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Neuigkeiten zu E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Peppol für die Bundesverwaltung

von | Okt 17, 2020

Hier finden Sie viele wichtige Informationen zu dem Eingangskanal Peppol der ZRE.

Die Bundesministerien und ihre nachgelagerten Behörden nutzen heute Peppol als einen von vier möglichen Eingangskanälen der ZRE. Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) entstand aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel der Standardisierung öffentlicher Beschaffungs- und Vergabeverfahren.  Es stellt ein Netzwerk mit Übergabepunkten (Access Points) zur sicheren Übertragung von Daten sowie Spezifikationen für Dokumentstandards zur Verfügung (PEPPOL Business Interoperability Specifications ‚BIS’). Weitere Informationen zu OpenPeppol finden Sie unten in den FAQ zum Thema Peppol.

Peppol als favorisierter Eingangskanal für die E-Rechnung

Peppol ist in der Bundesverwaltung der favorisierte Kanal für die automatisierte, machine-to-machine (m2m-) basierte Annahme von elektronischen Rechnungen. Hierdurch ist es möglich, dass Ihr ERP-System automatisch E-Rechnungen über die ZRE an das ERP-System der entsprechenden Behörde überträgt. Die Nutzung von Peppol lohnt sich jedoch nur, wenn Sie eine größere Anzahl von Rechnungen einreichen, aktuell mehr als 100 Rechnungen pro Monat. Andernfalls nutzen Sie bitte einen anderen Kanal, wie z. B. den Webupload. Weiteres hierzu finden Sie im FAQ-Bereich zum Thema ZRE.

In der Bundesverwaltung gibt es für die Nutzung von Peppol drei verschiedene Varianten, um Rechnungen einzureichen. Sie sollten sich für eine entscheiden. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel unter: Wie kann ich als Rechnungssender das Peppol-Netzwerk nutzen? Die technische Umsetzung ist nicht trivial. Empfehlenswert ist daher die Abstimmung Ihres ERP Anbieters mit einem IT-Service Provider, damit Sie im ersten Schritt einen vorhandenen Peppol Access Point mitnutzen können. Eine Liste finden Sie auf der Seite der Peppol .

Wie sieht konkret ein Weg Ihrer E-Rechnung über Peppol aus?

Vorgaben der KoSIT Vorgaben der KoSIT
Ihr ERP System muss in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß aktuellem Standard zu erstellen. In der Bundesverwaltung setzen wir auf die Vorgaben der KoSIT. Sie verwaltet den Standard und liefert Informationen für die technische Implementierung. Weiterhin stellt sie ein Prüftool, den KoSIT Validator, bereit, der auch in der ZRE eingesetzt wird. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Internetseite der KoSIT.
Peppol als Schnittstelle Peppol als Schnittstelle
Ihr ERP-System muss befähigt werden, die Schnittstelle zu Peppol zu bedienen. Hierzu bietet sich die Umsetzung zusammen mit einem Peppol Service Provider an. Dieser übernimmt zudem Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk, sodass Sie Ihre persönliche Peppol Sender ID einsetzen können. Alternativ können Sie den Webservice des Bundes nutzen, oder eine eigene Infrastruktur zur Nutzung von Peppol aufbauen. Näheres dazu finden Sie im FAQ-Bereich zum Thema Peppol.

Erst wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt sind, ist eine m2m Übertragung von E-Rechnungen über Peppol möglich. Nähere Informationen zum Peppol Service Provider finden Sie unten in den FAQ zum Thema Peppol.

