werden Bedienfehler reduziert und die Transparenz über den Prozess der Rechnungsstellung erhöht.

Standardisierung für die grenzübergreifende Interoperabilität in Beschaffungs- und Vergabeverfahren

Durch die Einführung einheitlicher und verpflichtender Standards für alle Teilnehmer im Peppol-Netzwerk wird der Dokumentenaustausch aus verschiedenen Systemen erheblich erleichtert.

Peppol verpflichtet zu Standards für den elektronischen Dokumentenaustausch, sogenannte Peppol Business Interoperability Specifications, kurz BIS.

Technische Details zum elektronischen Rechnungsversand via Peppol

 

Standardkonforme E-Rechnungen

Für die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Ihr ERP-System muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß diesen Vorgaben zu erstellen. Den Betrieb und die Pflege des Standards XRechnung gewährleistet die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Weiterhin stellt sie ein Prüftool (KoSIT Validator) zur Verfügung, das E-Rechnungen auf formale Richtigkeit überprüft. Das Tool können Sie nutzen, um Ihre E-Rechnungen vor dem Versand zu kontrollieren und so eine mögliche Abweisung an den Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE zu vermeiden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der KoSIT.

Peppol mit Schnittstelle zu Ihren Systemen

Die Mitnutzung von Peppol gestaltet sich besonders einfach, wenn Ihr ERP-System Peppol direkt mittels einer Schnittstelle bedienen kann. Hierzu bietet sich die Umsetzung zusammen mit einem Peppol-Service-Provider an. Dieser nimmt auch, falls notwendig, Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk vor, sodass Sie Ihre persönliche Peppol-Sender-ID einsetzen können.

Alternativ können Sie den Webservice des Bundes nutzen, oder eine eigene Infrastruktur zur Nutzung von Peppol aufbauen. Näheres dazu finden Sie im FAQ-Bereich zum Thema Peppol.

Adressierung per Peppol-Participant-ID

Der Peppol Participant Identifier (Peppol-Participant-ID) dient im Peppol-Netzwerk dazu einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren, vergleichbar mit einer Umsatzsteuer-ID oder einer IBAN beim Online-Banking.

Dabei wird zwischen der Sender-ID (Rechnungssteller) und der Receiver-ID (Rechnungsempfänger) unterschieden.

Um E-Rechnungen via Peppol zu übermitteln, benötigen Sie als Adressierung die eindeutige Peppol-Receiver-ID des jeweiligen Rechnungsempfängers. Sie setzt sich in der Bundesverwaltung grundsätzlich aus dem Präfix 0204 und der Leitweg-ID Ihres Auftraggebers (Rechnungsempfängers) zusammen. Die Leitweg-ID erhalten Sie bei der Vergabe in den Vertragsunterlagen oder auf Nachfrage von Ihrem Auftraggeber.

An der Leitweg-ID kann man erkennen, ob ein Rechnungsempfänger E-Rechnungen über die ZRE oder OZG-RE empfängt. Wird das Präfix 991- verwendet, ist der Rechnungsempfänger an der ZRE angebunden, lautet das Präfix 992, ist der Auftraggeber an die OZG-RE angebunden.

Den Aufbau der Peppol-Participant-IDs können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Präfix Schema Peppol-Participant-ID  Zielgruppe
0204 Leitweg-ID 0204:Leitweg-ID Rechnungsempfänger
9930 Umsatzsteuer-ID 9930:Umsatzsteuer-ID Rechnungssteller
0088 Global Location Number 0088:GLN Rechnungssteller

Aufbau der Peppol-Participant-ID

Wichtig: Wenn Sie E-Rechnungen via Peppol versenden, adressieren Sie diese im BIS Dokument (Business Interoperability Specification). Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Hier wird die Peppol-Reiceiver-ID an den Rechnungsempfänger eingetragen. In der E-Rechnung selbst muss allerdings die Leitweg-ID eingetragen werden, andernfalls wird die E-Rechnung an der ZRE und OZG-RE abgewiesen.

Übermittlung Ihrer E-Rechnung

Zum Übermitteln von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung wird unabhängig vom gewählten Übertragungskanal aktuell die Registrierung an der adressierten Rechnungseingangsplattform des Bundes in den jeweiligen Nutzungsbedingungen vorausgesetzt.