Überprüfung mithilfe des KoSIT Validators Überprüfung mithilfe des KoSIT Validators
Sie müssen vor der Einreichung Ihrer elektronischen Rechnungen mit dem KoSIT Validator sicherstellen, dass diese standardkonform sind und akzeptiert werden, andernfalls verwirft am Ende des Prozesses die ZRE Ihre Rechnungen. Hier kommen Sie zum KoSIT Validator.
Adressierung per Peppol Participant ID Adressierung per Peppol Participant ID
Um die Rechnungen einzureichen, benötigen Sie als Adressierung die eindeutige Peppol Participant ID des jeweiligen Rechnungsempfängers bzw. Ihres Ansprechpartners in der Behörde. In der Bundesverwaltung leitet sich diese aus einem Präfix und der Leitweg-ID der Behörde ab (0204:99x-xxxxx-xx). Zusätzlich senden Sie Ihre Participant-ID mit, für Unternehmen in Deutschland beginnt diese zum Beispiel mit dem Präfix 9930: gefolgt von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (9930:DExxxxxxxxx), oder dem Präfix 0088: gefolgt von der Global Location Number.
Einreichung Ihrer E-Rechnung Einreichung Ihrer E-Rechnung
Eine korrekte Rechnung kann jetzt über die korrekte Participant ID aus Ihrem hauseigenen ERP-System heraus eingereicht werden. Aus der ZRE werden die Rechnungen schließlich vom ERP-System der jeweiligen Bundesbehörde zur weiteren Verarbeitung abgeholt.  Ein Journal mit dem Status aller von Ihnen eingereichten Rechnungen können Sie in der ZRE einsehen.

Wenn Sie über Peppol Rechnungen an der ZRE einreichen, ist die Registrierung sowie die Nutzung der ZRE zwar optional, Sie sollten es aber dennoch tun. Warum? Peppol hat zum heutigen Stand keinen Rückkanal. Das bedeutet, falls Ihre Rechnung von der ZRE – z. B. wegen eines Virenbefalls – verworfen wird, bekommen Sie dazu über Peppol keine weitere Information. Als Nutzer der ZRE bekommen Sie ein Rechnungseingangsjournal zur Verfügung gestellt, das den aktuellen Status anzeigt. Also melden Sie sich einfach unter der ZRE an, der Service ist für Sie kostenlos.

FAQ

Peppol

Peppol (“Pan-European Public Procurement OnLine“) ist aus einem internationalen Projekt mit dem Ziel der Standardisierung öffentlicher Beschaffungs- und Vergabeverfahren innerhalb der europäischen Union und weltweit entstanden. Hinter Peppol steht die Organisation OpenPEPPOL AISBL, eine Non-Profit-Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel.

Kerninhalt der Vision von Peppol ist die Schaffung einer gesamtheitlichen Interoperabilität unterschiedlicher Systeme. Das heißt, dass jedes Unternehmen in einem Land, mit einer Verwaltung im gleichen, oder einem anderen Land sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren elektronisch abwickeln kann. Dazu stellt Peppol ein Netzwerk zur Übermittlung von Daten (das Peppol eDelivery Network) sowie Spezifikationen für die zu übermittelnden Dokumente zur Verfügung (Peppol Business Interoperability Specifications ‚BIS’). Größter Vorteil dieser Organisation ist der vollständige, elektronische, medienbruchfreie und automatisierte Austausch von Dokumenten. Auch ein automatisierter Massenimport von Dokumenten kann über Peppol erfolgen.

Das Peppol-Netzwerk wird von den Rechnungseingangsplattformen ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung sowie kooperierende Länder genutzt, um es Lieferanten als Rechnungssendern zu ermöglichen, E-Rechnungen automatisiert zu versenden.

Technisch basiert Peppol auf dem sogenannten “4-Corner-Model”.

Weitere Informationen zu Peppol finden Sie unter der Internetseite von Peppol.

Ziel von Peppol ist, den Sender und den Empfänger von elektronischen Dokumenten miteinander zu verbinden. Sender, sowie Empfänger benötigen dazu einen sogenannten Access Point, um Zugriff auf das Peppol-Netzwerk zu erhalten.