Die Registrierung an der ZRE und OZG-RE ist kostenlos. Sie können entweder an der Leitweg-ID sehen, welche Plattform adressiert wird oder diese Information bei Ihrem Auftraggeber abfragen.

Alternativ bieten wir auch eine Übersicht über die an die ZRE und OZG-RE angebundene Einrichtungen. Die Listung ist allerdings freiwillig, daher können vereinzelt Einrichtungen fehlen.

FAQs zum Thema Peppol

Peppol

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der OZG-RE nutzen Sie bitte folgende IDs:

Peppol receiver ID = 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28
Leitweg-ID = 99661-WEBSERVICEOZG-28

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem Testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der OZG-RE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Für den Versand von Rechnungen über die OZG-RE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

Peppol receiver ID = 0204:Leitweg-ID Ihres Kunden
Leitweg-ID = teilt Ihnen Ihr Kunde mit.

Peppol (“Pan-European Public Procurement Online“) ist aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel der Standardisierung öffentlicher Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der europäischen Union und weltweit entstanden. Hinter Peppol steht die Organisation OpenPeppol AISBL, eine Non-Profit-Organisation nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel.

Kerninhalt der Vision von Peppol ist die Schaffung einer gesamtheitlichen Interoperabilität unterschiedlicher Systeme. Das heißt, dass jedes Unternehmen in einem Land, mit einer Verwaltung im gleichen, oder einem anderen Land sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren elektronisch abwickeln kann. Dazu stellt Peppol ein Netzwerk zur Übermittlung von Daten (das Peppol eDelivery Network) sowie Spezifikationen für die zu übermittelnden Dokumente zur Verfügung (Peppol Business Interoperability Specifications ‚BIS’). Größter Vorteil dieser Organisation ist der vollständige, elektronische, medienbruchfreie und automatisierte Austausch von Dokumenten. Auch ein automatisierter Massenimport von Dokumenten kann über Peppol erfolgen.

Das Peppol-Netzwerk wird von den Rechnungseingangsplattformen ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung sowie kooperierenden Länder genutzt, um es Lieferanten als Rechnungssendern zu ermöglichen, E-Rechnungen automatisiert zu versenden.

Technisch basiert Peppol auf dem sogenannten “4-Corner-Model”.

Weitere Informationen zu Peppol finden Sie unter der Internetseite von Peppol.

Ziel von Peppol ist, den Sender und den Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander zu verbinden. Sender, sowie Empfänger benötigen dazu einen sogenannten Access Point, um Zugriff auf das Peppol-Netzwerk zu erhalten.

Der Rechnungssender sendet seine Rechnung an einen Access Point. Dieser erreicht mittels der Peppol-Receiver-ID den Access Point des Empfängers. Mit Bereitstellung der E-Rechnung an den Access Point des Empfängers stellt dieser die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung. Die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sind hierbei an dem Access Point des Empfängers (der Behörden) angeschlossen. Die Leitweg-ID wird nun innerhalb der Rechnungseingangsplattformen als Adressierung der Behörden verwendet. Sobald der Lieferant in der entsprechenden Plattform die Peppol-Receiver-ID seines Auftraggebers hinterlegt hat und der Übertragungskanal Peppol freigeschaltet ist, kann er E-Rechnungen via Peppol an die Rechnungseingangsportale versenden. Die angeschlossenen Behörden können somit wie gewohnt auch über Peppol eingereichte E-Rechnungen in der jeweiligen Plattform abholen und in Ihren Systemen weiterverarbeiten.

Prozess Versand und Empfang von Dokumenten via Peppol

Durch die Nutzung von Peppol ergibt sich für den Rechnungssender ein einheitlicher und zentraler Kanal für den Versand von E-Rechnungen. Dabei muss die genutzte Rechnungseingangsplattform des Empfängers auch an Peppol angeschlossen sein. Bitte erfragen Sie dies, sowie die anzugebende Peppol-Receiver-ID bei Ihren Auftraggebern.