Der Rechnungssender sendet seine Rechnung an einen Access Point. Dieser erreicht mittels der Peppol Participant ID den Access Point des Empfängers. Mit Bereitstellung der Rechnung an den Access Point des Empfängers stellt dieser die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung. Die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE sind hierbei an dem Access Point des Empfängers (der Behörden) angeschlossen. Die Leitweg-ID wird nun innerhalb der Rechnungseingangsplattformen als Adressierung der Behörden verwendet. Sobald der Lieferant in der entsprechenden Plattform die Peppol Participant ID seines Kunden hinterlegt hat und der Übertragungskanal Peppol freigeschaltet ist, kann er XRechnungen via Peppol an die Rechnungseingangsportale versenden. Die angeschlossenen Behörden können somit wie gewohnt auch über Peppol eingereichte XRechnungen in der jeweiligen Plattform abholen und in Ihren Systemen weiterverarbeiten.

Durch die Nutzung von Peppol ergibt sich für den Rechnungssender ein einheitlicher und zentraler Kanal für den Versand von E-Rechnungen. Mit Versand der Rechnungen an das Peppol Netzwerk können daran angeschlossene Übertragungswege wie das Verwaltungsportal, der Webservice oder andere Netzwerke E-Rechnungen entgegennehmen und an die jeweiligen Rechnungsempfänger weiterleiten. Dabei muss die genutzte Eingangsplattform des Empfängers auch an Peppol angeschlossen sein. Bitte erfragen Sie dies, sowie die entsprechende Peppol Participant ID bei Ihren Kunden.

Hinweis: Bei Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung, sowie an die OZG-RE angeschlossenen Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und angeschlossener Bundesländer ergibt sich die Peppol Participant ID aus der Kombination von Präfix und Leitweg-ID 0204:LeitwegID. Bei anderen Bundesländern können sich die Peppol Participant ID und die Leitweg ID voneinander unterscheiden.

Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein Rechnungssender (Corner 1) Zugriff auf das Peppol-Netzwerk über einen Access Point (Corner 2) erlangen kann

1. Anschluss an einen Peppol Service Provider

Sie können einen Peppol Service Provider auswählen, welcher Ihnen einen Access Point zu Peppol zur Verfügung stellt. Eine Liste mit europaweiten zertifizierten Anbietern finden Sie unter der Seite Zertifizierte PEPPOL Access Points (APs).

Für den Fall, dass der Versand über einen Service Provider erfolgt, fallen abhängig von diesem Kosten an. Hierfür sind die jeweiligen Nutzungsbedingungen der Service Provider maßgeblich.

2. Nutzung des vorhanden Access Points der Bundesverwaltung

Als Rechnungslieferant von öffentlichen Auftraggebern können Sie den kostenlosen Webservice des Bundes nutzen, um Rechnungen in das Peppol Netzwerk einzuleiten. Hierüber werden die Auftraggeber (Rechnungsempfänger) der Bundesverwaltung und der angeschlossenen Länder erreicht. Bitte beachten Sie, dass hierunter nur die Leitweg-IDs des Bundes und der Länder Berlin (Anfangsziffer 11), Brandenburg (Anfangsziffer 12), Mecklenburg-Vorpommern (Anfangsziffer 13), Sachsen (Anfangsziffer 14) und Thüringen (Anfangsziffer 16) erreichbar sind. Im Rahmen der Umsetzung und Integration der Schnittstelle können Kosten für externe Unterstützung anfallen. 

Bei Interesse am Webservice wenden Sie sich bitte E-Mail schreiben an erechnung.bund@nortal.com Peppol.Support@nortal.com

Weitere Informationen zu Peppol als Webservice finden Sie auf der Seite: PEPPOL eDelivery Network – Ein Überblick.

3. Aufbau und Betrieb eines eigenen Access Points

Ebenso ist es möglich, dass Sie selbst einen sogenannten Access Point implementieren (von Grund auf oder mit bestehender Access Point Software) und somit eigene Rechnungen einliefern oder auch am Markt für Kunden tätig werden.
Wird ein eigener Access Point aufgebaut, fallen neben den Entwicklungskosten auch Kosten für die Mitgliedschaft bei OpenPEPPOL an. Wenn Sie diese Möglichkeit umsetzen möchten, sollte zudem geklärt werden, inwieweit die unternehmenseigene IT-Systemlandschaft dafür schon vorbereitet ist und wie groß der Aufwand ist, dies zu implementieren.