Hinweis: Bei Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung, sowie an die OZG-RE angeschlossenen Organisationen der mittelbaren Bundesverwaltung und angeschlossener (kooperierender) Bundesländer ergibt sich die Peppol-Participant-ID aus der Kombination von Präfix und Leitweg-ID „0204:LeitwegID“. Bei anderen Bundesländern können sich die Peppol-Participant-ID und die Leitweg-ID voneinander unterscheiden.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein Rechnungssender (Corner 1) Zugriff auf das Peppol-Netzwerk über einen Access Point (Corner 2) erlangen kann

1. Nutzung des vorhanden Access Points der Bundesverwaltung

Als Rechnungslieferant von öffentlichen Auftraggebern können Sie den kostenlosen Access Point des Bundes nutzen, um Rechnungen in das Peppol-Netzwerk einzuleiten. Hierüber werden die Auftraggeber (Rechnungsempfänger) der Bundesverwaltung und der angeschlossenen (kooperierenden) Länder erreicht. Bitte beachten Sie, dass hierunter zzt. nur die Leitweg-IDs des Bundes und der Länder Berlin (Anfangsziffer 11), Brandenburg (Anfangsziffer 12), Mecklenburg-Vorpommern (Anfangsziffer 13), Sachsen (Anfangsziffer 14) und Thüringen (Anfangsziffer 16) erreichbar sind. Im Rahmen der Umsetzung und Integration der Schnittstelle können Kosten für externe Unterstützung anfallen.

Bei Interesse am Access Point des Bundes schreiben Sie bitte eine E-Mail an Peppol.Support@nortal.com.

2. Anschluss an einen Peppol-Service-Provider

Sollten Sie keinen eigenen Access Point aufbauen wollen und können Sie sich nicht an den Webservice der Bundesverwaltung anschließen, können Sie einen Peppol-Service-Provider auswählen, welcher Ihnen einen Access Point zu Peppol zur Verfügung stellt. Eine Liste mit europaweiten zertifizierten Anbietern finden Sie unter der Seite Zertifizierte Peppol Access Points (APs).

Für den Fall, dass der Versand über einen Service-Provider erfolgt, fallen abhängig von diesem Kosten an. Hierfür sind die jeweiligen Nutzungsbedingungen der Service-Provider maßgeblich.

3. Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points

Ebenso ist es möglich, dass Sie selbst einen sogenannten Access Point implementieren (von Grund auf oder mit bestehender Access Point Software) und somit eigene Rechnungen einliefern oder auch am Markt für Kunden tätig werden.
Wird ein eigener Access Point aufgebaut, fallen neben den Entwicklungskosten auch Kosten für die Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL an. Wenn Sie diese Möglichkeit umsetzen möchten, sollte zudem geklärt werden, inwieweit die unternehmenseigene IT-Systemlandschaft dafür schon vorbereitet ist und wie groß der Aufwand ist, dies zu implementieren.

Weitere Informationen zur Einrichtung des eigenen Access Point finden Sie hier:  

Dokument herunterladen Anleitung zur Einrichtung des eigenen Access Point herunterladen

Grafik Sender zu Peppolnetzwerk

Bei der Entscheidung für eine der beiden Möglichkeiten sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Wie hoch ist mein jährliches Rechnungsvolumen?
    Ist das jährliche Rechnungsvolumen so hoch, dass sich der Aufbau eines eigenen Access Points rentiert, wird dies empfohlen. Sollte ihr jährliches Rechnungsvolumen nicht ausreichend hoch sein, empfiehlt sich der Anschluss über einen Peppol Service Provider.
  • Wie hoch sind die Kosten für den Anschluss an einen Service Provider im Gegensatz zum eigenen Aufbau eines Peppol Access Points?
    Peppol Service Provider nutzen dabei gängige Abrechnungsmethoden nach Anzahl oder Rechnungsvolumen der eingereichten Rechnungen

Peppol-Service-Provider nutzen dabei gängige Abrechnungsmethoden nach Anzahl oder Rechnungsvolumen der eingereichten Rechnungen.

Für die Annahme von elektronischen Rechnungen wird ein Peppol Access Point (nach dem Profil AS4) benötigt. Hierfür gibt es bereits fertige Produkte (z. T. Open Source), welche nur noch installiert und konfiguriert werden müssen. Weitere Spezifikationen des AS4-Profils können Sie auf der Seite PEPPOL AS4-Profil nachlesen.

Eine Liste mit konformen Produkten kann unter der Seite Connecting Europe Facility (CEF) Digital abgerufen werden.

Damit ein Sender den richtigen Empfänger eindeutig adressieren kann, müssen sich alle Access Points und die dazugehörigen Empfänger kennen.