Weitere Informationen zur Einrichtung des eigenen Access Point finden Sie hier:  

Dokument herunterladen Anleitung zur Einrichtung des eigenen Access Point herunterladen

Bei der Entscheidung für eine der beiden Möglichkeiten sollten Sie folgende Dinge beachten:

  • Wie hoch ist mein jährliches Rechnungsvolumen?
    Ist das jährliche Rechnungsvolumen so hoch, dass sich der Aufbau eines eigenen Access Points rentiert, wird dies empfohlen. Sollte ihr jährliches Rechnungsvolumen nicht ausreichend hoch sein, empfiehlt sich der Anschluss über einen Peppol Service Provider.
  • Wie hoch sind die Kosten für den Anschluss an einen Service Provider im Gegensatz zum eigenen Aufbau eines Peppol Access Points?
    Peppol Service Provider nutzen dabei gängige Abrechnungsmethoden nach Anzahl oder Rechnungsvolumen der eingereichten Rechnungen

Für die Annahme von elektronischen Rechnungen wird ein Peppol Access Point (nach dem Profil AS4) benötigt. Hierfür gibt es bereits fertige Produkte (z. T. Open Source), welche nur noch installiert und konfiguriert werden müssen. Weitere Spezifikationen des AS4-Profils können Sie auf der Seite PEPPOL AS4-Profil nachlesen.

Eine Liste mit konformen Produkten kann unter der Seite Connecting Europe Facility (CEF) Digital abgerufen werden.

Damit ein Sender den richtigen Empfänger eindeutig adressieren kann, müssen sich alle Access Points und die dazugehörigen Empfänger kennen.

Der Peppol Participant Identifier (Peppol Participant ID) dient im Peppol Netzwerk dazu einen Teilnehmer eindeutig zu identifizieren. Empfänger müssen in einem SMP Server (Service Metadata Publisher) registriert werden, damit sie technisch überhaupt gefunden werden können. Im SMP werden zu einem Participant noch weitere Metadaten, beispielsweise welche Dokumententypen der Teilnehmer annehmen kann und an welchem Access Point dieser angeschlossen ist, gespeichert. Der Participant Identifier eines Senders ist, solange dieser nur senden will, nicht in einem SMP registriert.

Für die deutschen öffentlichen Auftraggeber wurde im Rahmen der Entwicklung des Standards XRechnung ein Schema für eine Adressierungscodierung definiert, die sogenannte Leitweg-ID. Diese Adressierungscodierung wurde bei Peppol für die Adressierung im Transportnetzwerk als zulässiges Schema für den Participant Identifier registriert. Für Unternehmen in Deutschland ist darüber hinaus bereits das Schema der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID) und der Global Location Number bei Peppol registriert.  Privatwirtschaftliche Auftraggeber können damit ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Peppol Participant Identifier für eine eindeutige Identifizierung als Sender oder Empfänger nutzen. Für öffentliche Auftraggeber steht nun auch die Leitweg-ID als gültiges Schema zur Verfügung.

Der Zusammenhang zwischen einer Peppol Participant ID und der Leitweg ID oder der Umsatzsteueridentifikationsnummer wird über unterschiedliche Präfixe hergestellt. Aus einem vierstelligen Zahlencode, der vor die Leitweg ID oder Umsatzsteueridentifikationsnummer gesetzt wird, ergibt sich die Peppol Participant ID.