Der Peppol-Participant-Identifier (Peppol ID) dient im Peppol Netzwerk dazu einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Dabei wird zwischen der Sender-ID und der Receiver-ID unterschieden. Möchte man via Peppol eine Rechnung versenden, kann man bei der Einrichtung von Peppol als individuelle Sender-ID die Global Location Number (GLN) mit dem Präfix 0088 oder die Umsatzsteuer-ID (VAT-ID) mit dem Präfix 9930 verwenden.

Rechnungsempfänger benötigen eine Receiver-ID. Bei allen öffentlichen Einrichtungen, die an die ZRE oder OZG-RE angeschlossen sind, entspricht die Peppol-Receiver-ID der Leitweg-ID mit dem entsprechenden Präfix „0204“ (z. B. 0204:991-33333TEST-33).

Empfänger müssen zudem in einem SMP Server (Service Metadata Publisher) registriert werden, damit sie technisch gefunden werden können. Im SMP werden zu einem Participant noch weitere Metadaten, beispielsweise welche Dokumententypen der Teilnehmer annehmen/verarbeiten kann und an welchem Access Point dieser angeschlossen ist, gespeichert. Der Participant Identifier eines Rechnungssenders muss, solange dieser nur senden will, nicht in einem SMP registriert werden.

Beispiele für Peppol Sender IDs (Rechnungssender):

  • 9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • 0088:GlobalLocationNumber

Beispiel für Peppol IDS (Rechnungsempfänger):

  • 0204:LeitwegID

Für die deutschen öffentlichen Auftraggeber wurde im Rahmen der Entwicklung des Standards XRechnung ein Schema für eine Adressierungscodierung definiert, die sogenannte Leitweg-ID. Diese Adressierungscodierung wurde bei Peppol für die Adressierung im Transportnetzwerk als zulässiges Schema für den Participant-Identifier registriert. Für Unternehmen in Deutschland ist darüber hinaus bereits das Schema der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID) und der Global Location Number bei Peppol registriert.  Privatwirtschaftliche Auftraggeber können damit ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Peppol-Participant-Identifier für eine eindeutige Identifizierung als Sender oder Empfänger nutzen. Für öffentliche Auftraggeber steht nun auch die Leitweg-ID als gültiges Schema zur Verfügung.

Der Zusammenhang zwischen einer Peppol-Participant-ID und der Leitweg-ID oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer wird über unterschiedliche Präfixe hergestellt. Aus einem vierstelligen Zahlencode, der vor die Leitweg ID oder Umsatzsteueridentifikationsnummer gesetzt wird, ergibt sich die Peppol-Participant-ID.

PräfixSchemaPeppol Participant ID
0204Leitweg-ID0204:LeitwegID
9930Umsatzsteueridentifikationsnummer9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer
0088Global Location Number0088:GlobalLocationNumber
Zusammenhang zwischen einer Peppol Participant ID und der Leitweg ID

Damit der Austausch von Dokumenten im Peppol-Netzwerk standardisiert verläuft, wird die Kommunikation anhand der sogenannten BIS (Business Interoperability Specification) umgesetzt. Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Soll zum Beispiel eine XRechnung an einen Empfänger via Peppol gesendet werden, bildet ein Standard Business Document (SBD) den technischen Umschlag, in den die XRechnung (zusammen mit dem sog. SBD-Header) eingebettet ist. In diesem SBD muss die Receiver-ID enthalten sein, in der eingebetteten E-Rechnung selbst darf allerdings in dem Feld BT-10 Buyer Reference nur die Leitweg-ID des Empfängers enthalten sein.

Ein öffentlicher oder privatwirtschaftlicher Auftraggeber kann sich auch einem bestehenden Peppol Service Provider anschließen und muss damit keinen eigenen Peppol Access Point (und keinen eigenen SMP Server) aufbauen und betreiben, um elektronische Rechnungen, konkret XRechnungen, aus dem Peppol Netzwerk annehmen zu können. Peppol Service Provider bieten ihren Vertragspartnern dabei unterschiedliche Schnittstellen an, wie die empfangenden Rechnungen abgerufen werden können.

Eine aktuelle Liste mit bestehenden Peppol Service Providern (Access Point und SMP) kann unter der Seite Zertifizierte PEPPOL Access Points (APs) abgerufen werden.

Das 4 Corner Model beschreibt die technische Umsetzung der Dateiübertragung im Peppol-Netzwerk. Corner 1 stellt den Rechnungssender und Corner 4 den Rechnungsempfänger dar. Rechnungsempfänger müssen im SMP-Server (Service Metadata Publisher) registriert werden. Bei der Registrierung von Peppol Participants kontaktiert dieser den SML-Server (hier Service Metadata-Locator). Diesen Server gibt es nur einmal im gesamten Peppol-Netzwerk und er wird zentral von der Peppol-Organisation betrieben. Dort wird nun aus bestimmten Daten ein DNS-Eintrag für diesen Participant angelegt. Die Adresse des DNS-Eintrages des registrierten Participants zeigt auf den SMP-Server, bei welchem dieser registriert wurde.

Um eine Rechnung über Peppol zu versenden, muss der Sender 1 (Corner 1) einen Zugriff auf einen Access Point 2 (Corner 2) haben. Der Rechnungssender gibt nun beim Versand der Rechnung die Participant-ID des Empfängers mit. Anhand dieser ID erstellt Access Point 2 den korrekten DNS-Namen des Rechnungsempfängers und erreicht dadurch den dazugehörigen SMP-Server. Es gibt in Europa eine Vielzahl an SMP-Servern, die von Access Points 3 genutzt oder betrieben werden. Dort sind alle, am Access Point 3 angeschlossenen Empfänger registriert. Das umfasst die eineindeutige Participant ID des Empfängers, sowie spezifische Einstellungen zu den Dokumenten, die über Peppol empfangen werden sollen. Somit prüft mit Anfrage von Access Point 2 der SMP-Server, welcher Access Point 3 erreicht werden soll und ob dieser das mitgegebene Dokument akzeptiert (Kompatibilitätsprüfung). Mit Freigabe und Rückmeldung weiterer spezifischer Daten, kann nun Access Point 2 den genauen Access Point 3 des Empfängers erreichen. Dieser stellt die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung.

Damit der Austausch im Peppol-Netzwerk standardisiert verläuft, wird die Kommunikation anhand der sogenannten BIS (Business Interoperability Specification) umgesetzt. Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Soll zum Beispiel eine XRechnung an einen Empfänger via Peppol gesendet werden, bildet ein Standard Business Document (SBD) den technischen Umschlag, in den die XRechnung eingebettet ist. An der Rechnung muss nichts geändert werden, es wird aber dennoch der Standard des Peppol-Netzwerkes genutzt. Dies ist mit einer XRechnung mit BIS 3.0 möglich.

4-Corner-Modell

Weitere Informationen:
Eine Liste mit konformen SMP Implementierungen kann unter der Seite Links zu Software für PEPPOL-Implementierungen abgerufen werden.

Um nachvollziehen zu können, ob Ihre Rechnungen bei der ZRE angekommen sind und fehlerfrei verarbeitet werden konnten, ist es empfehlenswert, sich auf der Referenzumgebung der ZRE zu registrieren. Bitte senden Sie niemals Testrechnungen an die Produktivumgebung der ZRE oder Echtrechnungen an die Testumgebung!

In der Referenzumgebung können Sie sich eigenständig ein Konto anlegen. Damit die per Peppol übermittelten Nachrichten im Rechnungsprotokoll auf der ZRE Referenzumgebung angezeigt werden, müssen Sie Ihre Peppol Sender ID hinterlegen. Dies funktioniert über das Menü „Benutzerverwaltung“ in der ZRE Referenzumgebung. 

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der ZRE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol receiver ID: 0204:991-33333TEST-33
  • Leitweg-ID: 991-33333TEST-33

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem Testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der ZRE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie auch in Ihrem Konto auf der Produktivumgebung der ZRE Ihre Peppol-Sender-ID in der Benutzerverwaltung eintragen. Für den Versand von Rechnungen über die ZRE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

  • Peppol receiver ID = 0204: Leitweg-ID Ihres Kunden
  • Leitweg-ID: teilt Ihnen Ihr Kunde mit.