PräfixSchemaPeppol Participant ID
0204Leitweg-ID0204:LeitwegID
9930Umsatzsteueridentifikationsnummer9930:Umsatzsteueridentifikationsnummer
0088Global Location Number0088:GlobalLocationNumber

Ein öffentlicher oder privatwirtschaftlicher Auftraggeber kann sich auch einem bestehenden Peppol Service Provider anschließen und muss damit keinen eigenen Peppol Access Point (und keinen eigenen SMP Server) aufbauen und betreiben, um elektronische Rechnungen, konkret XRechnungen, aus dem Peppol Netzwerk annehmen zu können. Peppol Service Provider bieten ihren Vertragspartnern dabei unterschiedliche Schnittstellen an, wie die empfangenden Rechnungen abgerufen werden können.

Eine aktuelle Liste mit bestehenden Peppol Service Providern (Access Point und SMP) kann unter der Seite Zertifizierte PEPPOL Access Points (APs) abgerufen werden.

Das 4 Corner Model beschreibt die technische Umsetzung der Dateiübertragung im Peppol-Netzwerk. Corner 1 stellt den Rechnungssender und Corner 4 den Rechnungsempfänger dar. Rechnungsempfänger müssen im SMP-Server (Service Metadata Publisher) registriert werden. Bei der Registrierung von Peppol Participants kontaktiert dieser den SML-Server (hier Service Metadata-Locator). Diesen Server gibt es nur einmal im gesamten Peppol-Netzwerk und er wird zentral von der Peppol-Organisation betrieben. Dort wird nun aus bestimmten Daten ein DNS-Eintrag für diesen Participant angelegt. Die Adresse des DNS-Eintrages des registrierten Participants zeigt auf den SMP-Server, bei welchem dieser registriert wurde.

Um eine Rechnung über Peppol zu versenden, muss der Sender 1 (Corner 1) einen Zugriff auf einen Access Point 2 (Corner 2) haben. Der Rechnungssender gibt nun beim Versand der Rechnung die Participant-ID des Empfängers mit. Anhand dieser ID erstellt Access Point 2 den korrekten DNS-Namen des Rechnungsempfängers und erreicht dadurch den dazugehörigen SMP-Server. Es gibt in Europa eine Vielzahl an SMP-Servern, die von Access Points 3 genutzt oder betrieben werden. Dort sind alle, am Access Point 3 angeschlossenen Empfänger registriert. Das umfasst die eineindeutige Participant ID des Empfängers, sowie spezifische Einstellungen zu den Dokumenten, die über Peppol empfangen werden sollen. Somit prüft mit Anfrage von Access Point 2 der SMP-Server, welcher Access Point 3 erreicht werden soll und ob dieser das mitgegebene Dokument akzeptiert (Kompatibilitätsprüfung). Mit Freigabe und Rückmeldung weiterer spezifischer Daten, kann nun Access Point 2 den genauen Access Point 3 des Empfängers erreichen. Dieser stellt die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung.

Damit der Austausch im Peppol-Netzwerk standardisiert verläuft, wird die Kommunikation anhand der sogenannten BIS (Business Interoperability Specification) umgesetzt. Diese regelt einen eindeutigen Standard für den Dokumentenaustausch innerhalb des Netzwerks. Soll zum Beispiel eine XRechnung an einen Empfänger via Peppol gesendet werden, bildet ein Standard Business Document (SBD) den technischen Umschlag, in den die XRechnung eingebettet ist. An der Rechnung muss nichts geändert werden, es wird aber dennoch der Standard des Peppol-Netzwerkes genutzt. Dies ist mit einer XRechnung mit BIS 3.0 möglich.

Weitere Informationen:
Eine Liste mit konformen SMP Implementierungen kann unter der Seite Links zu Software für PEPPOL-Implementierungen abgerufen werden.

Um nachvollziehen zu können, ob Ihre Rechnungen bei der ZRE angekommen sind und fehlerfrei verarbeitet werden konnten, ist es empfehlenswert, sich auf der Referenzumgebung der ZRE zu registrieren. Bitte senden Sie niemals Testrechnungen an die Produktivumgebung der ZRE!