OpenPeppol ist eine Non-Profit Organisation nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel und verfolgt das Ziel die grenzübergreifende Abwicklung von Beschaffungsprozessen problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert zu ermöglichen. OpenPeppol ist für den Betrieb des Peppol-Netzwerkes verantwortlich. Peppol Nutzer, die einen eigenen Access Pont aufbauen möchten, müssen Mitglied von OpenPeppol werden, was aber auch eine Mitgestaltung bei der Weiterentwicklung von Peppol ermöglicht. Die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung von Themen erfolgt in domänenspezifischen Arbeitsgruppen, die allen Mitgliedern von OpenPeppol offenstehen. Die Ziele, die OpenPeppol verfolgt, beziehen sich auf

  • Die Förderung der Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen durch öffentliche Verwaltungen in Europa und ihre Lieferanten unter Einsatz der Peppol-Spezifikationen
  • Die Bekanntmachung und Nutzung von Produkten der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT-Produkte) und Diensten zur Unterstützung von öffentlichen Einkaufsprozessen
  • Die Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen in klein- und mittelständigen Unternehmen (KMU) zu vereinfachen
  • Die Sicherstellung des kontinuierlichen Wachstums des Peppol-Netzwerks
  • Die Gewährleistung von Interoperabilität für europäische öffentliche Verwaltungen

Grundsätzlich kann jede Organisation Mitglied bei Peppol werden, wobei sich die Höhe der Mitgliedsbeiträge am Status und der Organisationsgröße bemisst.

Die Peppol Coordinating Authority ist ein Gremium innerhalb der Peppol-Organisation, welches insbesondere die Aufgaben der technischen Spezifikation im Netzwerk, die Serververwaltung und das gesamtheitliche Vertragsmanagement wahrnimmt. Die Peppol Coordinating Authority gibt ihrerseits spezifische Aufgaben an sogenannte Peppol-Authorities weiter. Diese sind in ganz Europa verteilt. In Deutschland nimmt die Peppol -Authority im Auftrag des IT-Planungsrates die Aufgaben der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) wahr. Sie verfolgt insbesondere die Aufgaben der Information und Beratung der Unternehmen und Verwaltung sowie das Vertragsmanagement in Deutschland. Außerdem leistet sie fachlichen und technischen Support und vertritt deutsche Interessen innerhalb der Gesamtorganisation in Brüssel.

Zur Sicherstellung der Übermittlung ist aktuell eine Größenbegrenzung von 15 MB einzuhalten.

Um zu überprüfen, ob die Rechnungsübertragung an die OZG-RE funktioniert, ist es empfehlenswert, sich auf der Referenzumgebung der OZG-RE zu registrieren und die Rechnungsstellung zu testen. Bitte senden Sie niemals Testrechnungen an die Produktivumgebung der OZG-RE oder Echtrechnungen an die Testumgebung!

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der OZG-RE nutzen Sie bitte folgende IDs:

–           Peppol receiver-ID: 0204:99661-WEBSERVICEOZG-28

–           Leitweg-ID: 99661-WEBSERVICEOZG-28

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der OZG-RE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Für den Versand von Rechnungen über die OZG-RE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

–           Peppol receiver ID = 0204:Leitweg-ID Ihres Auftraggebers

–           Leitweg-ID: teilt Ihnen Ihr Auftraggeber mit.

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes aus dem In- und Ausland kann der Eingangskanal Webservice via Peppol genutzt werden. 

Dabei gilt es jedoch folgendes zu beachten:

Für den Versand von E-Rechnungen via Peppol benötigen Rechnungssteller eine Peppol-Sender-ID. Die Peppol-Sender-ID kann zwar frei gewählt werden, muss allerdings nach einem von Peppol vorgegebenen Schema aufgebaut sein und leitet sich innerdeutsch in der Regel von der Umsatzsteuer-ID (sog. VAT-ID) ab. 

Um aus dem Ausland eine elektronische Rechnung via Peppol an eine Einrichtung der deutschen Bundesverwaltung zu senden, muss das Schema der entsprechenden Sender-ID in einer von Peppol vorgegebenen Code-Liste freigegeben sein. 

Oftmals eignen sich die Schemata ausländischer Umsatzsteuer-IDs jedoch nicht für die Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol und sind entsprechend nicht freigegeben.

Diese können Sie hier einsehen: https://docs.Peppol.eu/edelivery/codelists/

Die Schemata in dieser Liste können von Rechnungsstellern aus dem Ausland frei für den Aufbau der eigenen Peppol-Sender-ID gewählt werden. 

Mehr zu Peppol finden Sie hier und in diesen FAQs.

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