In der Referenzumgebung können Sie sich eigenständig ein Konto anlegen. Damit die per Peppol übermittelten Nachrichten im Rechnungsprotokoll auf der ZRE Referenzumgebung angezeigt werden, müssen Sie Ihre Peppol Sender ID hinterlegen. Dies funktioniert über das Menü „Benutzerverwaltung“ in der ZRE Referenzumgebung. 

Für den Versand von Testrechnungen an die Referenzumgebung der ZRE nutzen Sie bitte folgende IDs:

  • Peppol receiver ID: 0204:991-33333TEST-33
  • Leitweg-ID: 991-33333TEST-33

Sollten Sie bereits mit einem Rechnungsempfänger in Kontakt stehen und direkt mit diesem Testen wollen, können Sie auch dessen Leitweg-ID verwenden.

Sobald die Übertragung via Peppol auf der Referenzumgebung der ZRE funktioniert, können Sie auch produktive Rechnungen versenden. Bitte beachten Sie, dass Sie auch in Ihrem Konto auf der Produktivumgebung der ZRE Ihre Peppol-Sender-ID in der Benutzerverwaltung eintragen. Für den Versand von Rechnungen über die ZRE Produktivumgebung ist folgendes zu beachten:

  • Peppol receiver ID = 0204: Leitweg-ID Ihres Kunden
  • Leitweg-ID: teilt Ihnen Ihr Kunde mit.

Bei OpenPEPPOL handelt es sich um eine AISBL, eine Non-Profit-Organisation ohne Gewinnerzielungsabsicht nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel, die für den Betrieb des Peppol-Netzwerkes verantwortlich ist. OpenPEPPOL ist demokratisch organisiert. So wird zum Beispiel das Management durch die Mitglieder gewählt. Die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung von Themen erfolgt in domänenspezifischen Arbeitsgruppen, die allen Mitgliedern von OpenPEPPOL offenstehen. Die Ziele, die OpenPEPPOL verfolgt, beziehen sich auf

  • Die Förderung der Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen durch öffentliche Verwaltungen in Europa und ihre Lieferanten unter Einsatz der Peppol-Spezifikationen
  • Die Bekanntmachung erfolgreicher Nutzungsbeispiele
  • Die Bekanntmachung und Nutzung von innovativen, Peppol-basierten Produkten der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT-Produkte) und Diensten zur Unterstützung von öffentlichen Einkaufsprozessen
  • Damit verbunden ist die Förderung der Nutzung dieser Produkte und Dienstleistungen im privatwirtschaftlichen Geschäftsverkehr (B2B), um die Nutzung von elektronischen Einkaufsprozessen in klein- und mittelständigen Unternehmen (KMU) zu vereinfachen
  • Die Sicherstellung des kontinuierlichen Wachstums des Peppol-Netzwerks in einer offenen, zugänglichen und konformen Weise
  • Die Gewährleistung von Interoperabilität für europäische öffentliche Verwaltungen mit dem Ziel, dass Europa zu einem einheitlichen digitalen Markt zusammenwächst

Grundsätzlich kann jede Organisation Mitglied bei Peppol werden, wobei sich die Höhe der Mitgliedsbeiträge am Status und der Organisationsgröße bemisst.

Die Peppol Coordinating Authority ist ein Gremium innerhalb der Peppol-Organisation, welche insbesondere die Aufgaben der technischen Spezifikation im Netzwerk, die Serververwaltung und das gesamtheitliche Vertragsmanagement wahrnimmt. Die Peppol Coordinating Authority gibt ihrerseits spezifische Aufgaben an sogenannte Peppol Authorities weiter. Diese sind in ganz Europa verteilt. In Deutschland ist die Peppol Authority die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie verfolgt insbesondere die Aufgaben der Information und Beratung der Unternehmen und Verwaltung sowie das Vertragsmanagement in Deutschland. Außerdem leistet sie fachlichen und technischen Support und vertritt deutsche Interessen innerhalb der Gesamtorganisation in Brüssel.

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